Slik unngår du at arbeidstakere misbruker ordningen med hjemmekontor

­1. juli trer de nye endringene i hjemmekontorforskriften i kraft, hvor krav til skriftlig avtale om hjemmekontor som fast ordning kommer. Under et lunsjmøte løftet advokatene Espen Heimdal og Julie Hegdahl fra Kvale advokatfirma opp noen av utfordringene med den nye forskriften.

Det gjaldt blant annet utfordringer med arbeidsgivers styringsrett, oppsigelse av hjemmekontor, kontrolltiltak overfor arbeidstaker, taushetsbelagt informasjon og yrkesskadeforsikring på hjemmekontor.

– Arbeidsgiverne må være bevisst sine plikter i forbindelse med hjemmekontor, blant annet kravet til skriftlig avtale, kravene til et tilfredsstillende arbeidsmiljø og avklaring av forsikringsspørsmål i forbindelse med forskriftsendringen fra 1. juli i år, sier advokat og partner i Kvale advokatfirma Nicolay Skarning.

Selv om mange av oss har jobbet hjemmefra de siste to årene på grunn av pandemi, har ikke kontorarbeidere automatisk krav på å jobbe fra hvor de vil. Her slår arbeidsgivers styringsrett inn.

Gjelder ikke sporadisk arbeid

Endringene i hjemmekontorforskriften tydeliggjør når forskriften faktisk skal gjelde. Det gjelder for eksempel ikke ved sporadisk eller kortvarig arbeid.

– Den ene uken man er hjemme fordi man er skadet, pusser opp kontoret eller har en dag på hytta gjelder ikke for hjemmekontorforskriften. Fast ordning er fortsatt kjerneområdet, forklarer Heimdal.

Advokatene understreker viktigheten av å ha en særskilt avtale om hjemmekontor på plass. I denne avtalen anbefaler de at arbeidsgiver sikrer seg muligheten til å endre eller avslutte avtalen dersom hjemmekontorløsningen ikke skulle fungere. Har man en fast ordning om at man skal jobbe hjemmefra to dager i uken, må man ha en skiftelig avtale.

Et unntak fra avtalen er dersom hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene.

Arbeidstilsynet gis myndighet til å føre tilsyn med forskriften. Arbeidstilsynet skal ikke føre tilsyn i arbeidstakers hjem, men at tilsyn gjennomføres på annen måte som:

• Tilsyn med den skriftlige avtalen.

• Tilsyn med at arbeidsgiver overholder sine plikter med oppfølging av arbeidsmiljø.

Unngå diskrimineringsfella

Selv om den ansatte jobber hjemmefra, har arbeidsgiver fremdeles plikt så langt det er mulig å forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontoret er fullt forsvarlig. Det er særlig krav til det psykososiale arbeidsmiljøet.

– Her må man belage seg på arbeidstakers innspill. Har man spurt arbeidstaker om det er et forsvarlig arbeidsmiljø hjemme, vil det kunne være tilstrekkelig, sier Heimdal.

Dette må arbeidsgiver vurdere i forbindelse med hva virksomheten skal dekke på hjemmekontor:

• I utgangspunktet opp til arbeidsgiver å vurdere (i dialog med arbeidstaker)

• Omstendighetene rundt hjemmekontorarbeidet, herunder varigheten

• Betydningen av hvem som eier utstyret, og behovet for å omtale dette i avtalen

• Eventuelle muligheter for godtgjørelse for arbeidstaker

– Arbeidsgiver kan tilby hjemmekontor på bestemte vilkår. Dersom det er en avtale om hjemmekontor, burde arbeidsgiver dekke mobil og PC som er nødvendig for at arbeidstaker skal utføre arbeidet sitt. Det er vanlig praksis

Dersom du har ansatte med nedsatt funksjonsevne eller som generelt har behov for spesialutstyr for å utføre jobben sin, kan arbeidsgiver bli anklaget for å diskriminere dersom arbeidsgiver og arbeidstaker har en avtale hvor det går fram at arbeidstaker skal være på hjemmekontor noen dager i uken og arbeidsgiver ikke tilbyr spesialutstyr. Vær oppmerksom på at NAV kan ha støtteordninger for dette.

– Vanligvis må arbeidstaker selv kjøpe ekstra skjerm, stol, hev-senk-pult og annet utstyr til hjemmekontor. Arbeidsgivere må være obs på at ansatte kan utnytte ordningen til å skaffe seg godt utstyr i hjemmet. De kan argumentere for at dersom de skal praktisere retten til å jobbe hjemme, må de ha dette utstyret. Derfor er det viktig at ordningen med hjemmekontor er frivillig, da kan ikke den ansatte kreve dyrt ekstrautstyr, sier Heimdal.

I for eksempel Skatteetaten (staten) har mange lov å jobbe hjemmefra, men da må man vanligvis ta med nødvendig utstyr frem og tilbake fra kontoret. Eventuelt er det mulig å gi alle et bestemt beløp som de kan bruke på utstyr til hjemmekontoret.

Får ikke kontorgodtgjørelse på hjemmekontor

Hjemmekontoret er for de fleste en arbeidsplass ved et skrivebord, stue- eller kjøkkenbord i boligen. Noen har også et eget arbeidsrom som helt eller delvis benyttes som kontor.

I en situasjon der hjemmekontoret vanskelig kan skilles fra fellesarealer, eller arealer man også benytter til annet enn hjemmekontor, er det ikke rom for at arbeidsgiver kan dekke noen form for kontorgodtgjørelse eller skattefri leie.

Det samme gjelder dekning av en forholdsmessig andel av faktiske utgifter til strøm, vask eller tilsvarende. En hjemmekontorgodtgjørelse eller kostnadsdekning vil i slike tilfeller være skattepliktig som lønn.

Dersom man har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontorgodtgjørelse på 1850 kroner årlig til den ansatte. Beløpet fastsettes i de årlige takseringsreglene.

Man kan som et alternativ få dekket faktiske kostnader knyttet til kontoret. Det kan imidlertid være vanskelig å fastslå hvor stor andel av strøm, forsikring, husleie, kommunale avgifter og lignende som kun relaterer seg til hjemmekontorbruken.

Her må det eventuelt gjøres en skjønnsmessig vurdering. Utbetales mer enn den skattefrie godtgjørelsen eller de estimerte kostnadene, må overskuddet skattemessig behandles som lønn.

Ikke gi bort utstyret

Et funksjonelt hjemmekontor forutsetter at man har både arbeidsplass og nødvendig utstyr tilgjengelig hjemme.

Det er flere måter den ansatte kan få tilgang til slikt utstyr på:

• Arbeidsgiver låner utstyr til den ansatte (arbeidsgiver eier)

• Arbeidsgiver gir utstyr til den ansatte (den ansatte blir eier)

• Den ansatte kjøper utstyr og får kostnaden refundert av arbeidsgiver etter bilag

• Arbeidsgiver utbetaler utstyrsgodtgjørelse til hjemmekontor

De skattemessige konsekvensene varierer for de ulike måtene man har innrettet seg på.

For enkelte hjelpemidler man trenger på hjemmekontor, for eksempel telefon og internettilgang gjelder egne skatteregler.

Arbeidsgiver kan låne ut utstyr til hjemmekontor skattefritt til den ansatte, forutsatt at hovedformålet med utlån av utstyr er til bruk i arbeidet.

For utstyr som normalt brukes i arbeidssammenheng vil det som utgangspunkt kunne legges til grunn at arbeidet er hovedformålet med anskaffelsen. Dette vil for eksempel gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset og telefon.

Det må imidlertid trekkes en grense der man for eksempel kjøper inn en stol eller skjerm som er spesielt egnet til gaming eller underholdning, da dette vil trekke i retning av at hovedformålet er privat og ikke arbeid.

– Arbeidsgiver har styringsrett på hva som er nødvendig utstyr på hjemmekontoret, sier advokat Heimdal.

Kjøp av solskjerming, panelovner/oppvarmings-/klimaanlegg, klær eller utstyr man normalt har i en privat husholdning, vil ha et privat hovedformål og kan ikke dekkes skattefritt.

Fordel ved arbeidstakers private bruk av datautstyr utplassert av arbeidsgiver er skattefri når utplasseringen er begrunnet i bruk i arbeidet.

– Arbeidsgiver har mer kontroll over utstyr som er lånt ut til arbeidstakere. Dette utstyret er også skattefritt. Det er viktig å ha oversikt over hvilket utstyr som er utlånt som arbeidstaker skal ha hjemme. Vi mener arbeidsgiver burde beholde retten til utstyret. Dersom man gir bort utstyr, er man skattepliktig, sier Julie Hegdahl.

Skattefritaket gjelder «datautstyr» som datamaskin (stasjonær/bærbar/nettbrett), programvare og tilleggsutstyr som skriver eller skanner, tastatur eller mus.

Utlån av utstyr som kan brukes uavhengig av datamaskinen, som for eksempel kamera, videokamera og musikkspiller vil normalt være skattepliktig. Hvis hovedformålet med utlånet er til bruk i arbeidet (arbeidsredskap), er utlånet ikke skattepliktig, og sporadisk privat bruk skattlegges heller ikke.

Før arbeidstiden

Tidligere har det vært særskilte arbeidstidsregler for hjemmekontor. Det endres nå med den nye hjemmekontorforskriften.

– Det er ikke lenger behov for en avvikende ordning. Det er fremdeles mulig å inngå individuelle avtaler for arbeidstid, men tanken er at det skal være lik arbeidstid på hjemmekontor og kontoret. Det er viktig at arbeidstiden føres riktig hver dag, sier Heimdal.

Advokatene understreker at arbeidsgivere burde være varsomme med å legge opp en praksis der man overvåker når de ansatte jobber og sjekker når de er innlogget på jobb-PC-en.

– Det lureste er å ha en samtale med tillitsvalgt dersom arbeidsgiver skal gjennomføre kontrolltiltak, sier han. Lov og tariffavtale vil i mange sammenhenger kreve dette.

For å ivareta datasikkerheten på hjemmekontoret er det særlig viktig å ha kontroll på passord, fysiske dokumenter og samtaler.

– Arbeidsgivere burde være varsomme med å la ansatte jobbe med sensitivt materiale på hjemmekontoret og oppfordre ansatte til å ikke bruke offentlige nettverk som for eksempel på en kafe. Dette burde tydeliggjøres i avtalen om hjemmekontor.

Skade på hjemmekontoret

Arbeidstakere som arbeider hjemme, er omfattet av lov om yrkesskadeforsikringen. Imidlertid må de uføre arbeide for at denne forsikringen skal slå inn.

Her kan det oppstå tilfeller der man ikke lenger er på jobb, for eksempel går ut for å hente post eller lignende. Bedrifter kan skaffe seg fritidsulykkedekning som vil fange opp disse tilfellene.

– Vi oppfordrer arbeidsgivere til å inngå en skiftelig avtale med arbeidstaker som etablerer hjemmekontoret som arbeidssted. Er man kun sporadisk på hjemmekontoret uten avtale, gjelder kanskje ikke yrkesskadeforsikringen, forklarer Heimdal.

Må kunne si opp avtalen

Arbeidsgivere bestemmer om det skal gis adgang til å arbeide fra hjemmekontor og fastsetter vilkårene for dette. Ved fast ordning settes det opp en avtale om hjemmekontor.

– Den kan gjerne vise til arbeidsgivers løpende policy for dette, som arbeidsgiver også kan endre. Avtalen må ha oppsigelsesfrister, for eksempel 14 dager innenfor prøvetid på seks måneder og en måned deretter. De forsikringsmessige forhold må også avklares i en slik avtale, forklarer Heimdal.

Han forklarer at en standardavtale om hjemmekontor kan gjelde som en prøveordning i seks måneder med oppsigelsestid på 14 dager. Her skal det for eksempel stå at arbeidstaker forventer å jobbe 7,5 timer to dager i uken på hjemmekontor.

– Man må legge inn at man kan kalle inn arbeidstaker på kontoret selv om hen har avtale om hjemmekontor.

Det er også lurt å ta kontakt med forsikringsselskapet for å høre hvilke forsikringer man har og hva de dekker. Har man fritidsulykkeforsikring i tillegg til yrkesskadeforsikringen, er de ansatte bedre dekket, opplyser Espen Heimdal.