Fem timer blir fem minutter

Sommarset er Business Unit Manager i et firma som produserer biologiske legemidler. Hun må forholde seg til rapporter og regneark, men har ingen lidenskap for tall. For henne betyr riktig bruk av Excel at en tidligere tidkrevende og terpete prosess er blitt forvandlet til noen få klikk med musa.

- Jeg har et vanskelig utgiftsbudsjett med mange poster. Og mens jeg jobber med norske kroner, vil finansavdelingen ha tallene i svenske kroner, og jeg rapporterer til Genéve i Euro. Jeg tør ikke tenke på hvor mye tid jeg sparer på dette!

- Prøv ...
- La meg se ... det jeg før brukte fem timer på, bruker jeg nå to minutter på.

- Hvor sparer du tid?
- Det er en kontrollsak, en rapporteringssak og en resultatsak, så det er på mange områder. Jeg brukte jo Excel før også, men nå som jeg fikser alle disse ekstra funksjonene, så blir jo salgstallene oppdatert helt av seg selv, og enda sikrere.

Kjempesmart.

Sommarset sier at bruk av Excel er en uuttømmelig vei å gå i læring. Fra det enkle til det mest avanserte, og på det avanserte er det utrolig hvor mye tid man kan spare. Hun tok med seg hele avdelingen sin på kurs i bruk av Excel, og i ettertid er hun udelt positiv.

- Det var kjempesmart! Det er jo så vanvittig mange variasjoner som skal med når man skal regne, og tall er ikke min favorittgreie, så dette passet meg perfekt.

- Kurset var vanvittig pedagogisk. Dette blir jo nesten reklame, men det dr**er jeg i!

Gjør rapporteringen raskere og mer presis

Merck Serono sendte rapporter til ulike mottakere og anga beløp i ulik valuta. Bedriften trengte en modell som sikret at alle forretningsdata gjennom hele prosessen fra rådata til rapportdata.

Bedriften hadde bygget en omfattende og detaljert modell. Kunden brukte noe tid på å sette opp rapportene. I rapportene var det mulighet for feilkilder fordi modellen ikke var gjennomgripende. En gjennomgripende modell ville sikre at alle tenkelige feilkilder elimineres.

Løsning.

Løsningen består i å bruke en bestemt type tabell (pivottabell). Det øker presisjonen og hastigheten på databehandlingen.
Vi viser her prinsippene, slik at du selv kan gå i gang med Pivottabell og bruke noen av de raske funksjonene som er innebygd i løsningen.

Se vedlagte pdf.