Unngå å «bable» når du snakker

Det er som regel tre grunner til at kommunikasjon går i stå eller skjærer seg, ifølge coach og kursholder i kommunikasjon Grethe Holtan.

– Den vanligste feilen vi alle gjør når vi snakker med andre, er at vi hovedsakelig snakker ut fra oss selv, vårt eget behov og det vi selv er opptatt av. Vi glemmer at andre har andre ting i hodet og at de har et annet ståsted, sier Holtan.

– Feil nummer to, er at vi ofte ikke avklarer ting før vi selv begynner å bable. Vi spør ikke om noe som helst, vi avklarer ikke forventninger, vi spør ikke om den andre har tid til å snakke og vi forteller ikke om vi forventer at den andre skal gjøre noe eller ikke. Vi glemmer rammene rundt det vi skal si. Vi bare snakker i vei ut fra eget hode …

En tredje feil er ifølge coachen at deltagerne i en samtale glemmer at begge har et ansvar.

Selv om den ene har tatt initiativ og har mest på hjertet, har også den andre et ansvar for å delta og stille spørsmål.

* Nederst i artikkelen finner du coachens lister over forskjeller på empatisk og direkte kommunikasjon *

Kommunikasjon som verktøy

Disse tre kommunikasjonsproblemene er allmenne, men de gjelder i høyeste grad også ledere, erfarer Holtan.

Selv har hun vært leder i oljebransjen, hun har bygget opp en gasellebedrift og har i over 20 år holdt kommunikasjonskurs for ledere og organisasjoner. Hun har en master i markedsføring fra BI og har studert kognitiv psykologi ved Jung-instituttet i Zürich.

Som coach har hun veiledet ledere og andre. Nå er hun ute med boken «Kommunikasjon – ditt mektigste verktøy».

Skal du nå igjennom til andre når du snakker, må du gjøre en innsats og bruke ulike strategier for å håndtere hindringer.

Du må se muligheter, bygge troverdighet og tillit – og du må bruke teknikker som passer til personligheten din, skriver hun i boka.

For å bygge tillit når du presenterer noe, bør det komme tydelig fram at du er forberedt, motivert, konsentrert og at du bevisst avgrenser.

Du holder deg til saken og er tydelig, men viser også at du kan lytte og respondere på innspill og spørsmål.

Holtan skiller i boka mellom det hun kaller direkte og empatisk kommunikasjon. Begge kan fungere godt – men i ulike situasjoner.

Profesjonell empati

Empati er viljen og evnen til å se verden gjennom andres øyne ved å forstå deres ståsted og reaksjoner, uten at dere må være enige av den grunn.

Dette er et godt utgangspunkt hvis du skal forsøke å komme videre fra en vanskelig situasjon hvor mye har skjedd, sårene er åpne og det er mye følelser i spill, ifølge Holtan.

For eksempel ved heftige konflikter.

– Empati er også en god tilnærming hvis du skal ha igjennom noe som er vanskelig og du vil unngå for mye støy og bråk i ettertid.

– Viser du empati, føler mottagerne at de blir respektert, at de betyr noe og at de har noe de skulle sagt.

Direkte tale

Direkte kommunikasjon er noe annet. Dette kan også fungere på en arbeidsplass, men da helst for å få ting gjort i daglig drift. Det handler mye om kultur. Dersom man jobber med tidsfrister, kan direkte tale være akseptert og fungere bra, ifølge Holtan.

– Du kan være veldig direkte hvis relasjonene er gode og dere kjenner hverandre godt.

– Et godt team forstår hverandres kommunikasjonskoder. Da kan du kjøre på med korte beskjeder uten at det er blir noe problem. Du vet at folk sier fra hvis det trengs. Jeg har jobbet med noen fabrikker, og der bruker de det mye. Det er ofte mye bråk, mye organisering og de roper korte beskjeder til hverandre.

– Men i vanskelige situasjoner fungerer ikke korte beskjeder. Det blir fort hardt og vondt …

Åpne spørsmål

– Du skriver at ved empatisk kommunikasjon lar man det åpenbare ligge og at man heller ikke korrigerer feil?

– Hvis det har vært stygge konflikter og man skal fortsette samarbeidet, så snakker man ikke om alt som har skjedd når man skal forsøke å ta det første steget framover. Du legger det til side og lar andre ha sin «sannhet».

– Hva med andre situasjoner? Mener du at ledere som ser feil som blir gjort ikke skal gi beskjed om det?

– Hvis situasjonen er sårbar, har det ingen hensikt å si «nå gjør du feil igjen …» Det er bedre å gå inn i selve oppgaven, og få folk til å åpne seg om det de synes er vanskelig ved å stille åpne spørsmål.

– Spør hvordan det går. Det er som regel slik at folk vet at de har utfordringer, og da bør de få si det selv.

– Å stille åpne spørsmål er en teknikk for å få andre til å åpne seg, samtidig som du unngår å provosere som leder.

– Unngå babling

Holtan er opptatt av at man skal holde seg til det viktigste som leder, eller å unngå å «bable» som hun kaller det.

– Men kan ikke babling, det å snakke om noe annet, bidra til å knytte bånd mellom folk?

– Ja, hvis det er toveis, men ofte kommer ledere med en lang tirade fordi de har så mye de skulle gjort, så store mål og er så engasjerte. De snakker om det som er viktig for dem selv, men ofte klarer ikke medarbeiderne å ta det inn …

I andre situasjoner, når ledere skal ta opp noe vanskelig med en medarbeider, erfarer Holtan at åpne spørsmål gjør at man raskere kommer til saken.

– Du viser respekt når du spør: Hvordan går det? Er det noen store utfordringer? Da vil du som regel få servert kjernen i problemet ganske raskt. Det er en bedre strategi enn å tørrprate om ting som er viktig for deg som leder.

– Det går an å tilnærme seg andre med respekt og likevel få fokus på det viktigste.