Når veggene faller

Det er helt fantastisk! Etter 40 år innesperret på eget kontor føler jeg meg nå som en fri mann, sier Jan I. Thorsen.

For et år siden var stemningen en litt annen. 60-åringen jublet ikke akkurat da han fikk beskjed om at de ansatte i Posten Norge skulle samles på Posthuset - i et lokale uten lukkede kontorer.

- Jeg var behersket skeptisk. Det var ingen vei utenom, så det nyttet ikke å hisse seg opp. Men jeg lurte veldig på hvordan det ville bli. Jeg var redd for at det ville bli vanskelig å konsentrere seg. Og så tenkte jeg på hvor jeg skulle gjøre av alle permene, bøkene og papirene jeg hadde lagret på kontoret. Det endte med at jeg måtte kaste 19 avfallssekker, ler Thorsen.

I dag har han ikke mye plass å rote på. Pulten han sitter på er til låns. På Posten Norge heter det nemlig ikke din og min plass. De ansatte kan fritt velge hvor de vil sitte - innenfor sin sone. Til oppbevaring av personlige eiendeler har hver ansatt - leder som underordnet - fått tildelt et låsbart skap.

Rydderegelen er en del av de uformelle kjørereglene som gjelder for de 860 Posten Norge-medarbeiderne som har jobbadresse Posthuset, 13. til 19. etasje. Reglene kan variere litt fra etasje til etasje, men har alle samme siktemål: Skape et arbeidsmiljø hvor alle kan trives. Telefonen skal alltid være innstilt på «møte» eller «stille» når den ligger på pulten. De ansatte blir oppfordret til å tenke over hvor høyt de snakker, slik at ikke naboen blir forstyrret.

Ordningen ser ut til å virke. I 19. etasje hører vi ingen roping eller iltre telefoner som ringer, bare en svak summing av myke stemmer. Innredningen skal nok ha sin del av æren. Gulvene er belagt med grå tepper, som virker lyddempende. Flere steder på de hvite veggene henger fargerik kunst, og store vinduer sørger for nok dagslys. Hver etasje er delt inn i 8 soner, hver med 12 arbeidsplasser. Både pulter og stoler er regulerbare, slik at de kan tilpasses hver bruker.

I tillegg til sonene har hver etasje 12 stille samtalerom, samt et par mindre møterom. To minikjøkken med kjøleskap og kaffemaskiner sørger for å stille sultne mager og tørste ganer dersom veien ned til kantinen blir for lang.

MER MORO

- Ingen ting er tilfeldig, sier pressesjef Birgitte Lund Nakken.

- Vi hadde tre motiver bak omleggingen fra lukkede kontorer til åpent landskap. Det ene motivet går på det økonomiske. Hvert år sparer vi 138 millioner kroner som følge av samlokaliseringen. En åpen kontorløsning gjør dessuten at kommunikasjonen og kunnskapsdelingen flyter bedre. Men kontorlokalene skal også si noe om hvem vi er. Vi skal være verdens mest fremtidsrettede postbedrift.

Selv om Posten ikke har gjennomført noen undersøkelse av hvordan de ansatte trives på Posthuset, mener Lund Nakken graden av tilfredshet er høy.

- Jeg tror det fungerer bra, sier hun.

Jan I. Thorsen i informasjonsavdelingen og trainee Merete Hammer har i alle fall bare gode ord å si om ordningen.

- Spenningen i forkant av flyttingen var helt uten grunn. Det er faktisk ingen ting jeg savner fra det gamle kontoret, jeg kan faktisk ikke forstå hvordan jeg holdt ut 40 år i celle, sier Thorsen.

Han synes det er mye lettere å ta kontakt med kollegene i den åpne løsningen. Merete Hammer nikker. Som ny i konsernet opplevde hun at det var lett å komme inn i miljøet.

- Jeg tror kontorlandskapet har ført til at jeg har glidd lettere inn. Hvis jeg sitter fast, er det bare å snu stolen rundt. Med lukkede kontorer må man gjerne booke møter, påpeker hun, og legger til at løsningen også gjør noe med humøret.

- Latteren har lett for å smitte, smiler 24-åringen.

TROR PÅ BLANDINGSKONTORET

Posten er bare en av mange norske virksomheter som de siste årene har innført åpent kontorlandskap. Den danske forskeren Eva Bjerrum i Center for New Ways of Working er overbevist om at flere vil følge etter.

- Folk arbeider i dag ikke bare på den fysiske arbeidsplassen. Noen har hjemmekontor, mens andre tar med jobben på café. Dette stiller også nye krav til den offisielle arbeidsplassen, som i større grad blir et sted for interaksjon, sier Bjerrum.

Hun har forsket på nye arbeidsformer de siste 7-8 årene, og kom i fjor ut med en egen bok om emnet. Der tar hun opp fordeler, ulemper og utfordringer ved de nye arbeidsformene, samt presenterer noen ideer om hvordan morgendagens kontor vil se ut.

Fremtidens kontor er ifølge Bjerrum både åpent og lukket.

- Jeg tror vi vil se flere blandede kontorer, det vil si en miks av åpne landskap og vanlige kontorceller. Fleksible løsninger vil også bli mer vanlig, og flere vil jobbe hjemme.

Hun mener det er viktig å skape arbeidsplasser som gir de ansatte valgmuligheter. Samtidig advarer hun mot å la estetikken ta overhånd.

- Det er latterlig å ha regler om at de ansatte ikke kan henge opp bilder eller ha personlige eiendeler rundt seg. De må få lov til å vise sin identitet. En løsning der medarbeiderne blir en møbelutstilling, vil ikke fungere.

Bjerrum minner også om at endring i kontorlokalene forutsetter endring i organisasjonen.

- Det er naivt å tro at folk innretter seg etter rom. Rommet i seg selv kan aldri bli en endringsagent.

Dersom arbeidsgivere foretar endringene med kløkt og visdom, har Bjerrum ingen problemer med å anbefale åpne løsninger.

- Kunnskap spres lettere, og det blir enklere å utveksle erfaring. Nye føler seg fortere hjemme, og det blir morsommere å gå på jobb.

SKEPTISK

Åpne kontorlandskap forbindes gjerne med dotcom-bølgen og fremadstormende IT-selskaper på slutten av 90-tallet. Arbeidsformen er imidlertid en god del år eldre. På 70-tallet var åpne landskap den store farsotten, men ti år etter valgte flere bedrifter å gå tilbake til de lukkede kontorene.

- Jeg synes det er rart ingen har spurt seg hvorfor, sier universitetslektor og psykolog Knut Inge Fostervold ved Universitetet i Oslo.

Telenor har lenge vært mønstereksempelet på en bedrift som med stor suksess har fjernet kontorveggene. Fostervold synes ikke det er underlig at de ansatte trives, men spør seg om årsaken virkelig er de åpne løsningene.

- Telenor har tross alt brukt flere millioner kroner på å skape et tipp topp moderne bygg. Jeg tror hvem som helst ville vært fornøyd der, uansett kontorløsning, påpeker han.

Internasjonal forskning forteller at det ikke er bare uproblematisk å fjerne cellekontorene. I noen tilfeller kan det gå både på produktiviteten og helsen løs.

- For det første har vi problemet med støy. Man kan ikke lenger lukke døren etter seg. Belysning er et annet problem. Det er vanskelig å foreta individuelle tilpasninger. Den viktigste påstanden for å rive veggene er at omleggingen vil øke den uformelle kommunikasjonen mellom de ansatte. Det er imidlertid lite eller ingen ting i litteraturen som støtter denne påstanden. Snarere tvert imot. Folk føler seg invadert, og slutter å invitere kollegene til uformelle samtaler. Behovet for skjerming har slått ut i de underligste påfunn. De ansatte ved en bedrift i Sverige satt med hørselsvern for å markere at de ikke ville bli forstyrret, forteller universitetslektoren.

Han understreker at han ikke er imot åpne kontorløsninger, men oppfordrer bedrifter til å være kritiske når de vurderer nye arbeidsmetoder.

- Jeg vil oppfordre arbeidsgivere til å spørre seg om et kontorlandskap hjelper de ansatte til å gjøre jobben bedre. Det er viktig å ha et avklart forhold til motivene for å fjerne veggene. Lokalene må være tilpasset de ansattes arbeidsoppgaver, sier Knut Inge Fostervold.

Sjefene vil ha egne kontorer

Én av tre bedrifter vurderer å gjøre om på kontorløsningen. Sjansen for å havne side om side med sjefen er likevel liten. Topplederne foretrekker nemlig å ha sine egne, private kontorer.

Det viser en undersøkelse forskningsprosjektet DEKAR har utført i samarbeid med TNS Gallup. 750 nordiske ledere deltok i prosjektet, som har som hensikt å øke forståelsen av arbeidsplassen som strategisk virkemiddel. 40 prosent svarte at de hadde gjort endringer i kontorlokalene de siste to årene. En tredjedel sa at de hadde planer om å gjøre noe de neste to årene. Interessen for å gjøre om var sterkest blant de norske sjefene.

Sjefene selv foretrekker imidlertid å ha individuelle kontorer. Det synes Eva Bjerrum er synd.

- Hvis ikke ledelsen går foran, vil neppe de øvrige medarbeiderne akseptere endringene, sier forskeren.

John W. Bakke i Telenor FoU, som er med på å lede DEKAR, mener forskjellige typer arbeidsplasser kan forklares både ut fra funksjon, men også ut fra ønske om å markere status.

- I tilfeller der motivet bak åpne arbeidsplasser er økt samhandling mellom ansatte, blir det lett gitt motstridende signaler dersom løsningen ikke også skal omfatte ledelsen, sier han.