Annonse
Ifølge undersøkelser bruker ledere over halve arbeidstiden sin på møter. Men det går an å gjøre dem unna mer effektivt. Foto: Shutterstock.com

Produktiv møteledelse

Ifølge personalbedriften Sticos kan bedriften spare et helt dagsverk, dersom du klarer å effektivisere et møte med syv deltakere med en time.

Bedriften har lagt ut fem tips for effektiv møteledelse på sine hjemmesider.

  1. Innkalling med saksliste

    • Vurder hvem som må delta i møtet. Send innkalling til møtedeltakerne god tid i forveien.
    • I møteinnkallingen legger du ved sakslisten. Sakslisten bør forklare hva hver enkelt sak gjelder, hvor lang tid som er planlagt brukt på saken og hvem som er ansvarlig.
    • Er det noe som skal forberedes, må du skrive dette. Oppfølgingssaker fra foregående møter skal alltid være første sak.
    • Vil du spare enda mer tid, bruker du samme dokument som saksliste og møtereferat. Fyll ut og send til møtedeltakerne.
    • Dersom noen andre enn deg selv skal være referent, avklares dette på forhånd.
  2. Innramming av møtet

    • Begynn presis. Alt annet er forsinkelse. Forsinkelse er sløsing av din og andres tid.
    • Start møtet med en kort oppsummering av hvorfor dere er samlet og hva som er målet. Ta en kort gjennomgang av sakslisten og tidsrammen.
    • Spør om noen har andre saker som skal diskuteres i møtet. Noter disse sakene sist i sakslisten.
  3. Følg sakslisten

    • En saksliste er til for å følges. Konklusjonen i en sak skal skrives i møtereferatet før neste sak begynner. På den måten vil møtet få fremdrift og det vil bli lettere å holde tidsskjemaet.
    • Noen saker vil likevel avhenge av hverandre. Dersom dere må bevege dere mellom saker før konklusjoner kan treffes, gjør møtedeltakerne oppmerksomme på hvilken som diskuteres.
  4. Styr diskusjonen

    • Begynn gjerne hver sak med tittelen og hvor mye tid som er satt av til å diskutere den. Noen møteledere foretrekker å bruke nedtellingsur både for å holde tidsrammene for møtet, men også for å skjerpe konsentrasjonen til møtedeltakerne.
    • For noen møter kan dette fungere helt utmerket, mens for andre møter hvor diskusjonen og hvor alles mening bør komme frem er ikke dette særlig egnet.
    • Som møteleder må du alltid ha fokus på at diskusjoner skal ende ut i en konklusjon. Du kan for eksempel:
      • Gjøre idéene som kommer frem tydeligere: «Så du mener at vi burde …»
      • Holde fokus: «Vi holder nå på å diskutere en kombinasjon av eKurs og tradisjonelle kurs. Er dette innenfor opplæringsstrategien vår?»
      • Oppsummer og avklar poengene underveis: «Det ser ut for meg som om … Er dette riktig forstått?»
      • Utfordre idéer: «Vi diskuterer nå en skyløsning for kundene våre. Hvordan kan dette gjøre opplæringen enklere?»
  5. Oppsummering av møtet

    • Avslutt møtet med en rask gjennomgang av sakene og hva som ble konklusjonen.
    • Saker som skal følges opp skal tildeles en ansvarlig og det skal settes en frist.
    • Eventuell dato for nytt møte skal settes før møtet avsluttes.
    • Møtereferat bør skrives raskest mulig etter møtet. Da går det raskere å skrive, og innholdet blir sannsynligvis riktigere. Send møtereferatet til møtedeltakerne med en kort frist for å gi tilbakemelding på innholdet.

Produktivitetstyvene

I kompendiet «Effektiv møteledelse» har Ole I. Iversen, rekrutteringsekspert i konsulentbedriften Assessit, har laget en oversikt over kilder til produktivitetstap i møter.

Kilder til produktivitetstap:

  • For mange avsporinger
  • Uklart mål og hensikt
  • For mye irrelevant informasjon
  • Særinteresser fremfor felles interesser
  • Mangel på konklusjon
  • Argumenter blir repetert
  • Dårlige saksforberedelser
  • Enkeltpersoner dominerer
  • For lange møter
  • Dårlig forberedte møtedeltakere

Iversen foreslår følgende aktiviteter i forkant av møtene, for å unngå manglende effektivitet:

Oppgaver før møtet:

  • Hva er møtets mål og hensikt?
  • Må møtet avholdes?
  • Analyser når/hvordan du berøres i møtet.
  • Minimer antallet deltakere.
  • Velg riktig tid og sted.
  • Klargjør målet for møtet.
  • Send ut saksliste i god tid.
  • Deleger forberedelser.
  • Tidsbegrens møtet.
Annonse
Annonse