Flytter uten å tenke på produktiviteten

To tredeler av norske bedriftsledere sier de planlegger å flytte eller bygge om i løpet av de neste tre årene. Det gir store muligheter til å påvirke produksjonen. Men bare et fåtall av lederne ser hvordan de kan utforme arbeidsplassen for å øke produktiviteten blant kunnskapsarbeidere. De ser seg blinde på å redusere arealbruken per ansatt for å kutte utgiftene. Det viser et fireårig forskningsprosjekt om bygg- og flytteprosesser i norske bedrifter, som Sintef nettopp har avsluttet.

«Utformingen av arbeidsplassen har større effekt på produksjonen enn de utallige organisasjonsutviklingsprosjektene som kjøres i næringslivet,» er den klare meldingen fra seniorforsker Morten Hatling i Sintef. Hatling og han kolleger har studert hvordan utforming av kontorlokalene påvirker effektivitet og produktivitet. Forskergruppen har jobbet tett med 15 norske bedrifter fra Statoil til Arbeidstilsynet og har fulgt slike flytteprosesser på nært hold i fire år.

Den nye forskningen viser at bedriftene prioriterer feil når de utformer lokaler for kunnskapsproduksjon. Sintefs dypdykk i norske kunnskaps- bedrifter viser at medarbeidere i gjennomsnitt bruker 40 prosent av arbeidstiden på den individuelle arbeidsplassen. 60 prosent av tiden er de andre steder, på møter, reiser, seminarer, hjemme og andre steder i kontorbygget. Allikevel bruker bedriftene størsteparten av ressursene på kontorplassen til den enkelte medarbeider. Selv om norsk næringsliv er prosjektorientert, så er prosjektarealer mangelvare. Forskningsprosjektet viser at en overgang til åpen kontorløsning kan redusere opplæringstiden fra to til et halvt år. En åpen løsning gir, ifølge Sintef, økt produktivitet, bedre kunnskapsdeling, bedre samarbeid. De ansatte opplever også økt trivsel. Men både støy og mindre rom for konsentrasjon er reelle problemer. Dessuten er folk mer slitne når arbeidsdagen er over.

«Det er feil folk med feil fokus som utformer arbeidsplassene for kunnskapsarbeidere,» sier Hatling, «og det er forbausende få bedrifter som har en strategi for utforming av arbeidsplassene. Kontorlokalene bygges av kommersielle utbyggere uten forbindelse til de som faktisk skal bruke lokalene.» Utviklingen mot en profesjonalisering av eierskapet til næringseiendom forsterker dette gapet mellom eiere og brukere, ifølge Hatling. Eierne leter etter stordriftsfordeler, og kontorbyggets innbyggere blir mer og mer uinteressante.

Forskningen til Sintef avdekker flere utfordringer for bedrifter som vil øke produktiviteten når de flytter eller bygger om:

• Flytting skal kjennes: Flytting er et effektivt virkemiddel til organisasjonsutvikling. Derfor må flytteprosessen «riste» i organisasjonen.

• Øke bevisstheten om kontormiljøet: Byggingen og utformingen av kontorlokalene må kobles til hva de faktisk skal brukes til.

• Må åpne opp: Åpne kontorløsninger fører til økt produktivitet, men de må designes på rett måte. Avdelingsskiller kan bli sperrer som hindrer utvikling og omstilling.

Flyttingen skal kjennes

De fleste bedriftsledere ønsker at bedriften skal bli minst mulig påvirket av flytteprosessen. «Default-innstillingen til bedriftsledere er at en flytteprosess skal gli umerkelig. Den skal kjennes minst mulig. Men den bør kjennes mest mulig,» mener Hatling. Flytting er nemlig et effektivt virkemiddel for organisasjonsutvikling. En flytteprosess er en god anledning til å løfte på noen steiner. Til å gjøre ting bedre, til å organisere bedriften på nye måter og ta i bruk nye arbeidsformer.

Firmaet Totalreform har jobbet med slike flytteprosesser i over 20 år. Mens flytting tidligere var primært en logistikkutfordring med flytting av pappesker, er flytting i dag et utviklingspotensial. Det er en komplisert prosess, men resultatet kan være økt produktivitet, bedre arbeidsmiljø og bedre arealutnyttelse. Det kan også styrke motivasjonen til medarbeidere og ikke minst øke trivselen.

«Flytting kan brukes til å starte på nytt. Bedriften kan bli ny over helgen. I løpet av noen dager kan man legge gamle feider, dårlige rutiner og uønsket kultur bak seg, og starte på nytt mandag morgen – 100 prosent operativ,» sier rådgiver Jørund Kjøsnes i Totalreform. Han mener Telenors flytting til Fornebu har vært skjellsettende i norsk næringsliv. Og mange flytteklare bedrifter viser til nettopp Telenor når de tar kontakt med Totalreform. «Det er en økende bevissthet i markedet om bruk av kontorlokaler som strategisk virkemiddel. Flere bedrifter ser at fysiske kontorlokaler er mer enn en kostnad. Mer enn bare leieutgifter,» sier han.

I andre halvdel av 2005 pakket Arbeidstilsynet sakene og begynte reisen mot Trondheim. Bare 12 av 160 ansatte ble med på flyttelasset. Tilsynet benyttet flyttingen til å gjøre store forandringer i organisasjonen. De styrket distriktskontorene, og bygget opp en mindre, strategisk enhet i Trondheim med halvparten så mange ansatte som de hadde i Oslo. Slik ble flytteprosessen et effektivt virkemiddel for å utvikle organisasjonen fra en ren tilsynsetat til en kunnskapsetat. «Omorganiseringen var en del av en ny strategi hvor vi skal legge større vekt på kunnskapsutvikling. Vi skal fortsatt føre kontroll og tilsyn, men med 500 ansatte kan vi ikke være på tilsyn i 240.000 virksomheter hvert år. Løsningen er å bidra med kunnskap i forhold til å skape et godt arbeidsmiljø,» sier Ingrid Finboe Svendsen, direktør i Direktoratet for arbeidstilsynet.

Liten kobling mellom bygg og bruk

Arbeidstilsynet fikk hjelp av Sintef, og benyttet anledningen til å «riste» i organisasjonen. Til å introdusere nye kontorløsninger og nye arbeidsformer. Arbeidsformer som var mer tilpasset det den nye organisasjonen skulle jobbe med, nemlig kunnskapsutvikling. De rev veggene og kvittet seg med tradisjonelle byråkratiske arbeidsformer. Selv om kunnskapsarbeid er mangeartet og forskjellig, er produksjonslokalene forbausende like. Gullstandarden er cellekontor med noen møterom. Få bedrifter vet hvordan utformingen av produksjonslokalene for kunnskapsarbeidere kan øke produktiviteten, ifølge Sintef.

I stedet er de opptatt av å effektivisere arealbruken, av å redusere antall kvadratmeter per ansatt. Men bedrifter som dytter flest mulig folk inn i et kontorlandskap for å spare penger, kan fort tape på det. «Det man tjener inn på arealeffektivitet spises fort opp av en nedgang i produktiviteten,» påpeker Kjøsnes i Totalreform. Hvis de ansatte produserer dårligere, hjelper det ikke med lavere husleieutgifter. Oppmerksomheten må være på bruken av lokalene. Hvordan bedriften kan samhandle bedre og øke produktiviteten – fremfor en spareholdning, mener han.

Men kontorbygg bygges ikke for det arbeidet som skjer der. Det er dårlig forbindelse mellom de som bygger ut lokalene, og de som skal jobbe der. I sitt mangeårige arbeid med norske bedrifter konkluderer Hatling med at forsvinnende få kunnskapsbedrifter har en arealstrategi som er koblet til hva de skal jobbe med i kontorlokalene. Selv om bedriftene må ha kostnadskontroll på arealbruk, så prioriterer de ressursene feil. Til tross for at trenden i arbeidslivet er samarbeid, så prioriterer bedriftene den individuelle arbeidsplassen. Til tross for at arbeidstakerne bruker mindre tid på kontoret sitt enn de selv tror at de gjør, så brukes en altfor stor del av potten på den individuelle arbeidsplassen.

Han trekker frem flere faktorer som peker i retning av en ny organisering av arbeidsplassen. Kunnskapsarbeidere bruker mer tid på snakking med hverandre enn de selv tror. Det viser loggføring av medarbeidernes aktiviteter. Og hva er forskjellen på jobbing og jabbing? Den forskjellen er ikke alltid like lett å sette. Her er det flytende overganger.

Han peker på et paradoks: Norsk næringsliv er prosjektorientert, men mangler prosjektarealer. De har cellekontor og møterom, men ikke store arealer som er tilrettelagt for prosjektarbeid. Deltakerne kommer ofte fra hver sin avdeling, fra hvert sitt kontor. De har møter inn i mellom, men mangler kontinuitet fra møte til møte. De trenger prosjektarealer. «Dagens kunnskapsarbeid er ofte stykket opp i biter, hvor ulike folk jobber med ulike biter. Da er det ekstremt viktig at flyten mellom disse bitene fungerer bra,» sier Hatling.

«My cell makes me well»

God flyt og økt kunnskapsdeling sikres best i kontorlandskap eller en såkalt åpnere kontorløsning, ifølge Sintef. Det var også det Direktoratet for Arbeidstilsynet landet på. «Vi ønsker å fremstå som en litt annerledes offentlig etat. En åpen kunnskapsetat. Derfor bygger vi ned avdelingsskillene. Slike grenser kan fort bli sperrer. Sperrer som hindrer utvikling, omstilling og nyskaping,» sier Finboe Svendsen.

I en rapport fra Statskonsult påpekes at sterke fag og sektorbindinger hindrer nytenking og nyskaping i offentlig sektor. Nyskaping skjer blant annet i møtet mellom fag og sektorer. Målet til Arbeidstilsynet er å få til slike møter mellom ulike grupper, en kunnskapsdeling mellom ingeniører, psykologer, jurister og samfunnsvitere. Den brede kompetansen skal spres, deles og utvikles. Derfor har de valgt en åpen kontorløsning hvor medarbeiderne og ledelse sitter i klynger på fire og seks personer. De har også mange stillerom, prosjektrom, møterom og sittegrupper.

Kontorlandskapet har mange uvenner. Støyende, helsefarlig og uproduktivt arbeidsmiljø er noen av karakteristikkene. Andre undersøkelser viser at både trivselen og helsen er bedre, og sykefraværet mindre i åpne kontorlandskap. Forskningen peker i flere retninger. Hatling mener hele betegnelsen kontorlandskap blir for generell. «Det viktigste med et kontorlandskap er at folk skal møtes. Trenger de rom for konsentrasjon, kan de ha egne rom for dette.»

Støyproblemet kan imidlertid reduseres gjennom arkitektoniske løsninger, interne kjøreregler og informasjon i forkant av flyttingen, mener Sintef. «Våre undersøkelser viser at støyen oppleves som mindre hvis de ansatte er forberedt på støyen. Støy er nemlig så mangt. Støy kan også være produktiv. Bare noe banalt som å ta telefonen i landskapet er en del av kunnskapsdelingen. Slik kan medarbeidernes tause kunnskap løftes frem. En viktig kunnskap som ikke formidles i formelle møter.

Offentlig saksbehandling foregår mye gjennom telefonsamtaler med brukerne. Ved å sette sammen saksbehandlerne i klynger skjer det en form for uformell kvalitetssikring. Medarbeiderne hører hvordan andre bruker lovteksten, de blir oppdatert på tolkninger av lovtekst gjennom å se hvordan andre bruker den.

I forsikringsbyråer kan medarbeiderne høre hvordan kollegene tilbyr forsikringsprodukter, hvordan de selger, hva de legger vekt på. «Selv om den individuelle produktiviteten skulle gå ned, går den kollektive produktiviteten opp,» sier Hatling.

Forskningen viser også at kunnskapsarbeiderne tror at de er mindre produktive fordi de føler seg plaget av støy. Men dette viser seg ikke på bunnlinjen. Det er bare en følelse. Støy er både negativ og positivt. «Men man kan ikke bare fjerne støyen, for da fjerner man også samhandlingen,» sier Kjørnes. Han fremhever at medarbeiderne må lære seg å jobbe i åpen løsning hvis bedriften skal skifte kontormiljø.

De må lære seg å jobbe med støy og avbrytelser. Men det er ingen fasit hvordan en bør utforme kontormiljøet. Det handler ikke om hva som er best mellom cellekontor eller kontorlandskap. En må tenke alternativt. En kan for eksempel ha bittesmå kontorer som er så små som telefonbokser og legge vekt på store fellesarealer. Det avgjørende er å tilrettelegge for de aktivitetene som virksomheten skal drive med. «I hjemmene våre skreddersyr vi ulike rom for ulike aktiviteter. Vi tilrettelegger for vasking på badet, for laging av mat på kjøkkenet. Det må vi også gjøre i utformingen av kontorlandskapet,» sier Kjøsnes.

De fleste yrker har et element av flere arbeidsformer i seg. Men det folk definerer som viktig ved sitt arbeid, er det de tror de bruker tid på. «Konsentrasjonsarbeid kan være en viktig, men kanskje bare en liten del av arbeidet ditt. Derfor må en se hvor mye av tiden den enkelte bruker på ulike aktiviteter og legge opp arbeidsmiljøet etter det. En må serve hele arbeidstakeren,» sier Hatling.