Er du selv en del av e-post problemet?

Utsagnet er hentet fra konsulent Phil Simon, som er intervjuet hos MIT Sloan Management Review. Overforbruk av e-post er en av Simons kjepphester. Mange sender og får ekstremt mye e-post, og konsulenten viser til at overbruk stjeler tid og energi.

Simon viser til at mange bruker e-post til alt som skjer på jobben. Det være seg personalkommunikasjon, forretningskommunikasjon, prosjektledelse, oppgavehåndtering og avtaler om møter. Konsulenten, som har skrevet bok om tematikken, mener at andre verktøy enn e-post er mer egnet for mange av oppgavene.

Istedenfor å spørre en gruppe mennesker om når det passer å ha møte, finnes det eksempelvis verktøy du kan laste ned hvor du kan foreslå ulike tidspunkter og få mottagerne til å krysse av hva som passer for dem. Simon nevner tjenesten doodle.com som et mulig verktøy. Her blir datoer som passer for mange grønne, mens dager som passer for få blir røde. Det finnes videre egne verktøy for prosjektledelse, personal og det meste annet. Det finnes skytjenester som gjør det lett å dele dokumenter med mange.

En av fordelene med å bruke separate verktøy istedenfor e-post, hevder Simon, er man da kan konsentrerer seg om det man faktisk er ute etter når man logger seg inn. Noe av problemet med e-post er at den distraherer oss. Du sjekker kanskje innboksen din for å se om du har fått tilbakemelding fra prosjektpartneren din, men i stedet fanger andre innkommende meldinger som oppmerksomheten din. Etter tyve minutter husker du kanskje ikke hvorfor du egentlig gikk inn i innboksen.

Hvorfor bruker vi e-post så mye når vi kanskje kunne kommunisert bedre ved å snakke sammen eller bruke andre verktøy?

En av Simons påstander er at vi, i tillegg til å være late og ikke like forandringer, faktisk liker å få mye e-post. Vi liker å føle at vi har det travelt. Vi liker å føle at vi er viktige på jobben.