Synspunkt | Arne Kjelsnes: Trenger handling – ikke møter

­Arne Kjelsnes er bedriftsrådgiver i eget firma og har utviklet og gjennomført et stort antall kurs i møteledelse for både private og offentlige virksomheter.

Lyst til å sende oss et innlegg? Mailadressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Det kan resultere i overkommunikasjon, hvor den samme informasjonen gjentas til det kjedsommelige, og sørge for beslutningslammelse hvor det blir vanskeligere og vanskeligere å ta effektive beslutninger på grunn av stadige gjentagende diskusjoner og drøftinger.

Mye tid kastes bort

Forskere ved universitetene i Lund og Malmö har studert møtekulturen i svenske virksomheter. Konklusjonen kan ikke misforstås: Det gjennomføres stadig flere jobbmøter, men det blir ikke tatt flere beslutninger.

Henning Bang, førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo, har forsket på møter, og konkluderte for en tid tilbake med at norske ansatte, både i privat og offentlig sektor, opplevde at 40 prosent av tiden de bruker i møter, er bortkastet.

Utfører vi det vi vedtar?

I en artikkel i nettavisen forskning.no kan man blant annet lese følgende:

«Den svenske forskeren Nils Brunsson viste allerede for over 20 år siden at det ikke nødvendigvis er en direkte sammenheng mellom det vi sier, det vi beslutter, og det vi gjør. Det betyr at selv om vi snakker masse i møtene, så er det ikke sikkert at vi beslutter noe. Og selv om vi tar noen beslutninger, så er det ikke sikkert at vi gjør det vi har besluttet.»

Møter kan bygge tillit

På den annen side kan hyppige møter bygge tillit, og dermed gi bedre kommunikasjon, raskere beslutningstaking og økt samarbeid. Det er følgelig viktig for ledere å finne balansen for å unngå spill av tid.

Gode grunner for å møtes, er å løfte blikket og ha fokus på de arbeidsoppgavene som eksempelvis kan gjøre driften og hverdagen enklere, og som attpåtil bør koordineres internt.

For meg handler å løfte blikket om å se utover meg selv. Det er nemlig først når jeg hever blikket fra min egen navle at utsikten virkelig blir oppløftende.

Følgende kan være årsaker til hyppige møter:

1. Mangel på intern tillit:
Hvis det er lav tillit internt i ledergruppen, kan medlemmene føle behov for hyppigere møter for å overvåke hverandres aktiviteter og beslutninger.

2. Mangel på klarhet:
Hvis mål og arbeidsoppgaver ikke er klart definert, kan ledere føle seg tvunget til å møtes oftere for å prøve å skape klarhet.

3. Kultur og vaner:
Noen organisasjoner har utviklet en kultur der hyppige møter anses som normen. Dette kan føre til en vane med å møtes for ofte, selv når det ikke er nødvendig.

4. Manglende kommunikasjon:
Dersom det er kommunikasjonsutfordringer i ledergruppen, kan hyppige møter brukes som metode for å forsøke å forbedre kommunikasjonen.

5. Usikkerhet:
Når det er usikkerhet eller raske endringer i organisasjonen, kan det føre til hyppigere møter for å takle dagens utfordringer.

Et lite råd til slutt: Selv om du er blitt innkalt til et møte, så vurdér om du virkelig bør delta eller ei. Alternativt: hva med møter på et kvarters tid eller møter hvor folk står istedenfor at de sitter?