– Benytt muligheten til å teste digitale møteverktøy

Viktoria Stray er førsteamanuensis ved Institutt for informatikk ved Universitetet i Oslo og har forsket på møter – virtuelle møter inkludert – i over ti år.

Hun mener mange bedrifter har mye å hente å gjennomføre møter på en bedre måte.

– Jeg brenner for å redusere antallet tidstyver, sier Stray.

Passe korte møter

Korona-situasjonen gjør at flere virksomheter forsøker seg på nettmøter.

Stray mener det er positivt, selv om det kan være vanskelig å holde på oppmerksomheten til folk i nettbaserte møter. Du går også glipp av kroppsspråket til andre.

– Den største utfordringen med nettmøter er at det er vanskeligere å se fysiske signaler: som om folk følger med, om deltagerne skjønner det som blir sagt, om noen har spørsmål, om noen kjeder seg, er urolige eller opprømte. Derfor er det viktig at alle skrur på videokameraet. Det å ha et virtuelt møte der alle ser og hører hverandre godt, kontra å bare ha lyd, er som natt og dag.

Hun anbefaler å la møtene vare kun så lenge som nødvendig, og ikke lenger.

Da vet alle at hvis de «gir alt» i møtet i eksempelvis 25 minutter, så er de ferdige.

Begrens antallet møtedeltagere

Strays forskning viser at folk blir mindre fornøyde når antallet møtedeltakere blir høyt, spesielt når det blir over 12.

Innkall bare de som trenger det til møtene, og vær flink til å legge ut referater og gi mulighet til å gi innspill i etterkant, oppfordrer hun.

Stray anbefaler også at møtelederrollen roteres.

– Hvis man for eksempel har et team i Norge og et team i Polen, så bør det ikke være slik at det alltid er Norge som leder møtet. Flere bør få opplæring i møteledelse, og spesielt i det å lede virtuelle møter.

Mange verktøy

– Langt fra alle bedrifter har proffe og dyre videokonferansesystemer. Har du noen konkrete tips om nyttig programvare/teknologi til nettmøter?

– Min personlige favoritt for videomøter er det norsk-utviklede whereby.com. Det finnes også mange verktøy man kan bruke for å erstatte tavlen man vanligvis tegner på i fysiske møter, og noen møter kan også erstattes med en god samtale på Slack.

Stray har ikke forsket på møteverktøy, men har selv prøvd digitale tavler, chatting underveis i møter og Mentimeter - et verktøy for å gi tilbakemeldinger inn i møtet anonymt og direkte fra telefonen. Hun mener at de mange digitale verktøyene som finnes gir muligheter til å forbedre de virtuelle møtene.

– Det som imidlertid kan bli trøblete, er videokonferanser på tvers av bedrifter som bruker ulike verktøy. Kanskje en bedrift kun bruker verktøy fra Google, mens en annen bruker Skype for business. Da er det lurt å teste før møtet hva som fungerer best, slik at tid ikke går tapt for alle deltagerne.

Foretrakk virtuelle møter

Stray forteller at hun i forskningen sin fant at noen opplever virtuelle som møter bedre og viktigere enn de fysiske.

– Vi spurte noen kinesere som samarbeidet med nordmenn. De hadde daglige møter på arbeidsplassene sine i Kina, og virtuelle møter med de i Norge. Det viste seg at de vurderte de virtuelle møtene som best. Dette betyr ikke at virtuelle møter alltid er best, men det viser at de kan oppleves som like verdifulle som de fysiske møtene – så lenge du har rett utstyr, de rette deltagerne og møtet oppleves som nødvendig, sier Stray.

Hun mener at korona-situasjonen kan være en mulighet til å teste løsninger for digitale møter.

Hvis erfaringen er god, kan man ha flere digitale møter i fremtiden, noe som igjen kan føre til at man ikke lenger trenger å reise så mye.