Den nye store møtetrenden

Hvem av oss har ikke halvsovet gjennom en uinteressant konferanse med kjedelige tema? Etterpå husker vi knapt annet enn at maten var god. Norske ledere tar ikke dette alvorlig nok, mener møteplanlegger Elling Håmsø.

- Nei, helt klart, fordi da hadde vi ikke hatt så mange dårlige møter. Min visjon er å hjelpe bedrifter å se lønnsomhetspotensialet, og lage bedre møter mer kostnadseffektivt, sier han.

Han mener vi i prinsippet kan tallfeste alt dersom vi er villige til å bruke nok tid og penger på resultatmålingen, og at dette er den nye store trenden. I dag brukes en metodikk fra det amerikanske Return On Investment Institute for å isolere effekten av møter og konferanser. La oss si at du arrangerer en salgskonferanse. Øker salget på grunn av konferansen, og hvorfor?

- Evaluering og resultatmåling er viktig. Altfor mange gjør en for enkel evaluering og spør om deltakeren var fornøyd, om foredragsholderen var bra og om maten var god. Det er for få som måler om deltakeren lærte det som var til hensikt skulle læres. Kontrollerte vi at budskapet faktisk ble mottatt og forstått? Omsatte deltakeren det i handling når han eller hun kom tilbake til bedriften og organisasjonen, og ble det brukt på en måte som har positiv effekt på bedriftens bunnlinje? spør Håmsø.

KAN SPARE 90 PROSENT

Et møte av en viss størrelse kan kreve flere hundre sekretærtimer bare i koordinering. Håmsø mener timetallet kunne vært redusert med 90 prosent bare ved bruk av riktig verktøy.

Det finnes mange gode internettbaserte verktøy hvor møtedeltakeren administrerer sin egen bestilling av møtesesjoner, hotell, utflukter, ledsageraktiviteter og reiser. Da kan deltakerne bestille og endre som det måtte passe, fra sin egen PC. Fra det samme programmet får hotellene sine gjestelister, reisearrangørene sine passasjerlister, og møtearrangøren sine deltakerlister - alltid korrekte, alltid oppdaterte til siste minutt. De samme programmene holder styr på foredragsholderne, deres foredragstitler, omtaler, bilder og presentasjoner.

Et slikt datasystem, som blant annet brukes av Meeting Professionals International i Norge, er laget av WebSite AS i Stavanger.

- Bruk eksterne eksperter dersom møteplanlegging ikke er definert som kjernevirksomhet i din organisasjon. Men sørg for en kontraktsmodell hvor du betaler for det du får. Provisjoner som mange tjenesteleverandører får fra hoteller, transportselskaper, og liknende, må være bannlyst. Bli enige om en minimumsbetaling, for eksempel at du dekker direkte lønnskostnader, og så en bonus avhengig av kvaliteten på leveransen og i hvilken grad møtet oppnådde sine mål. Med en slik vinn-vinn-avtale kan du jobbe effektivt og målrettet sammen med leverandøren, sier Håmsø.

OFTE VENSTREHÅNDSARBEID

Håmsø er styreleder i Meeting Professionals International i Norge, en organisasjon som på verdensbasis har 20.000 medlemmer, hvorav 75 er i Norge. Selv reiser han året rundt i Europa og USA for å holde foredrag om møteplanlegging. Organisasjonen jobber for å etablere møteplanlegging som en anerkjent profesjon. I USA er møter og eventer en vekstnæring som omsetter for 100 milliarder dollar i året.

Ifølge ham finnes det ikke gode makrotall for bransjen i Norge, men han mener vi generelt sett er lite profesjonelle på møteplanlegging, særlig på det pedagogiske. Møtene han snakker om er gjerne fra 20-30 deltakere til flere hundre. Men planleggingen blir gjerne et venstrehåndsarbeid utført av en utpekt eller en frivillig i bedriften eller organisasjonen. Resultatet blir ofte at møteplanleggingen består i å bestille transport, lokaliteter, skaffe prosjektor og å sørge for at det blir servert kaffe i pausene.

Ofte ser han møter hvor de største utgiftspostene ikke er forankret i møtets formål. Et møte har kanskje et stort og kostbart avslutningsshow, mens det møtet egentlig hadde behov for var nettverkssamling som ikke behøvde å ødelegges av kostbare artister.

- Avkastningen på møtene i dag er for dårlig av to grunner: Kvaliteten på det vi produserer er for dårlig, og vi har for store kostnader med å produsere møtet, sier Håmsø.

DELTAKERNES LÆRING

Kjernen i møteplanlegging er forankret i strategi, og møteplanleggerne vil at møter skal være et virkemiddel for å oppnå bedriftens og organisasjonens strategiske mål. Håmsø tror fremtidens møter vil ha mer aktive møtedeltakere, og at det vil bli færre av de tradisjonelle talerstol-møtene fordi de er for lite effektive.

På fremtidens møter er deltakerne aktive, diskuterer og deler erfaringer med hverandre, og hvor felles opplevelser spiller en rolle. De fleste møter i dag er gjerne 90 prosent monolog og 10 prosent diskusjon og spørsmål til foredragsholderne. Håmsø mener innlederne burde få 20-30 prosent av tiden og at resten benyttes til dialog og læring av hverandre i små grupper.

Han har satt teorien ut i praksis gjennom Offshore Strategikonferansen som han etablerte og som ble arrangert for 11. gang i Stavanger i år. Nå har han trukket seg ut av konferansen og bedriften som driver den, men arrangementet bygger videre på erfaringene som er blitt gjort.

På en vanlig konferanse kommer det gjerne flere deltakere fra samme bedrift, og de setter seg helst ved samme bord fordi det gir trygghet. Dermed mister deltakerne mye av den kunnskapen som de kunne fått tilgang til hos de andre.

Men på Strategikonferansen er hvert bord nøye gjennomtenkt i forhold til hvilken bakgrunn de har. Da blir det plassert én fra et oljeselskap, én fra leverandørindustrien og én fra myndighetene rundt bordet. Dermed får deltakerne tilgang til bredden og kompetansen til de andre, og får mulighet til nettverksbygging samtidig som de sitter i små, trygge grupper.

Ved hvert bord blir det utpekt en møteleder som skal få en av de andre ved bordet til å stille spørsmål til for eksempel oljeministeren. Det ville deltakeren trolig aldri ha våget ellers. Men siden spørsmålsstilleren har fått hjelp av de andre deltakerne til å formulere spørsmålet, så tør han eller hun likevel å gjøre det.

- Kombinasjonen av trygghet og aktiv deltaker, det er nok de to viktigste grunnsteinene for et vellykket møte, mener Håmsø.

Selv om teknologien nå gir muligheter for møter i virtuelle rom, som i videokonferanser, på internett og gjennom epost, så sier han ingenting konkurrerer med det fysiske møtet. Det er mye vanskeligere å få relasjoner i virtuelle møter enn i reelle møter.

- Dessuten kan du jo ikke ta en virtuell øl, påpeker Håmsø.

Kostnadseffektive møter

Strategi og mål
Du må kunne trekke en direkte linje fra møtets form og innhold og til organisasjonens mål og strategi. Kan du ikke trekke linjen, skal du ikke holde møtet.

Flere interessenter
Når du legger mål og planer for møtet må du være bevisst at det alltid er flere interessenter. Det er viktig at forskjellige grupper får noe igjen for å ha investert penger og tid i møtet. Hvis ikke blir det en dårlig investering.

Konseptet for møtet
Sett i forhold til mål og strategi må du må bestemme hvilken type møte det skal være, hvilken kommunikasjonsform som skal benyttes, og hvilke virkemidler og verktøy som skal benyttes. Planleggingen skal involvere alle interessentenes interesser.

Gjennomføringen
Møtet er som et levende teater hvor ikke alle får tid til å øve samtidig på forhånd, og hvor du bare får én sjanse til å lykkes. Derfor er det viktig å kvalitetssikre og være streng i forhold til gjennomføring. Foredragsholderen må ikke overraske med å snakke om noe annet enn planlagt.

Evaluering og resultatmåling
Det er viktig å måle om deltakeren mottok og forstod budskapet under møtet, og om deltakeren omsatte det i handling når han eller hun kom tilbake til bedriften eller organisasjonen. Det skal kunne måles om møtet har hatt positiv effekt på bedriftens bunnlinje.

Formulert av Elling Håmsø