Telenor ruller ut framtidens arbeidsplass for 3000 ansatte på hovedkontoret på Fornebu

– Men samtidig er det forskning om sier at de som møter opp på kontoret som i størst grad blir sett. Dette er ting vi kommer til å følge med på. Faren er at det kan bli to kategorier ansatte, de som er mye på kontoret og de som ikke er det, sier Heuch.

Snarøyveien 30, inngang C. Flere små, nye, firkantede «møte-kuber» er det første som møter deg når du går inn dørene til Telenors hovedkontor på Fornebu.

Inni hver «boks»: et bord med en liten «sofabenk» på hver side. Innerst i hver kube, på veggen; en stor skjerm.

– Tidligere var dette tomme områder, forteller Cecilie Heuch, HR-direktør i Telenor-konsernet.

Hun viser fram det nyombygde fellesområdet som før ikke var så mye annet enn en romslig trappeoppgang med massevis av vinduer, glatte flater uten farger, en trapp og en heis.

Nå står møte-kubene her. Like ved troner to rosa, høyryggede stoler ved et lite bord. Litt bortenfor dukker det opp et større, mer tradisjonelt møtebord.

Et annet sted, heller ikke dét så langt unna: en hel liten rekke med små runde bord med stoler til.

• Nederst i artikkelen: Ledelse i en fleksibel arbeidshverdag - Telenors råd til egne ledere

Husets beste kaffe

I fjor på denne tiden fortalte Cecilie Heuch om den nye, fleksible kontorhverdagen Telenor hadde besluttet å innføre i et stort intervju her i Dagens Perspektiv.

I praksis betyr det at de ansatte i større grad selv kan få velge hvor de vil jobbe. På kontoret, hjemmefra eller fra et annet sted.

• Tillitsvalgt: – En like store forandring som da Telenor sluttet med cellekontorer

Det er flere tekstiler, farger og grønne planter i fellesområdet på Fornebu enn det var her på denne tiden i fjor. De har også fått en ny «kaffekrok» – ikke langt fra de nye møtepunktene i fellesarealet.

– Her finner du husets beste kaffe, sier Heuch. Dét er det en baktanke med.

Telenor vil at de ansatte skal komme hit til planlagte møter, men også til tilfeldige møter på tvers av avdelinger og i forbifarten.

Slik håper de å kunne legge til rette for noe av det de det siste året har erfart at de ansatte mister på hjemmekontorene: samhandling, utvikling og kreativitet i fysiske møter, et sosialt arbeidsmiljø og tilfeldige samtaler.

– Vi har nå 217 oppgraderte møterom. De vi har akkurat her, er godt synlige, men likevel skjermede, møtepunkter – med teknisk utstyr som gjør det mulig å jobbe sammen. Folk treffes ofte ved inngangspartiet, og nå har vi gjort det til en samhandlingsarena med flere sosiale soner, sier Heuch, som bekrefter at de nye møtepunktene i fellesområdene kommer i tillegg til tradisjonelle møterom på avdelingene.

– På høy tid

Ombyggingen av kontorlokalene inngår i strategien for den nye, fleksible måten å jobbe på.

For å få mest mulig ut av den nye arbeidsmåten, tror Telenor at mange avdelinger vil legge fordypningsarbeid som krever konsentrasjon til hjemmekontordagene, mens de på kontordagene prioriterer samarbeid med kollegaer.

Først mandag i forrige uke åpnet Telenor opp for at 50 prosent av de ansatte kunne være inne på kontoret på Fornebu samtidig. Dermed er det først nå konseptet «den fleksible arbeidsdagen» rulles ut.

I den øverste etasjen vil de ansatte finne en ny lesesal. Ja – de har laget en litt mer fancy variant av den tradisjonelle lesesalen mange vil kjenne igjen fra en høyskole eller et universitet.

Den dagen Dagens Perspektiv er på besøk, noen dager før første ledd i gjenåpningen, er det bare noen få ansatte i lokalene. Jo Roald sitter på den nye lesesalen.

Roald jobber med kommunikasjon for Telenor Myanmar; som Telenor er i ferd med å selge seg ut av, og valgte å dra hit fordi det passet dårlig å jobbe hjemme i leiligheten denne dagen.

Han er delvis tilknyttet kontoret på Fornebu, og er positiv til at det er blitt flere møte- og arbeidsplasser i fellesarealene.

– Det er veldig bra. Egentlig var det på høy tid. Dette er naturlige steder å gå til hvis du vil møte andre.

Første gang på kontoret

Rundt et av de nye, større møtebordene i første etasje sitter Silke Hitschke, Hanne Gustavsen og Yngve Rasmussen fra Compliance-avdelingen.

De sier at de er veldig fornøyde med å kunne møtes til et fysisk møte igjen, og er positive til de nybygde møtelokalitetene.

– Det er gøy å møtes her i en litt annen setting. Dette er ikke som de vanlige A4-møterommene, sier Hitschke.

Yngve Rasmussen er nyansatt, og kanskje den av dem som er aller mest fornøyd med å være på et møte inne på kontoret.

– Dette er første gang jeg er her!

Klare for utrulling

Heuch sitter i konsernledelsen og har det overordnede ansvaret for å gjennomføre den nye, fleksible arbeidshverdagen som konsernsjef Sigve Brekke annonserte i juni i fjor.

Allerede tre måneder etter at pandemien traff Europa for fullt, og folk var blitt sendt hjem til hjemmekontorene, tok Telenor beslutningen. Etter pandemien skulle deres ansatte, verden over, selv få velge hvor de ville jobbe.

Helt fritt fram er det riktignok ikke.

Modellen har hele veien vært at de ansatte i større grad enn før kan velge å jobbe hjemmefra, men ikke bare hjemmefra.

De skal også jobbe fra kontoret. For samhandlingen, arbeidsmiljøets og kulturens skyld.

Da Heuch i Dagens Perspektiv i fjor forklarte hvorfor Telenor gikk for modellen med fleksibel arbeidsform, understreket hun at Telenor ikke hadde tatt beslutningen ut av det blå.

De hadde data å støtte seg på – og lang erfaring fra sitt datterselskap DNA i Finland, der 1500 medarbeidere allerede hadde jobbet fleksibelt i åtte år. Med gode resultater.

Fordi pandemien har trukket ut i tid har ikke Telenor fått iverksatt modellen med den fleksible kontorhverdagen før nå etter sommeren. I Asia er til sammenligning smittetallene høye, og flere land er nedstengt. Der må utrullingen vente.

Savner kontoret

– De ansatte i Telenor har savnet kontoret, særlig nå på vårparten, forteller Heuch, som ikke er redd for at de ansatte ikke skal ville komme tilbake på kontoret etter måneder på hjemmekontor.

Det er ingenting i undersøkelsene deres som tyder på det.

– De har savnet fellesskapet, å treffe kollegaer fysisk, ta en kaffe. Tallene våre fra Norge viser at folk ønsker seg tilbake til kontoret i minst 50 prosent av arbeidstiden. Og vi tror at de ansatte vil jobbe enda mer fra kontoret nå i starten, sier Heuch.

Hvordan miksen mellom hjemmekontor og kontor til slutt faktisk blir, vil være opp til de enkelte avdelingene.

– De ansatte og lederne på de enkelte avdelingene skal selv finne ut av hva som fungerer best for å få jobben gjort, samtidig som de bygger tilhørighet og kultur.

Cecilie Heuch tror at mange avdelinger vil begynne med kontordager to dager i uka. Data fra et internt pilotprosjekt, som riktignok måtte avbrytes før tiden på grunn av pandemien, har peker i retning av at de ansatte ønsker seg en balanse mellom individuell fleksibilitet på den ene siden og samarbeid og sosialt samvær på arbeidsplassen på den andre.

Like god produktivitet

Hjemmekontorarbeidet det siste året har ikke gått utover produktiviteten, viser Telenors interne undersøkelser. Målinger av produktivitet, på områder der dette kan måles, viser en flat trend – sammenlignet med før pandemien.

– Vi trodde at produktiviteten skulle gå ned da pandemien kom, men noen steder gikk den opp, viste målingene våre. Og da vi spurte de ansatte, så mente de det samme. I starten av pandemien oppstod det en eufori, som vi gjerne kaller det. En begeistring over at «dette greier vi jo», også fra hjemmekontor.

• Les mer om dette: «Fra «eufori» til «korona-veggen».

– I vår bransje ble dessuten det å knytte folk sammen og sørge for at folk hadde gode nettverk slik at de kunne ha skole hjemmefra og så videre, veldig viktig. Det var meningsfylt arbeid og mange tok innover seg at vi var en samfunnskritisk bedrift. Det skapte enormt mye engasjement; folk stod virkelig på, sier Heuch.

Lenger ut i pandemien har produktiviteten falt og flatet ut, sammenlignet med topp-punktet, men totalt er den ikke lavere enn før pandemien.

I noen land, deriblant Norge, er produktiviteten litt høyere enn før, viser Telenors målinger.

I enkelte andre land er produktiviteten gått noe ned. Et av landene der produktiviteten har gått ned, er Finland, som altså hadde fleksible kontorløsninger også før pandemien.

Her skal Telenor se nærmere på hva årsakene kan være.

Tyngst for nyansatte og unge

For øvrig har Telenor siden i fjor erfart det samme som mange andre. Nyansatte og unge har slitt mest på hjemmekontor.

For noen ansatte, i ulike aldersgrupper, har pandemien ført til dårligere psykisk helse. I Telenor har flere ansatte enn før har benyttet seg av ressursene de tilgjengelig for mental helse. Det samme gjelder andre velværetiltak. Ytterligere tiltak er satt i verk.

Heuch forteller at informasjon om mental helse og hvor man kan henvende seg for å få hjelp, er noe ledelsen og HR nå ofte tar opp.

– Vi ber våre ledere om å spørre om disse tingene og ta det opp på møter. Folk som har problemer skal vite at de ikke er alene, og at dette er noe vi kan snakke om. I noen land er mentale helseproblemer tabu. I Malaysia er det eksempelvis laget en gruppe med ansatte som kan hjelpe til og være et mellomledd på veien fram til hjelp.

Når det gjelder nyansatte og de unge, så ser Heuch at de faktisk trenger å komme mer på kontoret.

– Det er lettere å bygge nettverk når de kan møte andre fysisk, og det er enklere å komme med «dumme spørsmål». Når du alltid sitter alene foran skjermen din får du ikke den ekstra hjelpen som ville vært tilgjengelig hvis du satt sammen med noen.

Retningslinjer for fleksibilitet

I løpet av det året som har også Telenor funnet ut at de trenger noen rammer for fleksibiliteten.

I Norge har ledelsen og fagforeningene blitt enige om noen retningslinjer. Herunder at arbeidsstedet i utgangspunktet er på kontoret.

– Ingen skal være redde for at de ikke kan komme på kontoret selv om vi jobber fleksibelt. Hvis de vil kan de jobbe der hver dag. Fleksibelt arbeid blir ikke innført for å kutte ned på kontorarealene, sier Heuch.

De også blitt enige om hva som er å regne som nødvendig utstyr, samt at avtalt arbeidstid gjelder – også når du ikke jobber fra kontoret.

– De ansatte kan ikke velge å jobbe hjemme om natten?

– Nei, vi opprettholder kjernetid.

– Hva er kjernetiden?

– Ni til tre. Skal fleksibilitet fungere, er det en både en forutsetning og en forventning at de ansatte både er engasjerte i arbeidstiden og tilgjengelige.

Når det gjelder faste kontorplasser, så har ikke det vært en problemstilling. Hos Telenor har de ikke hatt faste plasser og cellekontorer siden 2001. De har soner på kontorene hvor de ulike enhetene sitter, men ingen har fast plass.

Gunstig for rekrutteringen

Folk ønsker ikke å bare være på kontoret, og de ønsker heller ikke å bare være hjemme. Det er fleksibilitet som er det attraktive, oppsummerer Heuch.

– Fleksibilitet er noe som har engasjert folk veldig. Vår rekrutteringsansvarlige i Norge, sier at folk nå vet at Telenor tilbyr dette, fordi vi har vært tydelige på det, og hun ser at det er viktig for folk. I alle aldersgrupper. Vi ser på det som et konkurransefortrinn.

Fleksibiliteten har også åpnet opp for mer nytekning hva angår rekruttering, erfarer Heuch.

– Jeg selv har en nyansatt som er ansvarlig for læring og utvikling, og hun bor i Danmark. Jeg hadde kanskje ikke valgt henne, hadde det ikke vært for erfaringene vi har gjort oss under covid-tiden.

Følger med på mangfoldet

Telenor har tenkt at fleksibilitet også vil være bra for mangfoldet og inkludering av ansatte med spesielle behov, fordi de vil få en større base å velge fra når folk ikke må komme på kontoret her dag.

For de som med spesielle behov, eksempelvis dem som sitter i rullestol, kan det være positivt å ikke måtte bruke mye tid og krefter på å komme på kontoret hver dag.

– At det blir et A-lag og et B-lag, for å sette det på spissen?

– Ja, og det skal vi følge nøye med på.

Telenor skal fortsette å måle og undersøke dette og mange andre sider av den nye måten å jobbe på.

– Vi har ikke alle svarene. Vi er i en prøve, feile, lære og justeringsfase.

– Langt ledelseslerret å bleke

For å utnytte den nye fleksibiliteten stilles det også nye krav til ledelse.

Vekslingen mellom hjemmekontor og kontor, mellom konsentrert arbeid og ulike typer samarbeid og muligheter til kulturbygging innebærer nye måter å jobbe på. Noe blant annet de mange nye møterommene inviterer til.

Telenor vært tydelige på at de ønsker å bygge en ledelseskultur der ledere skal være tydelige på retning, mål og forventninger.

De skal i første fase være tett på de ansatte, for så å slippe opp og la de ansatte selv få finne ut hvordan de skal gjøre jobben. Deretter skal lederne igjen være tettere på – og følge opp, gi tilbakemeldinger og bidra til læring.

På fagspråket, på engelsk, kalles lederstilen tight-loose-tight.

– Vi har det siste året jobber mer med ledelseskonseptet vårt. En ting er å lansere det, en annen ting er å få tusenvis av ledere til å benytte seg av det – og se hvor de bør gjøre ting annerledes. Det har vært et langt lerret å bleke. Vi er ikke ferdige, men vi er på vei til å finne ut mer om hvordan ledelse er i en ny og mer fleksibel arbeidshverdag.

– Hvilke utfordringer har dere hatt på ledelse?

– De ansatt er totalt sett fornøyde med måten ledere har fulgt dem opp på under pandemien. Men ledere har ulike lederstil, og det er forskjeller mellom land. De av lederne som har et veldig stort kontrollbehov, har et problem nå. Vi legger opp til tillitsbasert ledelse. Vi har snakket mye om dette og integrert det i lederopplæringen, men det er ikke en engangsøvelse. Det er noe som må inn i en ledelseskultur i selskapet.