Vil rasjonalisere dokumentflyten

Vi skriver mer enn noen gang og bruker stadig mer tid på å lese. De fleste har for vane å skrive dokumenter som er for lange og for lite presise. Budskapet drukner rett og slett i mengden av informasjon. Etter mange års arbeid er det utviklet en skriveteknikk, Nivåmetoden, som effektiviserer skrivingen og sikrer at leserne raskt kan oppfatte hovedbudskapet.

Tormod Bjørnstad og Jarl H. Bibow i Nivåmetoden AS har brukt lang tid på å utvikle en metode og et dataprogram som hjelper ansatte til å bli mer effektive. Tanken bak metoden er det Tormods far, Per Bjørnstad, som har utviklet, mens selve selskapet har fungert operativt i rundt ti år. Metoden gjør at avsender sparer 30 prosent av tidsforbruket ved dokumentskriving, mens mottaker reduserer lesetiden med over 70 prosent. Nivåmetoden er et rasjonaliserings- og effektiviseringsverktøy som gjør at beslutningstakere i bedrifter kan uttrykke seg mer presist både skriftlig og muntlig.

Metoden går ut på å lage et dokument som er kortere og mer presist slik at det sparer både avsender og mottaker for verdifull tid, sier Bibow.

Nivåmetoden er inndelt i tre viktighetsgrader. Først skal avsenderen formidle budskapet, og deretter argumentasjonen, mens detaljene skal komme i vedlegg. Metoden fokuserer på argumentasjon, logikk, struktur og bruk av maler.

Det er viktig å få frem hva mottakeren skal gjøre, sier Bjørnstad.

Nivåmetoden AS har utviklet dataprogrammet NiWin som er en mal for hvordan du skal sette opp et brev eller dokument. Hensikten er å finne ut hvem som skal gjøre hva, innen når og med hvilke ressurser. Man blir tvunget til å formulere seg kort og enkelt slik at budskapet kommer klart frem. Du kan enkelt lime inn den ferdige teksten fra NiWin over i Word. Nå jobber Bibow og Bjørnstad med å få programmet over i Flash, slik at bedrifter kan arbeide med programmet på Internett.

GODE ERFARINGER

Bjørnstad og Bibow har høstet gode erfaringer i ulike departementer for Nivåmetoden. De begynte med kurs over en eller to dager med oppgavetrening. Først utviste deltakerne skepsis og var fastgrodde i det byråkratiske oppsettet, men mange vil nå gjerne bruke Nivåmetoden som norm. Nå satser Bjørnstad og Bibow på å rulle ut dataprogrammet NiWin til alle gamle kunder som tidligere har hatt kurs og fått innføring i metoden. På referanselisten har de blant annet flere departementer, Rikstrygdeverket, NSB, Kværner Engineering, Norsk Hydro, Selvaag Gruppen og Telenor FoU.

Jeg føler at dataverktøyet er bra og kan brukes av alle uten at vi skal stå bak med pekefingeren, sier Bibow. Han legger til at han har til gode å møte en person som mener metoden ikke er verdifull og tidsbesparende. Vi har, fortsetter han, også utviklet et åtte-ukers kurs for arbeidsledige med høy kompetanse. Dette har vi kjørt på Aetat-tiltak i Oslo med svært gode resultater. Kurset fungerer også godt for de med mindre kompetanse. Tross alt, enten vi liker det eller ei, vil det å skaffe seg jobb henge nøye sammen med hvordan man kommuniserer.

LISENS

Bedrifter kan kjøpe en lisens på dataprogrammet NiWin. En lisens koster 1.250 kroner, mens 25 lisenser koster 950 kroner per stk. Ved kjøp av flere lisenser er det mulig å forhandle om en pakkepris.

Vi føler vi har lagt oss på en ganske rimelig pris, sier Bjørnstad.

Nå satser han og Bibow på at flere bedrifter vil oppdage Nivåmetoden, og de pønsker i disse dager ut hvordan de skal gå ut og markedsføre Nivåmetoden. Bibow kom inn i selskapet for noen år siden, men Bjørnstad har levd av Nivåmetoden og konsulentoppdrag i mange år.

- Jeg har levd fint på dette i ti år, sier han.