Enige om å gå hver sin vei: Hva bør en sluttavtale inneholde?

Spørsmål:

Hei. Jeg er leder i en mellomstor virksomhet og står overfor en situasjon hvor jeg vurderer å inngå en sluttavtale med en ansatt som over tid ikke har fungert tilfredsstillende. Vi har hatt noen innledende samtaler om dette.

I den forbindelse ønsker jeg å sikre at prosessen gjennomføres på en ryddig og korrekt måte – både juridisk og praktisk. Hva er viktig å huske på, og hvilke fallgruver bør jeg unngå?

Kan jeg for eksempel skrive i sluttavtalen at alternativet til sluttavtale ville vært oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold, selv om det egentlig skyldes forhold ved den ansatte? Arbeidstaker har nemlig foreslått dette.

_ _ _ 

Advokatene svarer:

Hei og takk for et praktisk og viktig spørsmål. 

Sluttavtaler kan i mange tilfeller være et hensiktsmessig alternativ til en formell oppsigelsesprosess. Samtidig er dette et område hvor mange arbeidsgivere gjør feil, noe som kan få uheldige konsekvenser. Vi vil derfor komme med noen tips på veien.

Steg 1: Sondere og presentere alternative løsninger for den ansatte

Det viktigste utgangspunktet er at en sluttavtale skal være frivillig. Arbeidstaker må selv ønske å inngå avtalen.

Som arbeidsgiver bør du derfor ikke gå for raskt frem. Start med å undersøke om dette er en løsning arbeidstakeren er villig til å vurdere. Fremgangsmåten må tilpasses den konkrete situasjonen. Hvis bakgrunnen er forhold ved arbeidstakeren, vil det ofte være naturlig å ta opp spørsmålet om en sluttavtale i en oppfølgingssamtale.

I en slik samtale bør du drøfte ulike alternativer, som tettere oppfølging, opplæring, tilrettelegging – og eventuelt sluttavtale som én av flere muligheter. Det er viktig at sluttavtale ikke presenteres som et ferdig eller ensidig forslag på et for tidlig tidspunkt.

Dersom arbeidsgiver går for raskt frem, for eksempel ved å legge frem en ferdig avtale i første møte, kan arbeidstakeren oppleve seg presset. Da kan frivilligheten bli svekket, noe som igjen kan få betydning både for gyldigheten av avtalen og for en eventuell senere oppsigelsesprosess. Det virker som du allerede har sikret dette steget ved å ha hatt flere innledende samtaler med den ansatte.

Steg 2: Forhandlinger om innholdet 

Når det er avklart at arbeidstaker er åpen for å diskutere en sluttavtale, går man normalt over i en forhandlingsfase.

Partene står i utgangspunktet fritt til å avtale innholdet, så lenge det ikke strider mot ufravikelig lovgivning eller er urimelig (mangel på balanse mellom rettigheter og plikter i avtalen). Typiske temaer vil være sluttvederlag, fratredelsestidspunkt, arbeidsplikt i perioden frem til fratreden og håndtering av ferie og feriepenger.

Når det gjelder spørsmålet ditt om formulering av bakgrunnen for avtalen, vil vi sterkt fraråde å skrive at alternativet ville vært oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold dersom dette ikke er korrekt. Bakgrunnen for fratreden har betydning for arbeidstakerens rett til dagpenger. En uriktig fremstilling kan innebære at du som arbeidsgiver medvirker til trygdesvindel. Dette er selvsagt uheldig, og potensielt straffbart.

Det kan også være lurt å ta inn som en del av forhandlingene at sluttavtalen anses som et fullt og endelig oppgjør mellom partene og at arbeidstaker dermed sier fra seg retten til å anlegge søksmål mot arbeidsgiver etter de særlige prosessreglene i arbeidsmiljøloven. Hensikten er å unngå at det dukker opp nye krav i etterkant av inngåelsen av avtalen. Det er igjen viktig å sikre at arbeidstaker faktisk forstår hva dette innebærer.

Det er også god praksis å gi arbeidstakeren rimelig betenkningstid og oppfordre til å søke uavhengig rådgivning før avtalen inngås.

Steg 3: Utforming av avtalen

Uklare eller ubalanserte formuleringer kan skape konflikt og uklarhet i ettertid. Det er derfor viktig at sluttavtalen tydelig avklarer de mest sentrale punktene som skal gjelde for avslutningen av arbeidsforholdet. Dette gjelder særlig følgende punkter:

• dato for siste arbeidsdag – forskjellen mellom opphørstidspunkt og fratredelsestidspunkt

• om arbeidstaker er fritatt for arbeidsplikt eller skal jobbe i oppsigelsestiden

• om det skal beregnes feriepenger og pensjonspremie på sluttvederlaget

• håndtering av ferie og feriepenger – skal arbeidstaker for eksempel få både lønn og feriepenger i juni, eller skal feriepenger tre istedenfor lønn i juni på vanlig måte?

• hvordan avslutningen av arbeidsforholdet skal omtales internt og eksternt

• at ytelsene etter sluttavtalen har skattemessige konsekvenser

• at partene ikke har ytterligere krav mot hverandre utover det som følger av avtalen, og at arbeidstaker som utgangspunkt gir avkall på retten til å reise søksmål knyttet til arbeidsforholdet og avslutningen av det, samt eventuelle fortrinnsrettigheter ved nedbemanning

Avslutning

Den største fallgruven ved inngåelse av en sluttavtale er å se på en sluttavtale som en lettvint og rask løsning, og ikke være nøye med fremgangsmåten eller formuleringene i avtalen.

Avtalen må tåle etterprøving – både juridisk og faktisk. Vær derfor ærlig om bakgrunnen, sørg for en ryddig prosess, og bruk tid på presise formuleringer. Det reduserer risikoen betydelig for feil som kan få rettslige eller økonomiske konsekvenser i etterkant.

Besvart av advokatene Preben H. Mo og Mia Nøkleby.