Er det noen regler for hvordan en advarsel utformes?

Spørsmål: Vi er en salgsrettet bedrift som leverer helsemedisinsk utstyr. En av våre ansatte har forsømt seg overfor en kunde. Nærmere bestemt består forsømmelsen at han ikke fulgte opp en avtale overfor en kunde. Kunden tok det ille opp. Det gjør ikke saken bedre at vedkommende har begått lignende forgåelser tidligere. Vi vurderer nå å gi ham en skriftlig advarsel. Er det noen regler for hvordan en advarsel utformes?