Kunsten å presentere

Hvor mange har ikke som tilhørere forgjeves prøvd å skjule en gjesp under en drepende kjedelig presentasjon? Og hvor mange har ikke merket hvor ekkelt det er når publikum er mer interessert i skotuppene sine enn i hva du prøver å formidle fra talerstolen?

- Det er utrolig viktig at du kan presentere informasjonen du skal formidle på en bra måte. Ta for eksempel en konsernsjef som skal presentere årsresultatene. Hvis han er nervøs og virker usikker vil publikum med en gang tro at det er noe som ikke stemmer. Det er ikke så heldig, sier Karla Smith, kursleder i presentasjonsteknikk og forfatter av boken Presenter!.

Så slapp av, os av selvsikkerhet, og du vil snart ha publikum i din hule hånd. Eller? Det spørs om du klarer å snakke på et språk tilhørerne forstår. Smith mener noe av det vanskeligste med å overføre et budskap er å klare å forenkle det slik at tilhørerne forstår hva du vil formidle. Det kan være fristende å briljere med kunnskapene dine, men hele øvelsen er poengløs dersom det du sier går rett over hodene på folk.

- Mange regner bruk av humor som en sikker vinner?

- Humor er bra hvis det faller deg naturlig, hvis ikke blir det veldig flatt. Og humoren må samsvare med innholdet.

- Kanskje ikke så lurt å fleske til med en skikkelig grovis?

- Nei, groviser bør man holde seg langt unna. Jeg har vært borti folk som gjør det, og det er katastrofe.

SPØRSMÅL FRA SALEN

Du skal opp foran en full sal og presentere bedriftens årsresultat, legge frem den nye markedsstrategien eller varsle omstrukturering av selskapet. I salen sitter vriene investorer og hvasse journalister. Du vet at de vanskelige spørsmålene vil komme.

- Du må forberede deg på å få spørsmål fra salen, og hvis det er journalister der, må du regne med kritiske spørsmål.

Smith anbefaler at du selv tar opp de vanskelige temaene. Da viser du at du er ærlig og ikke redd for situasjonen. I tillegg er det du som åpner diskusjonen, og det kan være en fordel. Og sørg for å forstå spørsmålet før du svarer.

- Det kan likevel være spørsmål du ikke kan svare på, for eksempel spørsmål om strategi. Du bør vite på forhånd hva du ikke kan kommentere, og ha en god grunn for hvorfor, sier Smith.

- Hvem synes du er flinke til å holde presentasjoner?

- Jeg synes Arthur Buchardt er flink, han er personlig og trives på scenen. Røkke greier seg også bra. Han er tydelig og klar, og du vet hvor du har ham. Ingebrigt Steen Jensen er fantastisk, og han elsker å stå på scenen.

- Det er det ikke alle som gjør. Hvis du er skikkelig nervøs, og det er fem minutter til du skal holde presentasjonen - hva gjør du da?

- Pust dypt, og husk at folk generelt er vennligsinnede. Det er ingen grunn til å være nervøs hvis du er godt forberedt, beroliger Smith.

- Det er veldig trivelig når du mestrer slike situasjoner, men pyton hvis du ikke gjør det. Alle kan lære seg å prestere, men du må forberede deg.

Økonomisk Rapport tok en ringerunde for å få tips fra tre personer som er vant til å holde presentasjoner og snakke for forsamlinger.

Siv Jensen,
leder av Fremskrittspartiets finanskomité

Erfaring og ærlighet

- Jeg er ikke glad i manus og bruker det bare hvis jeg må. Jeg får frem mye mer spontanitet uten manus. Men det betyr ikke at jeg ikke gjør noen forberedelser.

- Hva slags forberedelser gjør du?

- Jeg går gjennom temaet og skriver stikkord med problemstillinger jeg må innom. Det er viktig å kunne stoffet skikkelig i forkant. Men folk er forskjellig skrudd sammen, så jeg tror man må finne ut hvordan man er som person. Noen er best med manus, andre ikke.

- Hva med bruk av humor?

- Det er bra å være fri og uformell, men man bør være varsom med hva slags humor man bruker, så man ikke tråkker noen på tærne. Det er best å bruke inkluderende humor, og humoren bør være spontan.

- Hvordan takler du kritiske spørsmål?

- Jeg har veldig ofte en klar formening om hvor de kritiske spørsmålene vil komme, og mitt beste råd er å være dønn ærlig. Folk vil alltid prøve å ta deg hvis du fremstår som litt uryddig. Det er bedre å være den som avslører enn å bli avslørt. Prøv aldri å lure dem som skal lytte til deg.

- Har du gått på kurs for å lære, eller er alt erfaring?

- Det har vært en blanding. Uansett hvor mange kurs du går, er det ikke alltid lett å bruke det du har lært i praksis. Man må kaste seg ut i det. Jeg lærer mye av å se videoopptak av TV-debatter. Da blir du for eksempel oppmerksom hvis du har noen rare fakter. Du er selv din beste kritiker. I bunn og grunn er det altså erfaring og ærlighet som er viktigst.

Arne Hjeltnes,
underholder og fiskeriutsending i HongKong for Eksportrådet for fisk

Skriv selv og bruk selvironi

- Noen har talegaver, noen har det ikke. Men jeg tror de fleste kan trene seg opp til å holde ålreite presentasjoner, sier Hjeltnes.

Han leies ofte inn av bedrifter og andre som ønsker at han skal holde foredrag om diverse tema.

- Da møter jeg en forsamling med høye forventninger, og jeg må levere et bra innhold og også begeistre litt. Jeg må vite litt om dem jeg skal foredra for og hva de er opptatt av for å finne morsomme poenger.

- Det er viktig at det ikke er vitser, det er bedre å bruke morsomme anekdoter og historier. Jeg samler på gode historier jeg kan bruke senere.

Hjeltnes anbefaler å ikke legge lista for høyt og å styre unna etterligninger. Det er mulig salgssjefen er god til å etterligne Trond-Viggo, men han blir ikke like morsom.

- Selvironi er fantastisk bra, og det er lov å smøre på og sette på spissen. Det beste er å begynne med det nest beste, slutte med det beste, og å ha noen morsomme «hvileskjær» innimellom. Men vitsene må ha relevans. Du kan ikke presentere et årsresultat og presse inn svenskevitser.

Hjeltnes legger til at når man beveger seg inn på et fagområde man ikke kjenner, er det bedre å demonstrere egen uvitenhet enn å late som om man kan mer enn man gjør.

- Ellers synes jeg man bør skrive foredraget selv, og ikke få det i hånden av sekretæren rett før. Da får man en helt annen fremføring, fordi du kjenner stoffet godt.

Øystein Dørum,
sjefsøkonom i DnB NOR

Må tørre å forenkle

- Dette handler om kommunikasjon - om å få tilhørerne til å forstå mest mulig av det du vil få frem. Tipset mitt er å ha noen få, klare poenger. Svært ofte betyr dette at jeg må forenkle og spisse budskapet så langt det er faglig forsvarlig.

- Jeg møter ulike typer forsamlinger når jeg holder presentasjoner. Når jeg møter de største institusjonelle forvalterne, kan jeg hoppe over mange av premissene fordi disse kjenner fagområdet godt. Når jeg snakker til «folk flest» - enten direkte eller via media - prøver jeg å bruke et språk folk forstår. Da kan det ofte hjelpe med bilder og eksempler.

Dørum mener det er viktig å tørre å forenkle.

- Det kan være vanskelig for folk med akademisk bakgrunn og som er opplært til at analysene som ligger til grunn for konklusjonen skal diskuteres grundig. Men om man tar seg selv og faget for alvorlig, når man ikke frem til tilhørerne. Det er lite lurt å gå inn med en «nå skal jeg vise hva jeg kan»-holdning.