Synspunkt | Thomas Lundh: Prøvetiden – effektiv veiledning av nyansatte

­Thomas Lundh er HR-rådgiver i Yinson Production.

Lyst til å sende oss et innlegg? E-post-adressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Prøvetiden gir arbeidsgiver mulighet til å nøye vurdere den nyansatte. Prøvetid er et verktøy for å lette eventuell oppsigelse basert på manglende faglig dyktighet, tilpasning til arbeidet, eller pålitelighet. For å benytte disse kriteriene som oppsigelsesgrunnlag, må beslutningen være «saklig begrunnet». Det betyr at arbeidsgiver må ha:

1. stilt klare krav til faglig dyktighet, tilpasning til arbeidet, og pålitelighet.
2. gitt tilstrekkelig opplæring.
3. gitt nødvendig veiledning og vurdering av arbeidet.
4. gitt den nyansatte nok tid til å få det til.

I denne kronikken går jeg i dybden på både prøvetidskriteriene og -prosessen.

Kriteriene: Å gi den nyansatte en reell mulighet til å lykkes

Det er lederen som, i kraft av styringsretten, setter forventningene til den nyansatte. For å bli konkret med forventningene, er det nyttig å kunne litt om hvert kriterium mer konkret.

Faglig dyktighet handler om den nyansattes formelle og reelle kvalifikasjoner. Noe avdekkes i utvelgelsen og stillingsbeskrivelsen, men det kan oppstå misforståelser, overdrivelser, eller at den nyansatte lyver om sin dyktighet.

Ta frem stillingsbeskrivelsen, og gjenta mer konkret hva som forventes. For eksempel, hvor dyktig forventes det at den nyansatte skal være på regnskap, analyser, intervjuteknikk eller andre sentrale systemer og prosesser?

For å gi samtalen litt struktur, kan for eksempel faglig dyktighet kategoriseres i tekniske ferdigheter, mellommenneskelige egenskaper, og evnen til konseptuell tenkning, avhengig av hva som er relevant.

Tilpasning til arbeidet handler om at den nyansatte vil eller klarer å komme seg inn i stillingen og samarbeide med de andre i organisasjonen.

Én ting er å være faglig dyktig på regnskap, analyser og intervjuteknikk, en annen å kunne samarbeide og tilpasse denne faglige dyktigheten til «slik vi gjør det hos oss».

Du har kanskje møtt noen som stadig sier «nja, men hos forrige arbeidsgiver gjorde vi det sånn. Det er mye bedre. Vi burde gjøre det sånn»?

Tilpasser den nyansatte sin kompetanse og erfaring til ny kontekst? Driver hen bare klipp-og-lim, eller prøver hen å få en firkantet kloss inn i et rundt hull?

Pålitelighet

Det siste kriteriet er pålitelighet og dreier seg om tillitsforholdet mellom den nyansatte og arbeidsgiver.

Selv om den nyansatte er faglig dyktig og tilpasningsdyktig, er det også viktig at hen er til å stole på. Hvis en ansatt ikke møter opp i tide, ikke overholder tidsfrister, ikke snakker sant, eller ikke følger de etiske retningslinjene, er veien til oppsigelse kort.

I introduksjonen av en ny ansatt til bedriften handler pålitelighet også om mer personlige forventninger den enkelte lederen har. Mange ledere sier selv at de heller vil ha en medarbeider som må be om tilgivelse enn tillatelse. «Heller en medarbeider som har tatt litt for mye Möllers tran.»

Men forventer de det i praksis? Er det greit å kjøpe vinflasker til over tusenlappen per flaske på forretningsmiddag? Trenger den nyansatte å si ifra før hen tar hjemmekontor? Hvordan avtales overtid? Hvor korrekt forventes det at den nyansatte skal føre timeregistrering og reiseregninger? Kan for eksempel øl og tequila føres på reiseregning på forretningsreise?

Pålitelig kan virke som sunn fornuft, men det er også det viktigste og vanskeligste punktet å avklare.

Prosessen: Sentrale samtaler underveis

Prøvetidsprosessen skjer primært i dialog. Derfor er det viktig å skape rom for at sentrale samtaler skjer underveis i prøvetiden. Først å sette forventninger, så å følge opp i form av opplæring og tilbakemeldinger.

En del forventninger kan være avklart før oppstart. Likevel er det naturlig for den nyansatte å ha møter med både sin leder og HR den første uka. En samtaleguide kan hjelpe ledere med å snakke seg igjennom de tre kriteriene, forventninger til opplæring, tilbakemeldinger, og andre relevante temaer.

De tre kriteriene kan i de fleste HR-systemer også legges inn i en målplan for prøvetiden, som for eksempel SAP SuccessFactors. Der kan notatene fra samtalen arkiveres. Eventuelt send notatene til den nyansatte som referat på epost.

Det er også lederens plikt å gi opplæring og tilbakemeldinger. Disse tar utgangspunkt i forventningene som er satt og den nyansattes forutsetninger:

• Hva trenger den nyansatte å lære? For eksempel av prosesser, systemer, tekniske ferdigheter, eller om organisasjonen, kollegaene, og rollen.
• Når er best tidspunkt å lære hva? For eksempel fra signering av kontrakten eller første arbeidsdag til utløp av prøvetiden eller ut første året.
• Hvordan, eller hvilket format egner seg best? For eksempel én-til-én-møter, presentasjoner, digitalt innhold, bruk av mentor eller fadder, sosiale arrangementer, skygging og mye mer.

Legg svarene i en opplæringsplan, og sett av tid til oppfølgingsmøter underveis.

Hvis det dukker opp utfordringer, konkretisér: Hva mangler ved prestasjonene til den nyansatte? Hvordan kan den nyansatte forbedre dette? Hvordan kan du som leder eller andre støtte?

Videre kan det være lurt å øke møtefrekvensen, og ta kontakt med HR hvis lyset i tunnelen begynner å forsvinne.

Hold dere til det grunnleggende

En bekjent av meg sa en gang «de beste er ikke de som gjør det sporadisk utrolige. De beste er de som utfører de grunnleggende tingene til et nivå som gjør at de er i en egen liga».

Hvis ansettende leder ikke har vært tydelig på hva hen forventer, sikret at den nyansatte får relevant opplæring og gitt nødvendig tilbakemeldinger, hjelper det lite med kule gaver og en onboarding-app med pop-up-meldinger som forteller hvor toalettet er.

Å ta nyansatte godt imot, starter med å trene på det helt enkle og grunnleggende i en god prøvetid.

• LES OGSÅ: Onboarding – en potensiell tåkevandring