Kreativitet | Teknologi kan ikke erstatte kaffepraten med kollegaene

Han kaller det «kaffemaskin-effekten». Selv profesjonelle IT-folk han har intervjuet i forskningen sin, opplever at digitale møter «aldri kan erstatte den fysiske kaffemaskin-effekten og den kreative energien som forbindes med den», skriver Øystein Tønnessen i doktorgradsavhandlingen sin.

Tønnessen, som til daglig er rådgiver i Egde, disputerte ved Universitetet i Agder like før jul. Han synes det er interessant at nettopp folk som jobber med det siste innenfor teknologi; som virtuell virkelighet (VR) og kunstig intelligens (KI), opplever det slik.

– Jeg synes det er interessant at dette kommer fra noen av de største teknologioptimistene blant oss, sier Øystein Tønnesen til Dagens Perspektiv.

Når han snakker med dem om for eksempel VR-briller, som gjengir omgivelsene langt mer livaktig og tredimensjonalt «riktig» enn et PC-kamera, så tror IT-folkene at dette er teknologi som kan knytte folk tettere sammen ved digital kommunikasjon. Men - den kan aldri kan erstatte de naturlige menneskemøtene, mener de.

– Det er noen nyanser i kroppsspråket, en stemning og en energi i et rom som vi ikke kan gjenskape digitalt, sier forskeren.

Sosialt samspill + kunnskapsdeling

Tønnessen har i sin doktorgrad studert kreativitet i kontorfellesskap, på hjemmekontor under pandemien og ved hybride kontorløsninger. I den ene studien, hvor han går igjennom tidligere forskning, lister han opp 13 faktorer som påvirker kreativitet og finner at det er særlig to av dem som utmerker seg: sosial interaksjon og kunnskapsdeling.

– Kreativitet er komplekst, og er blitt enda mer komplekst med hjemmekontor og en flora av ulike hybride arbeidsformer. Det er kjent fra tidligere forskning at uformelle møter kan ha stor innvirkning på kreativitet. Det inkluderer alle disse tilfeldige og uplanlagte møtene som har skjedd på kontorene rundt om. Hva vil skje med dette i den nye arbeidshverdagen? spør han.

Et av nøkkelfunnene i de fire artiklene i doktoravhandlingen, er forekomsten av det en del omtaler som «digitale barrierer».

– Det er utfordrende å utvikle sosiale bånd og tillit i digitale møter, noe som igjen påvirker graden av kunnskapsdeling – som i sin tur er avgjørende for kreativitet, forklarer Tønnessen.

Han viser til at vi på de digitale arenaene går vi glipp av mange perspektiver man er avhengig av i en kreativ prosess.

– Under pandemien så vi blant annet at vi fra hjemmekontorene hadde en tendens til å ha digital kontakt med de vi kjente og hadde tett kontakt med fra før. Istedenfor å oppsøke andre, for eksempel nyansatte eller ledere.

Kreativitet i tre faser - med tre ulike kontorløsninger

Men løsningen er ikke nødvendigvis at alle bør være på kontoret hele tiden. Det er en tosidighet her, understreker forskeren. I kjølvannet av pandemien er vi blitt flinke til å bruke digitale verktøy til for eksempel idédugnader og problemløsing, og slike verktøy er også blitt mye bedre enn de var.

– Mange jeg har intervjuet sier at gode digitale prosesser kan fungere like godt som fysiske. I den siste studien vi har gjort, som handler om hybridarbeid, har vi intervjuet 31 IT-ansatte i Norge og Danmark. De er tydelige på at ulike måter å jobbe på er egnet for ulike typer kreativt arbeid.

Han tar forbehold om at den kvalitative metoden som brukes i studien begrenser muligheten for å generalisere funnene, men Tønnessen mener likevel de her har kartlagt noen interessante tendenser og mønstre.

Informantene i studien skilte mellom tre kreativitetsfaser, med dertilhørende tre forskjellige arbeidsmåter:

• Fase 1: Problemforståelse. Gruppen etableres, definerer problemet som skal løses og skaper en felles plattform for prosjektet.
  Foretrukken arbeidsmåte: Møtes ansikt til ansikt.
  
• Fase 2: Ideutvikling - for eksempel gjennom idedugnad (brainstorming) og andre metodikker.
  Foretrukken arbeidsmåte: Alle møtes enten på kontoret eller digitalt.

• Fase 3: Tilbakemeldinger og justeringer. En idé er utviklet i fase 2, men det trengs tilbakemeldinger for å gjøre tilpasninger.
  Foretrukken arbeidsmåte: Her kan også hybride møter fungere, en blanding av digitalt og fysisk samarbeid.

Starter med fysiske møter

– Mønsteret er at folk mener det har stor verdi å møtes ansikt til ansikt i startfasen. De sier at det da er lettere å få en felles forståelse av hva de skal løse, men det handler også om at de vil bli bedre kjent med hverandre, sier Tønnessen.

Argumentasjonen er at hvis de skal jobbe godt sammen, så må de skjønne hvor den enkelte har sine styrker og sin ekspertise. Fysiske møtes bidrar til å skape en felles trygghet.

Tønnessen snakker om det som komplekse, mellommenneskelige prosesser hvor det å møtes fysisk har store fortrinn.

– Én av dem vi snakket med sier at det betyr så mye å sitte i samme rom, for da ser man hverandre i øynene og merker bedre om man forstår hverandre eller ikke, forteller han.

Alle på kontor, eller alle digitalt

I fase to, idéutviklingsprosessen, er bildet mer todelt. Hvis oppgaven som skal løses er veldig kompleks, kan det være en fordel at alle møtes i et møterom. Men hvis det er enklere problemer som skal løses, så finnes det flere gode digitale verktøy for ideutvikling.

– Hvorfor anbefales ikke hybridmøter, der noen deltar fysisk og andre digitalt, i fase to?

– Det kan ofte bli en skjevhet i gruppen, der de som deltar digitalt blir annenrangs deltagere som bare «henger på veggen» under ideutviklingen. De får ikke med seg småprat og kroppsspråk, og det kan fort oppstå misforståelser. Skal slike hybride møter lykkes, kreves det kjempegod ledelse, sier Tønnessen.

Hybride løsninger i fase tre

I fase tre er ideen utviklet, men man trenger innspill fra andre - for eksempel kunder - for å gjøre de siste justeringene. Dette er den eneste fasen hvor informantene mener det fungerer godt at noen deltar fysisk og andre digitalt. Tønnessen tror det er flere ting som spiller inn:

– Det ene er det som skjer i første fase, hvor man er blitt kjent og har jobbet sammen. Det gjør det lettere å blande arenaer senere. Det andre er det rent praktiske. I tilbakemeldingsfasen skal du ikke nødvendigvis sitte i fire timer og drøfte. Her er det mer kort og effektiv jobbing, med en liten justering her og to innspill fra en kunde der. Det kan fungere også med hybride løsninger.

Rådet til ledere

Kreativitet er basisen for innovasjon, og for å gi kreativiteten gode kår i egen virksomhet, råder Tønnessen ledere til å utvikle både digitale og fysiske møtepunkter og miljøer.

Han understreker igjen at studien alene ikke gir grunnlag for å trekke bastante konklusjoner, men at mønstrene i dataene peker i retning av at det ene ser ikke ut til å utelukke det andre. Både digitale og fysiske møter kan fungere – men i ulike faser.

– Det gjelder å finne balansegangen. Det er vanskelig, men jeg mener at begge arenaer må utvikles parallelt. Etter pandemien kan man havne i den grøften at man skal tilrettelegge for det digitale arbeidslivet på bekostning av kontoret. Etter min mening bør man også skape og utvikle gode fysiske møteplasser; ikke nedprioritere dem. Dette handler også om kulturen på arbeidsplassen. Kultur og kreativ samhandling henger nøye sammen, sier Tønnessen.

– Kreativitet og innovasjon er komplekse fenomener, som blant annet påvirkes av hvor og hvordan vi jobber. Det er en av grunnene til at fleksibelt arbeid er et felt som bør løftes opp på strategisk nivå. Tenk helhetlig.