Et lite tips til deg som leser den sist ankomne e-posten først

Du leser, håndterer, lagrer og sletter. Kanskje har du til slutt kommet deg igjennom hele listen med e-post, og er ganske fornøyd med tingenes tilstand. E-post av varierende viktighet har imidlertid en tendens til å renne inn i en jevn strøm, og det går ikke lenge før det er ny runde: Igjen skal du lese, håndtere, lagre og slette. Lese, håndtere, lagre og slette. Det finnes mange teknikker for hvordan man håndterer e-post. Alex Cavoulacos i The Muse lister i et av sine innlegg opp flere av dem, og har blant annet tatt for seg teknikken der man først leser den posten som sist kom inn i innboksen.

Dette er kanskje den mest intuitive måten å gjøre det på, men Cavoulacos viser til at fremgangsmåten har et par negative konsekvenser.

Teknikken fører antagelig til at du blir lite forutsigbar. På dager hvor du har god tid til å lese e-post, svarer du raskt. På dager hvor du er opptatt i møter, hoper meldingene seg opp - for så å bli neddynget av nyere e-post som kommer på toppen. Med denne fremgangsmåten risikerer du altså å miste gode muligheter fordi du ikke følger opp i tide.

Les også: 3 tips om e-post

Velger du å jobbe etter sist-inn-først-ut-prinsippet, har Alex Cavoulacos følgende tips: Sett av en time eller to en gang i uken hvor du skifter fremgangsmåte og begynner i motsatt rekkefølge. Les da den eldste e-posten først. Dette for å få håndtert det som måtte være viktig av gammel e-post.

Noen veklger å jobbe på den måten hele tiden. De starter konsekvent med den eldste e-posten først. Hvis du ofte får viktig e-post som haster kan du da glippe på post som du bør svare på med en gang, men fordelen er at du hele tiden blir konfrontert med gamle saker du måtte ha utsatt. Kanskje en idé for den som kronisk utsetter saker og ting?

Det gjelder å finne løsning der man ikke er slave av innboksen, men hvor man likevel får håndtert e-post det er viktig å svare på i rimelig tid. Cavoulacos´ konklusjon er at hver og en må finne en teknikk de selv mener fungerer, og kanskje er kan en miks av flere teknikker - for eksempel de to som er nevnt ovenfor - være en løsning.

Blant de mange som har gitt tips håndtering av e-post, finner vi også Stefan Ekberg, som er omtalt på Adekvats hjemmesider. For å unngå at e-posten blir en større tidstyv og flukt fra andre arbeidsoppgaver enn nødvendig, abefaler Ekberg at du bestemmer hvor mye tid du skal bruke på å svare på e-post per dag. Det er noe magisk med tidsfrister, mener han. Oppgaver som skal gjøres innen en tidsfrist, har faktisk en tendens til å bli ferdige.

Les også: Overtolker e-post i negativ retning