– Ledere må lytte mer enn de snakker

For ledere er medarbeidersamtalen en mulighet til å høre hvordan de ansatte har det og gi dem tilbakemeldinger på jobben de gjør. Men hvordan unngå at samtalene bare blir et fast ritual som det ikke kommer noe ut av?

Christina Werner er lederutvikler i den svenske fagforeningen for ledere, Ledarna. I det svenske fagtidsskriftet Arbetsliv deler hun sine beste råd til ledere om hvordan de får mest mulig ut av medarbeidersamtalen.

7 råd til ledere

1. Sett av tid til forberedelser

Tenk igjennom hva samtalen skal handle om og hva det er viktigst å få tid til. Vær også tydelig på hvordan medarbeideren skal forberede seg. Noen virksomheter har maler for samtalen, da vet begge parter vet hvilke punkter man skal igjennom. Sjekk også referatet fra forrige medarbeidersamtale.

2. Velg et nøytralt sted

Framfor å ha samtalen på sjefens kontor, bør den legges til et nøytralt sted, som for eksempel et møterom der dere kan være uforstyrret. Sett av nok tid.

3. Legg bort mobilen

Dersom det er mulig, legg helt bort mobilen, så du kan fokusere hundre prosent på samtalen. Trenger du den til å holde tiden, er det greit å si ifra om det før dere setter i gang.

4. Lytt

En god hovedregel er at du som leder skal lytte 70 prosent og snakke 30 prosent av tiden. Trenger du å ta opp noe vanskelig, beskriv hva som bekymrer deg og be om medarbeiderens syn på saken.

5. Fokuser på positive tilbakemeldinger

Legg hovedvekt på positive tilbakemeldinger, det bør være om lag 80 prosent positiv tilbakemelding. Og resten bør også være konstruktivt. All tilbakemelding bør være konkret, ikke bare «du gjør en god jobb».

6. Tell til ti

Hvis det er vanskelig å få medarbeideren til å snakke, prøv å telle til ti før du går videre. Introverte personligheter trenger ofte litt mer tid. Er de stille betyr det ikke nødvendigvis at de ikke vil prate, men at de må tenke litt på svaret.

7. Dokumenter samtalen

Sørg for å oppsummere hva dere har blitt enige om mot slutten av samtalen. Hvem skal følge opp hva etter møtet. Send medarbeideren en kopi av din dokumentasjon etter samtalen.

Les mer om medarbeidersamtaler: Tips til medarbeidersamtalen