Slik leder du ansatte som somler

Utsettelsesadferd – eller prokrastinering, som det også kalles – betyr at man kronisk utsetter å begynne med oppgaver man har planlagt å gjøre, eller at man ikke blir ferdig med gjennomføringen som planlagt på grunn av utsettelser underveis. Det typiske er at utsettelsene skjer selv om man er fullstendig klar over at det har negative konsekvenser.

På en arbeidsplass kan utsettelse av oppgaver ha økonomiske konsekvenser, og det kan være til irritasjon for kollegene. For den det gjelder kan det i verste fall medføre stress og helseproblemer.

Psykolog Alexander Rozental, som sammen med journalist Lina Wennersten har skrevet boken Dansa på deadline, sier til magasinet Chef at man som leder kan være oppmerksomme på noen mekanismer som kan påvirke utsettelsesadferd. Han viser eksempelvis til at ledere har en tendens til å legge stor vekt på langsiktige mål. Dette er imidlertid noe som sjelden virker motiverende for medarbeidere her og nå.

Rozental gir tre råd til ledere:

• Bryt ned målet i mindre delmål.
  Finn noe dere kan oppnå på veien som dere kan måle. Sjekk måloppnåelsen ofte, kanskje annenhver uke. Gi konstruktiv tilbakemelding og oppmuntring. Gi beskjed hvis det er noe spesielt medarbeiderne bør jobbe med.
• Vi lar oss lett distraheres – jobb med å få fram gode arbeidsvaner.
  Det finnes mange ting man kan bli distrahert av i løpet av en arbeidsdag, og hver gang vi lar oss avbryte tar det tid å komme tilbake til samme arbeidsrytme igjen. Vi bør med andre ord lære oss å jobbe med en sak om gangen. Som leder kan du snakke om problemstillingen og etablere noen retningslinjer, for eksempel om at man ikke skal sende for mange unødvendige e-poster.
• Tenk igjennom hvordan du selv er som person.
  Har du som leder selv vanskelig for å jobbe under tidspress? Det kan ramme de ansatte og være en medvirkende årsak til at de har vanskelig for å komme i mål med ting.

Ifølge Chef går det an å øve seg på å ta seg av ubehagelige oppgaver man ikke har lyst til å gjøre. Det skal etter sigende best skje ved at du aksepterer følelsene dine, og ikke forsøker å forandre dem. Poenget er at du skal unngå å grave deg ned i det negative, og forholde deg nøytralt til følelsene. Følelser kommer og går, og det gjør også ubehaget vi føler overfor en oppgave.