Gilje Tre gjorde 13.000 forbedringer: Norges beste Lean-bedrift

For å lykkes må ledelsen involvere seg på lik linje med de ansatte, påpeker Kenneth Gilje, som har jobbet som Lean-koordinator i Gilje Tre i snart ti år. Sammen med Jon Harald Tune og Per Morten Gilje, henholdsvis økonomi- og HR-sjef og produksjonssjef i Gilje Tre, kunne han både overrasket og stolt ta imot prisen «Årets norske Leanvirksomhet» på Quality Hotel Expo Fornebu i november i fjor.

Lederne foran

Karles Gilje, som er daglig leder av hjørnesteinsbedriften i den vesle bygda på Sør-Vestlandet langs veien til skidestinasjonen Sirdal, innrømmer at utmerkelsen ikke har gått helt opp for ham ennå. Med Hydro Aluminium og Ringnes Tapperi som konkurrenter, hadde ingen helt våget å tro på seier.

– Jeg må fortsatt klype meg i armen, smiler Gilje bak en strøken kontorpult. På veggen foran ham henger et laminert A4-ark med bilde av hvordan kontoret hans skal se ut.

– Vi må leve som vi prediker. Det nytter ikke å kreve ryddighet og orden hos medarbeiderne om vi ikke etterlever standardene våre selv, sier han.

13.000 forbedringer

Siden 2000 har bedriften som produserer vinduer og dører gjennomført 13.000 forbedringer. De fleste av dem i selve produksjonen, men som Lean-koordinatoren påpeker:

– Alt vi gjør er Lean. Målet er en slank produksjon og mest mulig flyt i alle prosesser, ikke utelukkende i produksjonen. Vi kan alltid bli bedre, for Lean handler ikke utelukkende om å etablere systemer for orden og ryddighet, slik en del synes å tro. Det er bare en begynnelse. Lean handler om flyt i hele verdikjeden, fra ordreinngang til levering.

Mye er skjedd i løpet av de femten årene siden hjørnesteinsbedriften besluttet å legge om driften.

– Hva var årsaken til at dere gikk såpass drastisk til verks?

– Vi har egentlig alltid vært opptatt av å bygge virksomheten på sunn fornuft. Lean er en systematisert videreføring av nettopp det, begynner Karles Gilje før han legger til:

– I 2000 fikk vi et par nye øyne til å ta en kjapp gjennomgang av produksjonen. Tilbakemeldingene viste at vi hadde et betydelig forbedringspotensial, noe vi valgte å ta konsekvensene av.

Må være smartere

– Hadde vi ikke gjort det, tviler jeg på at vi hadde sittet her nå, skyter økonomi- og HR- sjef Jon Harald Tune inn. Gilje Tre opererer i et marked der marginene er knappe og der mange av de utenlandske konkurrentene har et helt annet kostnadsbilde å forholde seg til.

– Vi må jobbe smartere! fastslår han.

– Knipe marginer der vi kan.

– Ved hjelp av Lean har vi stadig forbedret produksjonsprosessene. I dag er det ingen som kan slå oss på leveringstid, framholder Karles Gilje som har bidratt til å utvikle Gilje Tre fra en masseproduserende dør- og vindusleverandør til en leverandør av skreddersøm.

– Før produserte vi vinduer i serier, og tilbød så kundene å kjøpe det vi hadde. I dag er det kundene som melder inn hva de ønsker, og så produserer vi det, sier Tune.

De kaller det GPS, Gilje Produksjonssystem, og systemet er best visualisert i rommet mellom administrasjonsbygget og administrasjonshallen. Her er den ene sideveggen forbeholdt de ulike produksjonsavdelingene. Målene er tydelig listet opp, det samme er måloppnåelsen, feilmarginer, forbedringer osv. Her er smilefjes, misfornøyde fjes og her er kurver i rødt og grønt. På den andre siden er det ledernes jobb som står i fokus. Her henger blant annet små kort med ulike fargekoder tilsvarende den enkelte avdeling og med stikkord som gjenspeiler hva som til enhver tid står i fokus for hvert av de 24 teamene.

Alle lærer mer

– En god sjef skal være ute og etterspørre, påpeker Lean-koordinator Kenneth Gilje og viser til Lean-modellen fordrer aktiv deltakelse fra ledelsen. Hos Gilje Tre betyr det blant annet at lederne skal være i produksjonen en halv time hver eneste dag.

– Mange ledere trives best på sitt eget
kontor. Hos oss er det utelukket. Her må
samtlige ledere ut av komfortsonen og gå i møte med folk, fortsetter han.

– Det gir oss en uvurderlig innsikt i hele organisasjonen, skyter daglig leder, Karles Gilje, inn.

«Denne prisen har vi vunnet sammen! Vi vil først og fremst takke alle våre 260 medarbeidere som har gjort en kjempejobb!» uttalte HR-sjef Tune i sin takketale under Lean-konferansen i november.

– Det handler om å bygge en Lean-kultur i bedriften.

Bygger Lean-kultur

– Vi jobber for at Lean skal sitte i ryggraden på folk, sier HR-sjefen og forteller at han i løpet av de siste årene for eksempel har merket seg en stor endring i måten de ansatte drøfter ulike problemstillinger på.

– Mens mange tidligere skjøt fra hofta, er nå påstander uten belegg stadig sjeldnere vare. De fleste har fakta som understøtter budskapet de framfører, sier han.

15 år med Lean har på ingen måte vært noen dans på roser. Det har mest av alt vært hardt arbeid.

– Jeg er i utgangspunktet en tålmodig mann, men tålmodigheten har virkelig blitt satt på prøve, innrømmer Lean-koordinatoren som imidlertid aldri har angret at han tok på seg oppgaven.

– Omstilling er alltid krevende. I tillegg er folk forskjellige. Noen bruker lang tid på å orientere seg i nye landskap, mens andre er langt mer endringsvillige. Jeg vil ikke si at vi opplever motstand, men vi har fortsatt folk som ikke har omfavnet Lean-måten å jobbe på, sier HR-sjefen.

– Det blir neste skritt, lover Lean-koordinatoren.

– Vi må gi beskjed!

For i tillegg til ny organisering og nye systemer, blir den enkelte medarbeider langt mer synlig. Lean fordrer åpenhet, noe som må tilvennes.

– Ikke alle er like gode til å ta imot tilbakemeldinger, smiler Silje Espeland Sømme som har vært i Gilje Tre siden 2011 og som jobber i monteringsavdelingen.

– På bane 4, opplyser hun.

– Noen kan oppfatte tilbakemeldingene som kritikk, men skulle sidemannen for eksempel benytte feil skruer, må vi selvsagt gi beskjed. Og kommer nye inn, så forklarer vi dem at vi er forpliktet til å påpeke feil for å unngå dem i fortsettelsen. Det er et gode både for dem, oss og hele bedriften. Vi passer rett og slett på hverandre, sier hun.

Før år 2000 gikk det med tre uker fra produksjonen av et vindu startet til det var ferdig. I dag er produksjonstiden fire dager.

Gilje Tre har de siste 15 årene ikke bare investert i oppbyggingen av nye systemer og rutiner, men også i nye flytmaskiner. Hvor mye virksomheten til sammen har investert i Lean-tiltak, er vanskelig å tallfeste.

– Det innebærer alt vi har gjort de siste 15 årene, sier Karles Gilje. For ham har en viktig frukt av Lean-innføringen ikke minst vært desentraliseringen av beslutningsprosesser.

– I dag skjer beslutningene der de hører hjemme, nærmest mulig de som opplever utfordringene i det daglige. Tidligere havnet altfor mye på ledernes bord. Vi ble flaskehalser. Med de 24 teamene løses mye i selve arbeidslinjen, av de som står nærmest problemet, sier han.

Ifølge Tune kommer de ansatte med viktige bidrag til Lean-arbeidet.

– Vi er hele tiden på jakt etter potensialet de ansatte har etter å finne ut hvordan ting kan gjøres bedre, påpeker han.

Lederne i Gilje Tre bruker en halvtime i produksjonen hver eneste dag (f.v.) Økonomi- og HR-sjef, Jon Harald Tune, daglig leder Karles Gilje og Lean-koordinator, Kenneth Gilje.(Foto: Bethi Dirdal Jåtun)

Inspirerer andre

Lokalt har Gilje Tre sitt Lean-arbeid inspirert flere virksomheter i kommunen. Barneskolen Bærland skule har allerede drevet forbedringsarbeid med jakt på tidstyver siden 2012. Nå blir ytterligere en barneskole, to barnehager og NAV-kontoret i kommunen Lean-virksomheter og får lære av Gilje Tre.

Ifølge Lean-koordinator Kenneth Gilje har de mellom ti og tjue bedriftsbesøk hvert eneste år.

– Jeg er redd pågangen kommer til å bli større neste år, sier Karles Gilje med et smil, men med en alvorlig undertone. Slike besøk er inspirerende og lærerike, men tar også fokus og verdifull tid.

– Vi må bli enige med oss selv om hva vi har kapasitet til, tenker han høyt.

Møbelprodusenten Ekornes er en av dem som allerede har meldt sin ankomst til Gilja og Sør-Vestlandet til våren neste år.

– Lean-prisen gjør godt! Den er en anerkjennelse og bygger stolthet ikke bare i egen organisasjon, men også i regionen. Men vi har fortsatt mye å jobbe videre med. Og det skal vi gjøre, for Lean gir resultater, fastslår de tre.