Gode råd for medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtalen skal danne utgangspunkt for regelmessig oppfølging og kommunikasjon mellom leder og medarbeider, slik at en kan se sammenhengen mellom egen innsats og det som skal til for å nå bedriftens mål.Det er viktig at medarbeidersamtalen ender med en konkret handlingsplan. Et godt tips er derfor å konkludere underveis i samtalen - hva skal vi gjøre med dette, hva er ditt ansvar og hva er mitt?

Erfaring og forskning har vist at ansatte som har medarbeidersamtaler skiller seg ut fra dem som ikke har hatt slike samtaler, ved at de ansatte trives bedre, får brukt evner og ferdigheter bedre og tar lettere initiativ, får oftere tilbakemelding og oppfølging, samt at de opplever større grad av medbestemmelse, tillit, kommunikasjon og samarbeid.

Målet

• Formidle og klargjøre mål, krav og forventninger, og sikre sammenheng mellom den enkeltes innsats og bedriftens mål og resultater.
  
• Kartlegge og klargjøre den enkeltes og organisasjonens behov for kompetanse på kort og lang sikt.
  
• Utforme planer for utvikling, støtte og oppfølging av den enkelte medarbeider.
  
• Gi tilbakemelding til leder og medarbeider på oppnådde resultater.
  
• Det bør holdes minst én medarbeidersamtale pr. år.

Forberedelse

• Informer medarbeiderne dine om hva hensikten med Medarbeidersamtalen er.
  
• Avtal tid og sted i god tid, slik at begge rekker å forberede seg.
  
• Velg et sted der begge kan sitte uforstyrret
  
• Forbered deg godt og ha nødvendig dokumentasjon for hånden.
  
• Sørg for å ha god tid til samtalen.
  
• Tenk gjennom medarbeiderens situasjon på forhånd.

Gode råd

• Ta samtalen på alvor
  
• Gi oppmerksomhet og anerkjennelse
  
• Inviter til åpen tilbakemelding og gå foran i åpenhet
  
• Knytt tilbakemelding til konkrete hendelser
  
• Ta gjerne notater, men ikke om personlige eller spesielt følsomme ting
  
• Ikke lov mer enn du kan holde, og si ikke noe du ikke mener.
  
• Lytt mest!! Hvis du under samtalen oppdager at medarbeideren har problemer som er vanskelig å mestre - still opp som samtalepartner/veileder og gjennomfør medarbeidersamtalen senere.
  
• Revurder egne synspunkter og se en sak fra flere sider.
  
• Bli enig om oppfølging av samtalene. En god og konkret handlingsplan er det viktigste verktøyet du har for å kunne få praktiske resultater av samtalen.

Det bør også avtales hvordan man skal følge opp de punktene som kommer frem i handlingsplanen. Hvis man skal vente i inntil ett år til neste samtale før handlingsplanen skal følges opp vil mye kunne gå i glemmeboka.

For en større bedrift er det en fordel at det lages en oversikt over gjennomførte samtaler. Medarbeidersamtaler tar tid, og det er lett for noen ledere å prioritere dette bort.

Kilde: adekvat.no