Aktivitetsstyrte dagligvarer

For et par år siden så Orklas kontorer på Skøyen ut som en hvilken som helst annen virksomhets åpne kontorer. Massevis av mennesker med fast plass på hver sin hev- og senkpult, stuet sammen i store lokaler. Overfylte pulter med sjokolader eller kjeks, rengjøringsprodukter eller kosttilskudd eller andre Orkla-produkter. Fullt av permer og papirer og et lydnivå som noen alltid var uenig med. Kanskje spesielt de som satt i nærheten av kaffemaskinen.

Men ikke nå lenger.

I mars neste år skal alle Orklas forretningsområder flytte inn i ett og samme bygg på Skøyen. Men når alle skal samles under samme tak, må det også tenkes nytt. Også rundt kontorløsningen, for tidligere har det vært store forskjeller hos de ulike Orkla-områdene. De som i dag holder til på Skøyen har hatt åpent kontor, mens Orkla Foods har cellekontor.

Derfor ble det i august 2016 satt i gang et pilotprosjekt: aktivitetsbasert kontor for 100 personer i Orkla Home and Personal Care. Disse 100 menneskene skulle være prøvekaninene for det som skal skje i mars.

Og bak løsningen ligger det mye planlegging, forteller Maiken Østmo Ekström, prosjektleder for det nye hovedkontoret.

– Vi brukte et halvt år på kartleggingen. Vi både observerte og snakket med de ansatte og så på hvordan de jobber i dag og hva de bruker tid på.

– Vi så ganske raskt at de ansatte brukte rundt halvparten av tiden sin helt andre steder enn på pulten. De drev med samhandling, så da var det naturlig å legge til rette for samhandling på andre steder enn bare de formelle møterommene, sier Ekström.

Fargekodete soner

Løsningen i piloten ble fargekodete soner.

– Blå sone er deg og PC-en din. Her skal man kunne konsentrere seg. Gul sone er samhandlingssone med prosjektorer, skjermer og alkover hvor man skal kunne prate og jobbe sammen. Rød sone er den sosiale, le høyt-sonen, forteller Ekström.

Og inndelingen har fungert bra.

– Vi driver og øver på det hver dag, og ser at folk er flinke til å flytte på seg og benytte seg av de ulike sonene. Men det er klart at dette er en stor overgang, og vi må øve mer for å få det helt inn i fingrene, sier hun.

– Målet er at flyttingen skal være preget av glede. Vi håper på like gode resultater som i Sverige, hvor har de hatt den samme overgangen, og der gikk det veldig bra.

Hva med produktene?

I mange aktivitetsbaserte løsninger handler det om å være mobil. Da skal man gjerne ha lite å bære på – helst bare en datamaskin.

– Men Orkla handler om produkter. Folk har vært vant til å ha produkter liggende på pulten sin og kunne nå tak i dem akkurat når de trenger dem. I en aktivitetsbasert løsning med «free seating» må man finne andre løsninger. Vi testet først en variant som ikke fungerte så godt, før vi sammen med dem som faktisk jobber med dette, fant en løsning som ser ut til å fungere, forteller Ekström.

Løsningen ble et fellesområde for produktene i den gule sonen. Der legges det til rette for både lagring av produktene, samt muligheter for å jobbe sammen om produktene.

– Nå ser vi at folk samler seg i de gule sonene når de skal jobbe med produkter, samarbeide med andre eller bare ønsker å sitte i et miljø med litt lyd rundt seg. Dette er en løsning som fungerer for de aller fleste hos oss, sier hun.

– Vi har involvert mye

Selve avgjørelsen om aktivitetsbasert kontor som den nye løsningen ble tatt på konsernnivå, men utformingen har ifølge Ekström vært preget av stor grad av ansattinvolvering.

– I starten brukte vi et halvt år hvor vi var tre-fire uker i hvert Orkla-selskap og lyttet til behovene og ønskene deres, og i etterkant har de ulike selskapene fått være med å utforme sin egen vri på det overordnede, aktivitetsbaserte konseptet.

– Vi har også vært veldig nøye med å informere medarbeiderne grundig om hva et aktivitetsbasert kontor innebærer og hva de kan forvente av endringer. Etter hvert så vi også at innsikten kom hos de ansatte.

Dommen

Pilotprosjektet, som har vart fram til nå, og har spredd seg fra Orkla Home and Personal Care til alle selskapene som holder til i bygget på Skøyen, har avdekket en rekke positive erfaringer.

– Jeg er mye rundt i organisasjonen og snakker med folk, og det er mye positivitet knyttet til piloten. De ansatte forteller at de har blitt kjent med mange nye mennesker, og at de liker valgfriheten som hører med til endringene. Nå kan de som ønsker rolige omgivelser finne nettopp dét, og de som liker mer kaféaktige omgivelser kan sette seg i de sosiale sonene, sier Ekström.

Inntrykkene hennes blir støttet av en undersøkelse som har blitt gjennomført blant de 100 medarbeiderne som deltok i pilotprosjektet. De ble spurt om hvordan de trodde det kom til å bli å jobbe i et aktivitetsbasert kontor med tanke på blant annet arbeidsmiljø, produktivitet og teamarbeid, både før og etter den gjennomførte piloten.

Svarene viser at den aktivitetsbaserte løsningen overrasket deltakerne i positiv retning.

Før piloten svarte 52 prosent at de trodde løsningen la til rette for at man kan arbeide produktivt. Etter piloten økte dette til 72 prosent.

Før piloten trodde 47 prosent at de kom til å kunne jobbe med konsentrasjonsarbeid. Etter piloten steg tallet til 73 prosent.

Inntrykkene av at aktivitetsbasert kontor legger til rette for å ta pauser, teamarbeid og flere spontane møter økt alle fra henholdsvis 57, 73 og 73 prosent til 86, 87 og 92 prosent.

Men piloten er ikke helt uten utfordringer. Det finnes blant annet noen utfordringer knyttet til avdelingstilhørighet og mulighet for kontakt med nærmeste leder. Sistnevnte er den største utfordringen. Inntrykket av at en aktivitetsbasert løsning legger til rette for kontakt med nærmeste leder har sunket fra 93 prosent før piloten til 58 prosent etter.

– Det siste punktet er ikke overraskende, da man tidligere hadde fast plass ved siden av sine nærmeste kolleger og tett på leder. Denne avveiningen mellom behov for avdelingstilhørighet versus mulighet for å sitte hvor man vil er noe vi ser nærmere på nå. Enkelte team har for eksempel løst dette ved at de blir enige om å sitte sammen i ett spesifikt område på enkelte faste dager eller tidspunkter, forklarer Ekström.