Unngå presentasjons­tabbene Del II

Når du skal lage presentasjonen kan du følge noen enkle regler.

• Aldri bruk ord du ikke kan uttale
• Pass deg for klisjeer (Det er meg en stor ære...)
• Bruk kun sjargonger hvis de er «felleseie»
• Unngå å bruke forkortelser
• Ikke bruk for lange setninger
• Fjern irrelevante og kjedelige detaljer

Selve jobben med å lage presentasjonen kan gjøres veldig enkelt hvis ditt firma har en mal du kan følge. Mange har det, og du slipper å tenke på annet enn å fylle den med innhold. Samtidig er det viktig å huske at du ikke må skrive alt i presentasjonen. Jeg synes selv det er bedre å bruke presentasjonen som en form for "huskelapp" for hva jeg skal snakke om. Skriv kun raske poeng som du kan snakke mer om selv. Du skal prøve å holde fokuset på deg som presenterer, istedenfor at kunden skal behøve å se på tavlen for å skjønne hva du mener.

Utførelse

Husk at det er du som presenterer. Alle som er til stede i rommet har kommet for å høre hva du sier. Det betyr at du har kontroll. Du har styringen, og alt som skjer er opp til deg. Pass på at du får øyekontakt med tilhørerne. Hvis det er en større gruppe bør du finne enkelte på de første radene som du kan kommunisere direkte med. Dette er også et effektivt hjelpemiddel for å avverge nervøsitet. Hvis du har noen få du forholder deg til så glemmer du lettere at du snakker til en større forsamling.

Du må snakke tydelig og bruke et rent språk. Unngå banneord og slangord, men konsentrer deg om å snakke så pent som mulig. Dette bidrar til å øke tilhørernes gode inntrykk av deg og gjør at de får større tillit til deg som selger eller fagperson. Pass også på tonefall og volum i stemmen. Det er ikke vakkert å høre på noen som hyler og skriker når de presenterer. Like ubehagelig er det hvis den som presenterer hvisker budskapet ut. Snakk med normal stemme, og bruk trykk på de viktige ordene.

Engasjer tilhørerne

Jeg har alltid vært opptatt av å engasjere tilhørerne. Dette kan gjøres på flere måter, men særlig to har god effekt. Den ene er humor. Jeg mener ikke at du skal være noen form for standup komiker, men det er viktig å bruke humor som brekkmiddel både for din egen nervøsitet, og for å myke opp publikum. Den andre måten du kan engasjere tilhørerne er ved å stille spørsmål. Dette skaper dialog mellom deg og tilhørerne og gir en god kjemi og flyt i presentasjonen. Pass på at det ikke sklir ut, da dialog fort kan gjøre at du mister kontrollen på din tilmålte tid.

Når vi holder presentasjoner ønsker vi at mest mulig av fokuset skal være mot oss som presenterer. En av måtene å få dette fokuset er å bevege seg. Ikke nødvendigvis å trave rundt, men å bevege seg rundt i rommet. Det er faktisk slik at øyet trenger å bevege seg for at vi skal konsentrere oss skikkelig, så dette er din måte å få tilhørernes øyne til å bevege seg. Hvis du bruker en trådløs presentasjonskontroll eller en trådløs mus, har du full frihet til å bevege deg i rommet. Slike hjelpemidler er uvurderlige for de som holder mange presentasjoner.

Kommunikasjon

Det å holde en presentasjon er en måte å kommunisere et budskap til mange mennesker på en gang. Istedenfor å vise, demonstrere eller selge et produkt til en og en, så bruker vi presentasjoner i forsamlinger. På den måten når vi flere og kan sørge for at alle får den samme informasjonen.

Måten du kommuniserer budskapet ditt på, gir tilhørerne et inntrykk av hvem og hvordan du er. Derfor er det viktig å tenke godt i gjennom følgende:

• Ditt utseende
• Ditt naturlige kroppsspråk
• Dine ansiktsuttrykk
• Stemmens toneleier
• Din verbale informasjon
• Din entusiasme for emnet

Alle disse punktene er elementer som tilhørerne legger vekt på når de skal danne seg et inntrykk av hvordan du er, og hvordan ditt firma er. Hvis du har brukt tid på dette på forhånd kan du sørge for at dette inntrykket blir godt ved å kle deg pent, oppføre deg pent, være selvsikker og vise entusiasme for emnet du presenterer.

Innledning

Nå skal vi se på hvordan du kan gjennomføre en presentasjon på best mulig måte, fra start til slutt. Men, før du starter presentasjonen må du få en eller annen kontakt med tilhørerne. Hvis dette er et lite møte med kun få tilhørere vil jeg anbefale at du tar runden og håndhilser på samtlige som er til stede. Gi dem samtidig ditt visittkort, det hjelper dem å huske hvem du er, hvor du kommer fra, og hva du heter. Hvis du skal holde en presentasjon for en større gruppe er det lite hensiktsmessig å gå rundt og hilse på samtlige. Da må du presentere deg skikkelig foran alle før du starter presentasjonen. Her er et eksempel på hva du kan si:

«Hei alle sammen. Jeg heter Gunnar Hansen og jeg kommer fra Storkåsa Steinverk hvor jeg jobber som selger. Jeg skulle gjerne hilst skikkelig på dere alle, men for ikke å bruke opp verdifull tid, så vil jeg gjerne hilse på dere alle i pausen. Nå skal vi snakke om grus og pukk ...»

Denne innledningen kan det være greit at du er litt forbredt på. Kanskje bruker du samme innleding på alle kunder, men du må fremstå som selvsikker og gjennomtenkt når du leverer den.

Agenda

Alle møter skal ha en agenda, og slik er det også med presentasjoner. En coach sa en gang til meg «Presentasjoner er enkelt; først skal du fortelle dem hva du skal fortelle dem, deretter skal du fortelle dem det, så skal du fortelle dem hva du har fortalt dem.» Og slik er det. Agendaen skal være en plan for hva du skal snakke om, slik at tilhørerne er forberedt. Samtidig kan du indikere hvor lang tid du regner med å bruke på presentasjonen, eventuelt møtet, men fatt deg i korthet.

Det kan være lurt å fortsette med kundens nåværende situasjon. Vi mennesker er jo slik at vi liker å snakke om oss selv, så hvis du kan skape en dialog med kunden i forhold til hvordan ting er i dag, så er det positivt. Bruker du PowerPoint i presentasjonen kan det være en fordel å være såpass forbredt at du har satt opp noen punkter om kundens situasjon også der.

I åpningsfasen er det like viktig som ellers å være entusiastisk og smile mye. Du skaper automatisk engasjement hos kunden hvis du er blid og entusiastisk. Bruk gjerne historier fra ditt eget liv for å underbygge dine poenger, men ikke la det dra ut i tid. Statistiske fakta og hypotetiske spørsmål er også effektive måter å starte en presentasjon.

Neste del

I neste og siste del i serien «Unngå presentasjonstabbene» vil vi snakke om selve hovedinnholdet i presentasjonen og hvorfor avslutningen er så viktig.