Et GENIALT prosjektstyringsverktøy

Og det er faktisk veldig lett å sette opp og ikke minst like lett å bruke.

Kort fortalt knytter en de ulike områdene e-post, kalender, kontakter, grupper og oppgaver sammen i prosjektkategorier og deler informasjonen på nettverket i bedriften.

Slik får en til en flerbrukerløsning basert på en standard Office lisens som finnes på de fleste kontor-pc-er i dag. En slik delt løsning gjør at flere kan arbeide med prosjektelementene samtidig. Du kan også sette opp rettighetsstyring, som gir andre brukere full tilgang, begrenset tilgang eller bare lesetilgang uten mulighet for å gjøre endringer.

Milepæler i et prosjekt vil automatisk komme opp på skjermen når tiden nærmer seg. Alle kritiske tidsfrister kan styres ved at informasjon automatisk kommer fram på skjermen til den enkelte prosjektdeltaker, med tidsfrister som er passende for aktiviteten.

Best

Hvor store prosjekter kan en kjøre på Microsoft Outlook avhenger litt etter hvordan du setter det hele opp. Min påstand er vel at det ikke er størrelsen på prosjektet som avgjør, snarere hvordan du organiserer dette verktøyet.

Outlook er, etter min oppfatning, det aller beste verktøyet for å kommunisere i et prosjekt, mens andre systemer kan være bedre på visualisering og rapportering. Ikke desto mindre kan du oppnå full informasjonsstyring, prosjektstyring med delmål, påminnelser, milepæler og kontroll på en meget rask og effektiv måte i Outlook.

Du blir frelst

I casen nedenfor viser jeg noen steg på veien for å få til et komplett prosjekt i dette omfattende programmet. Casen handler om leveranse av ny server, pc-park og programvare for en bedrift med 22 ansatte.

Det er viktig å si at alle typer prosjekter kan kjøres her dersom en har en definert strategi i forkant med tanke på oppsett, utforming og funksjonalitet for de enkelte prosjektene.

Jeg tror du blir frelst når du har kjørt ditt første prosjekt i dette verktøyet. Vår kunde ble meget imponert over hvor enkelt det var, de brukte programmet som et CRM-system (kundesystem) fra før og kjente godt til funksjonene i Outlook, men de tenkte ikke på at dette kunne styre prosjekter effektivt. Det gikk derfor ekstra lett for denne kunden med tanke på oppsett av det første prosjektet.

I den aktuelle casen viser jeg som nevnt bare en del av oppsettet, fordi det ville ta side opp og side ned å vise hele strukturen.

Gründer Økonomisk Rapport viser i samarbeid med Rune Riveland i Knowledge Provider Solutions hvordan du kan utnytte kjente dataprogrammer som finnes på de fleste pc-er mer effektivt.

Last ned pdf for å følge fremgangsmåten