Hvordan prioritere når 'alt er viktig'?

Jobb & karriere

Har du spørsmål om jobb og karriere? 

Send en epost til: kontakt@as3.no 

Arbeidshverdagen kan være både inspirerende og meningsfull. Eller den kan være tung og vanskelig. 

De aller fleste av oss har heldigvis en jobb å gå til, mens andre leter etter en ny jobb eller en ny start. 

Konsulent og rådgivningsselskapet AS3 er Nordens største innen karriereveiledning og jobbrelaterte endringer. 

I spalten «Jobb og karriere» vil eksperter fra AS3 besvare spørsmål og ta for seg problemstillinger som omhandler jobben, arbeids-hverdagen, utfordringer og endringer som gjerne oppstår på en arbeidsplass. 

Eksemplene som brukes er reelle, men der saken knyttes til personer, er navnene fiktive eller anonymisert.

Spørsmål:

Hei, jeg heter Ole. Jeg er leder for 15 personer i en virksomhet med 300 ansatte. Jeg opplever at ledelsen synes alt er viktig, og jeg strever med å prioritere oppgavene. Hvordan kan jeg finne en tydelig prioriteringsstrategi som hjelper meg å håndtere presset og levere på forventningene?

_ _ _ 

Svar fra karriererådgiver:

Hei Ole!

Det du beskriver er en vanlig lederutfordring: Når «alt» blir viktig, blir det vanskelig å vite hva som faktisk skal komme først. Ofte handler dette ikke bare om tidsstyring, men om uklarhet i forventninger, strategiske prioriteringer og hva som gir størst effekt i rollen din.

Et godt sted å starte er å sortere situasjonen i tre kategorier:

1. Hva kan jeg kontrollere? Dette handler om hvordan du selv planlegger, strukturerer og prioriterer oppgavene dine. Her kan du skaffe deg oversikt over alle oppgaver, frister og leveranser, og deretter vurdere dem opp mot hva som er viktigst for virksomhetens mål, avdelingens resultater og medarbeidernes behov.

2. Hva kan jeg påvirke? Dette handler om dialogen du kan ta med medarbeidere, kolleger og ledere over deg. Når prioriteringene er uklare, er det viktig at du ikke blir sittende alene med å tolke alt. Du kan påvirke gjennom å stille tydelige spørsmål, synliggjøre konsekvenser og foreslå prioriteringer.

3. Hva ligger utenfor min kontroll? Noen rammer, krav eller beslutninger ligger hos ledelsen over deg. Da er din oppgave å løfte problemstillingen på en konstruktiv måte, slik at de får innsikt i kapasitet, risiko og behov for tydeligere prioritering.

Et konkret første steg kan være å lage en samlet oversikt over de viktigste oppgavene og vurdere dem etter tre spørsmål:

• Hvilke oppgaver støtter best opp under virksomhetens strategi og mål?

• Hvilke oppgaver gir størst effekt for avdelingen og medarbeiderne?

• Hvilke oppgaver haster, men er ikke nødvendigvis viktigst?

Når du har gjort denne sorteringen, kan du ta en strukturert samtale med din nærmeste leder. Der kan du for eksempel si: «Jeg ser at vi har flere viktige leveranser samtidig. For å sikre at vi bruker kapasiteten riktig, har jeg laget et forslag til prioritering. Slik jeg vurderer det, bør vi prioritere A og B først, fordi de har størst betydning for målene våre. Det betyr samtidig at C enten må skyves på, forenkles eller få mer ressurser. Hvordan vurderer du dette?»

På den måten kommer du ikke bare med et problem, men med en tydelig vurdering og et forslag. Det gjør det lettere for lederen din å gi deg prioriteringsstøtte.

Det kan også være nyttig å tydeliggjøre målene for din egen avdeling. Når medarbeiderne dine forstår hva som er viktigst akkurat nå, blir det lettere for dem å prioritere i hverdagen også. Som leder trenger du ikke å ha alle svarene alene, men du har en viktig rolle i å skape retning, oversette strategi til praksis og gjøre prioriteringene tydelige for teamet ditt.

Mitt råd er derfor: Start med oversikt, sorter etter kontroll og påvirkning, koble prioriteringene til strategi og effekt, og ta en tydelig dialog oppover om hva som er realistisk. Slik kan du håndtere presset mer strategisk og samtidig skape større trygghet både for deg selv og medarbeiderne dine.

Lykke til!
Bjørn Solend er partner I AS3 Norge.