Fra møterom til multirom

Statsbygg har samlet flere statlige virksomheter innen bygg, arbeidsliv og helse i et prosjekt for å danne et kunnskapsgrunnlag for utforming av arbeidsplasser etter korona.

Prosjektleder for «Arbeidsplasser etter korona», Barbro Grude Eikseth, har sett på hvilke lærdommer vi kan ta med oss post-korona. Hun tror det er flere tendenser som vil sette seg.

– Vi kommer til å se mer samhandling gjennom digitale løsninger, mer hjemmekontor, mindre reising, et mer fleksibelt arbeidsliv og mer selvbestemmelse der det er mulig, sier hun. Men vi vet ikke i hvilken grad arbeidsvanene våre blir varig endret.

Sammen med Statsbygg, Stami, Arbeidstilsynet, Folkehelseinstituttet, Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon, Høgskulen på Vestlandet og SINTEF skal hun være med på å etablere en kunnskapsplattform for informasjonsutveksling om pandemiens påvirkning.

Oppgraderte møterom

En problemstilling arbeidsgruppen skal dykke ned i handler om hva som vil skje med møteromsfasiliteter dersom det vil bli mer videomøter og mindre reising.

– Virksomheter vil ha mer bruk for flere multirom dersom noen av tendensene etter korona vedvarer. Det betyr at det i de fleste møterommene må legges teknisk til rette for fjernmøter. Vi vil derfor se en opprustning av den digitale infrastrukturen på alle møterom.

Statsbygg tror fremdeles åpne og fleksible kontorløsninger vil være en dominerende standard for fremtidige kontorbygg, men at det vil være et behov for å ha tilgang til flere enerom og flere rom med skjermer og videomøter.

– Det er opp til hver virksomhets behov hvordan de ønsker å tilrettelegge for dette og finne ut hvordan det kan tilpasses med de arbeidsoppgavene som skal løses, sier Grude Eikseth.

Det er viktig for Statsbygg å se de fysiske løsningene i sammenheng med hva slags organisasjon det er snakk om og hvilke oppgaver den har. Det er nettopp dette som ligger i konseptet «aktivitetsbaserte arbeidsplasser».

– Det er ikke slik at samme løsning passer alle, men vi trenger felles konsepter som er tilpasningsdyktige til ulike behov og endring over tid. Arbeidsplassutformingen skal være et strategisk verktøy for at virksomheten skal kunne nå sine mål. Målet må være å optimalisere samhandling og å bidra til at organisasjonen får gjort oppgavene som skal gjøres, sier hun.

Attraktive arbeidsplasser

Statsbygg mener det er for tidlig å si noe om man skal endre arealstørrelsen på kontorlokaler i fremtiden dersom bruken av hjemmekontor blir mer utstrakt.

– Det er viktig at man får etablert attraktive arbeidsplasser som gjør at den enkelte får lyst å komme på kontoret. Man må også finne en god balanse mellom å jobbe fleksibelt og det å være på kontoret, sier Grude Eikseth.

Hun tror teamfølelse og en felles kultur vil bli viktig å jobbe med når man får et mer fleksibelt arbeidsliv.

– Dette må ledere ta på alvor. Det er fint med fleksibilitet, men virksomhetene skal fungere sammen. Da er det viktig å skape en felles kultur.

Telenor har bygget om sine møterom og etablerer sosiale soner fordi de ønsker at arbeidstakerne skal komme tilbake og oppleve kontoret som et attraktivt sted.

– Kreativiteten blomstrer når man er sosial. Det er vanskelig å ivareta det sosiale samspillet på de digitale arenaene. Jeg tror mange gleder seg til å komme tilbake til kontoret, det merker jeg selv. Det blir lite variasjon på hjemmekontoret.

Men fleksibiliteten ved «å ta en dag» på hjemmekontoret tror hun er kommet for å bli. Dette tror hun vil bli regulert fra virksomhet til virksomhet.

– Økt robusthet mot smitte blir viktig fremover. Også etter korona. Vi ser at teknologien vil utvikle seg, slik at vi må berøre færre overlater. Det blir mindre knapper å trykke på og dører å åpne.

Fleksible løsninger

– Vil man se mer cellekontorer i framtidige kontorbygg?

– Det tror jeg ikke. Vi kan ikke bygge oss ut av smittefare. Pandemien har vist at det er vår atferd som er avgjørende. Men vi kan sikre en organisering som gjør det mulig å holde avstand når det trengs. Det er fortsatt viktig å ha åpne og fleksible løsninger. Samtidig vil det være behov for rom til å trekke seg tilbake til, blant annet for å ha videomøter med folk som ikke er på kontoret, sier Grude Eikseth.

Det er flere faktorer som trekker i ulike retninger. Hjemmekontor gjør at vi får mindre tilstedeværelse på kontoret, men man får samtidig færre jobbreiser som gjøre at tilstedeværelse på kontoret øker.

– Det vil være opp til de ulike virksomhetene hvordan dette balanseres. Det er virkelig ikke slik at én arbeidsplassutforming passer alle. Men vi tror ikke vi skal tilbake til tradisjonelle cellekontorløsninger.

Grude Eikseth viser til IT-avdelingen ved NTNU som har jobbet mye med nye arbeidsformer og nye måter å organisere arbeidslivet på, kombinert med organisasjonsutvikling og ledelse.

IT-avdelingen ved NTNU har hatt åpne løsninger og aktivitetsbasert kontorer, men har nå funnet ut at de har behov for flere cellekontorer. Disse skal derimot ikke være personlige, men man kan leie dem for møter eller når man trenger ekstra konsentrasjon.

– Det er en interessant modell som kan passe for noen, mener prosjektlederen.

Regjeringskvartalet

I vår fikk Statsbygg på oppdrag av Kommunal- og moderniseringsdepartementet i oppgave å se på hvilken påvirkning koronapandemien og smittevern vil ha på arealbruk og utforming av bygg. I dette oppdragsbrevet var en del av spørsmålene knyttet opp til Regjeringskvartalet.

Departementet ønsket svar på om hvor mange arbeidstakere det ville vært plass til i Regjeringskvartalet dersom man skulle brukt dagens anbefalinger om avstand.

Fra tidligere har et arbeidsutvalg besluttet at Regjeringskvartalet enten skal bestå av aktivitetsbaserte arbeidsplasser eller åpne kontorløsninger.

Et av spørsmålene som har dukket opp under pandemien er hvordan denne løsningen vil påvirke helsen til de som skal jobbe der.

Dette blir en av Statsbyggs oppgaver å belyse, men som de enda ikke har konkludert med.

Seniorrådgiver Stephan Soos har jobbet med et Statsbygg-prosjekt tilknyttet det nye Regjeringskvartalet.

– Det er for tidlig å si om det vil bli noen endringer. Funnene vi har gjort til nå tilsier at pandemien ikke kommer til å endre noe på utformingen av regjeringskvartalet. Det vil kreve mer arbeid før vi har et endelig svar, sier han.

Det vil komme delrapporter om dette arbeidet underveis og den første rapporten er spådd å komme i januar.

Grude Eikseth forklarer at veldig mye av smittevernet ser ut til å kunne løses gjennom atferd, ledelse, avstand, renhold og fornuftig bruk av arealene.

Mer forskning

Det er gjort lite forskning på hvordan smittevern spiller inn på utformingen av bygg og kontorplasser.

Statsbygg har derfor igangsatt flere aktiviteter for å finne ut hvilke mekanismer som spiller inn på sykefravær, medarbeidernes helse og smittevern.

– Mye av måten trusselen fra pandemien er blitt møtt med så langt handler om god informasjon, renhold, avstand, bruk av hjemmekontor og å holde seg hjemme dersom man er syk, sier Grude Eikseth.

Hun konkluderer med at de foreløpig ikke ser noen dramatiske endringer i utformingen av kontorlokaler. Dette er noe de skal forske nærmere på.

– Det spennende er at det vil komme mer kunnskap om dette tema. Kunnskapen vi får fra det tverrfaglige samarbeidet vil forhåpentligvis gi oss nye måter å tenke på, sier Soos.

I starten av pandemien, og delvis nå, spiller det ikke noen rolle hvilken kontorløsning virksomheter har – de som kan, sitter på hjemmekontor.

– Akkurat nå under pandemien er det ingen kontorløsning som er bedre enn den andre. Det spiller ingen rolle om man har et åpent kontorlandskap eller cellekontorløsning. Alt kan tilpasses pandemien man befinner seg i.

I fremtiden mener Soos at man må tenke på virksomhetens behov, ansattes behov og smitte som en del av den totale risikovurderingen.

20 prosent på hjemmekontor

Finansdepartementet har også bedt om en utredning, der Statsbygg skal se på forutsetninger og konsekvenser dersom 5 prosent og 20 prosent av ansatte er på hjemmekontor.

Oppgaven er å identifisere nøkkelfaktorer, sårbarheter og risikofaktorer som man skal være oppmerksom på ved nye smittevernkrav og faren for nye pandemier. De skal også finne ut hvilke erfaringer de kan ta med seg som nye standarder i planleggingen av nye bygg og kontorløsninger.

– Vi skal se på om det er lurt å gjøre noe annerledes med tanke på utformingen dersom hjemmekontorandelen skal økes i fremtiden, forklarer Soos.

Tidligere var gjerne fredagen regnet som «hyttekontordagen» i flere private virksomheter. Man opplevde da aldri en reell bruk av hjemmekontor siden de fleste ansatte var innom kontoret resten av uka.

– Jeg håper at virksomheter som har hatt permanent hjemmekontor siden mars har lært å gjøre dette litt annerledes enn før. En god læring fra denne situasjonen kan være å ta hjemmekontor dersom du er litt småsyk eller når oppgaver tilsier at du ikke trenger å være fysisk på jobben, sier Soos.

Han håper det vil være større aksept fra arbeidsgivers side om dette fremover.

– En del bedrifter har en kultur hvor målet er null sykedager. Uansett hvor forkjølet man er, skal man likevel møte opp. Det må være lov å være syk og være hjemme. Heller se om man kan jobbe redusert.

Lærte ikke av svineinfluensa

Det er litt over ti år siden verden opplevde et utbrudd av svineinfluensa. Lite endret seg i atferden her hjemme i Norge. Koronapandemien har vært mye mer altomgripende for hele samfunnet vårt. Soos håper derfor at vi kan lære noe og endre atferden vår.

– Vi vil definitivt få et nytt forhold til digitale løsninger. Personlig håper jeg og tror at man ikke får stygge blikk av kollegaer og sjefen dersom man velger å jobbe hjemmefra om man er småsyk eller har andre behov eller oppgaver som ikke må løses fra kontoret, sier Soos.

Han tror også det blir spennende å se om ansatte får mer kontroll over egen arbeidshverdag, og dermed mer tillit.

– Man burde ikke bli stemplet som en skulker når man jobber hjemmefra. Hvis dette er tilfelle, må man kanskje få på plass noen andre mekanismer for hvordan man praktiserer ledelse, leveranse og kultur i virksomheten.

De to Statsbygg-rådgiverne tror folk har blitt mer bevisste på at man ikke skal presse seg på jobb når man er syk.

– Det kan få konsekvenser for de andre på kontoret, og for virksomheten som helhet. Dette kan man løse med hjemmekontor. Det er en erfaring vi tar med videre, sier Grude Eikseth.

Slik det alltid har vært

Soos tror sannsynligheten er stor for at noen virksomheter går tilbake til «slik det alltid har vært» etter pandemien.

– Jeg tror alle kan endre seg, men det handler også om hvilken praksis virksomhetene ønsker å ha. Noen virksomheter kommer uansett til å gå tilbake til slik ting var før. Det kommer ikke til å skje en endring i verken generell atferd, hvordan de praktiserer digitale løsninger, ledelse eller kultur.

Det viktigste, mener Soos, er at virksomheter ikke hopper over trinnet med å vurdere hvordan arbeidsoppgavene utføres, og går rett tilbake til slik ting alltid har vært.

– Det er ikke nødvendigvis noe galt i å gå tilbake til slik ting var før hvis det fungerte veldig bra for de behovene man har, men det ville vært litt rart om man ikke fant noen forbedringspunkter man har lært av under pandemien. Man skulle tro det lå noe der.

– Er det ledelsen som må endre seg, ikke nødvendigvis utformingen av kontorlokaler?

– Det føles litt feil å si at man kun skal peke på at måten man leder må endre seg etter pandemien. Det handler om virksomhetskultur.

Soos håper derfor virksomheter benytter anledningen til å se litt ekstra på kultur og atferd, og på hvordan de ønsker å ha ting fremover.

– Svaret vil ikke være likt for alle virksomheter, men man burde ha et mer aktivt forhold til hva som fungerer godt og hva som ikke fungerer.

Blind på smittevern

– Hvordan bør man tenke rundt smittevern i utformingen av framtidige kontorbygg?

– Jeg håper vi kan tenke på smittevern som på andre risikoområder. Vi må ha et aktivt forhold til smitte slik som man har til annen risikovurdering innenfor HMS. Det er ulike tiltak som fungerer på ulike type tidspunkt. Vi gjør ikke det samme nå som i mars. Hvis man kan se på smitte som en del av risikovurderingen, tror jeg mange vil håndtere det godt fremover, sier Soos.

Grude Eikseth forklarer at det må gjøres en helhetlig vurdering av situasjonen og at man ikke kan «se seg blind på smittevern».

– Det er ikke sikkert pandemien vil endre utformingen av bygg og kontorløsninger dramatisk. Men det kan være noe man ser er lurt å ta med seg videre. Stikkordet er å ha løsninger som er så fleksible at de fungerer godt i en normalsituasjon, men også i en ekstremsituasjon, sier hun.

Hun tror det vil være mer realistisk å snakke om å ha en beredskapsløsning dersom noe skulle skje igjen.

– Det handler om å optimalisere løsningene. Utformingen av kontorer og bygg har mange hensyn å møte. Smittevern vil være et av dem, og dette området trenger vi mer kunnskap om. Det handler like mye om helse i et bredere perspektiv, forklarer hun.