Produktiv møteledelse

Ifølge personalbedriften Sticos kan bedriften spare et helt dagsverk, dersom du klarer å effektivisere et møte med syv deltakere med en time.

Bedriften har lagt ut fem tips for effektiv møteledelse på sine hjemmesider.

1. Innkalling med saksliste

   • Vurder hvem som må delta i møtet. Send innkalling til møtedeltakerne god tid i forveien.
   • I møteinnkallingen legger du ved sakslisten. Sakslisten bør forklare hva hver enkelt sak gjelder, hvor lang tid som er planlagt brukt på saken og hvem som er ansvarlig.
   • Er det noe som skal forberedes, må du skrive dette. Oppfølgingssaker fra foregående møter skal alltid være første sak.
   • Vil du spare enda mer tid, bruker du samme dokument som saksliste og møtereferat. Fyll ut og send til møtedeltakerne.
   • Dersom noen andre enn deg selv skal være referent, avklares dette på forhånd.

2. Innramming av møtet

   • Begynn presis. Alt annet er forsinkelse. Forsinkelse er sløsing av din og andres tid.
   • Start møtet med en kort oppsummering av hvorfor dere er samlet og hva som er målet. Ta en kort gjennomgang av sakslisten og tidsrammen.
   • Spør om noen har andre saker som skal diskuteres i møtet. Noter disse sakene sist i sakslisten.

3. Følg sakslisten

   • En saksliste er til for å følges. Konklusjonen i en sak skal skrives i møtereferatet før neste sak begynner. På den måten vil møtet få fremdrift og det vil bli lettere å holde tidsskjemaet.
   • Noen saker vil likevel avhenge av hverandre. Dersom dere må bevege dere mellom saker før konklusjoner kan treffes, gjør møtedeltakerne oppmerksomme på hvilken som diskuteres.

4. Styr diskusjonen

   • Begynn gjerne hver sak med tittelen og hvor mye tid som er satt av til å diskutere den. Noen møteledere foretrekker å bruke nedtellingsur både for å holde tidsrammene for møtet, men også for å skjerpe konsentrasjonen til møtedeltakerne.
   • For noen møter kan dette fungere helt utmerket, mens for andre møter hvor diskusjonen og hvor alles mening bør komme frem er ikke dette særlig egnet.
   • Som møteleder må du alltid ha fokus på at diskusjoner skal ende ut i en konklusjon. Du kan for eksempel:
     • Gjøre idéene som kommer frem tydeligere: «Så du mener at vi burde …»
     • Holde fokus: «Vi holder nå på å diskutere en kombinasjon av eKurs og tradisjonelle kurs. Er dette innenfor opplæringsstrategien vår?»
     • Oppsummer og avklar poengene underveis: «Det ser ut for meg som om … Er dette riktig forstått?»
     • Utfordre idéer: «Vi diskuterer nå en skyløsning for kundene våre. Hvordan kan dette gjøre opplæringen enklere?»

5. Oppsummering av møtet

   • Avslutt møtet med en rask gjennomgang av sakene og hva som ble konklusjonen.
   • Saker som skal følges opp skal tildeles en ansvarlig og det skal settes en frist.
   • Eventuell dato for nytt møte skal settes før møtet avsluttes.
   • Møtereferat bør skrives raskest mulig etter møtet. Da går det raskere å skrive, og innholdet blir sannsynligvis riktigere. Send møtereferatet til møtedeltakerne med en kort frist for å gi tilbakemelding på innholdet.

Produktivitetstyvene

I kompendiet «Effektiv møteledelse» har Ole I. Iversen, rekrutteringsekspert i konsulentbedriften Assessit, har laget en oversikt over kilder til produktivitetstap i møter.

Kilder til produktivitetstap:

• For mange avsporinger
• Uklart mål og hensikt
• For mye irrelevant informasjon
• Særinteresser fremfor felles interesser
• Mangel på konklusjon
• Argumenter blir repetert
• Dårlige saksforberedelser
• Enkeltpersoner dominerer
• For lange møter
• Dårlig forberedte møtedeltakere

Iversen foreslår følgende aktiviteter i forkant av møtene, for å unngå manglende effektivitet:

Oppgaver før møtet:

• Hva er møtets mål og hensikt?
• Må møtet avholdes?
• Analyser når/hvordan du berøres i møtet.
• Minimer antallet deltakere.
• Velg riktig tid og sted.
• Klargjør målet for møtet.
• Send ut saksliste i god tid.
• Deleger forberedelser.
• Tidsbegrens møtet.