Slik tømmer du oppgavelisten før jul

Det heter ikke julestria for ingenting. For de med travle jobber blir det ikke en mindre stressende førjulstid av at mange oppgaver hoper seg opp de siste ukene før ferien. Til sist sitter man der på julaften og tar unna jobb akkompagnert av Sølvguttene.

Bjørn O. Hopland har vært leder i Microsoft internasjonalt og er i dag rådgiver i bruk av digitale verktøy.

Hans erfaring har også vært at det strømmer inn med forespørsler i denne tiden.

– Mange ender opp med en lang oppgaveliste, sier han.

Problemet med lange lister med ting å gjøre, er at det blir veldig vanskelig å prioritere mellom viktig og mindre viktig saker.

– Da blir det fort en stressfaktor. Man føler at man ikke har kontroll. Og da kommer typisk den telefonen med spørsmålet om hvordan det går med akkurat den saken som du har glemt, sier Hopland.

Gjennom en lang yrkeskarriere har han laget seg et system som tømmer oppgavelisten før ferien.

– Det handler om å holde oppgavene på et nivå hvor det er mindre sannsynlig at du glemmer ting. Da får man også en bedre magefølelse og slipper dårlig samvittighet og ekstra jobbing i julen, sier han.

Begynn helst to uker før du tar ferie

Hopland mener det er urealistisk å gjøre de resterende oppgavene siste dagen før man tar fri.

– Man må stoppen strømmen av nye forespørsler fra andre som også gjerne vil ha sine ting utført før jul. Og det betyr at man må stoppe forventningene, sier han.

En god regel er å starte i god tid, gjerne to uker før, med å stille seg selv spørsmålet om det er realistisk å få nye oppgaver unna før jul.

– Noen ganger må man bare si at dessverre, jeg har ingen mulighet til å gjøre dette nå, men kan sette det på oppgavelisten for januar, sier Hopland. – Har man ikke et bevisst forhold til det, så hoper det seg bare opp.

Selv om dette er en øvelse han anbefaler å gjøre hele året, er det som regel større forståelse blant kollegaer før jul.

Fordel oppgavelisten ut på daglige lister

– Mange har en lang liste. De prøver gjerne å bruke apper og slike ting til å holde oversikten over dem. Men min erfaring er at når listen blir for lang, 10 til 15 ting, så mister man oversikten. Det blir for vanskelig å prioritere. Hva er det viktigste, hvor begynner jeg?

Men ved å dele opp i korte daglige lister med oppgaver, kan man få kontroll igjen. Når det kommer inn en ny oppgave, så i stedet for å sette den nederst på en lang liste, så plasseres den til å utføres på for eksempel fredag.

– Kanskje det er en stund til. Da tenker jeg ikke på den før det, sier Hopland.

Hvis man lykkes med prioriteringen, ender man kanskje opp med en dagsliste med 4 til 5 oppgaver, og det føles ikke like uoverkommelig.

– Dette er en metode jeg har brukt i 20 år. Den har hjulpet meg enormt. Jeg har aldri bommet på en eneste deadline. Kanskje også fordi det blir så visuelt, tirsdagen er full, så gir det en følelse av kontroll, sier han.

Det er ikke dermed sagt at denne typen planlegging er for alle.

Hopland tenker at det finnes to typer mennesker, planleggere og de som gyver løs på oppgavene som er viktige der og da.

– Det finnes ikke riktige og galt her. Jeg er nok en typisk planlegger, men jeg har også trening i å prioritere hver dag, sier han. – Man må finne det systemet som fungerer for seg.

– Bruker du mye tid på planlegging?

– Nei, planlegging er jo en sentral del av alle jobber som heller bidrar til å effektivisere slik at man får gjort mer. Så lenge man ikke kverner for lenge på samme sak, tar det ikke mye tid heller. Når man har gjort det noen ganger, så gjør man det automatisk.

Endring av arbeidsvaner er ikke lett. Hopland tar et ekspempel fra e-post som alle kan kjenne seg igjen i.

– Man må bort fra at hver e-post som kommer inn, blir skjøvet til «en gang senere» og over til at man prioriterer den umiddelbart ved å plassere den på et presist avsatt tidspunkt ettersom hvor mye den haster. Da tar man beslutningen med en gang, sier han.