Prosjektledelse: Ikke undervurder startfasen

Arbeidslivet blir stadig mer prosjektorganisert. Mye av det daglige arbeidet foregår i tidsavgrensede prosjekter, som igjen glir over i nye prosjekter når arbeidet er utført. Dette gjelder spesielt i de bransjene som tilbyr skreddersydde produkter, som for eksempel konsulentbransjen, leverandører til oljenæringen, entreprenører og markedsføringsbedrifter. Her må de fleste ansatte og ledere regne med å arbeide i prosjekter i store deler av tiden.

Men prosjekter går ikke alltid som planlagt. En Mc-Kinsey studie av 5400 IT-prosjekter fra 2012 viste at nesten halvparten av dem ble dyrere enn planlagt, nesten ett av ti prosjekter klarte ikke å holde tidsfristen og mer enn halvparten av prosjektene klarte ikke å realisere de gevinstene som kunden hadde forventet. Flere andre studier viser lignende funn, med store overskridelser både hva angår pengebruk og tidsbruk.

Et prosjekt kjennetegnes stort sett av en tverrfaglig gruppe, som har et tydelig formål, og med klare ressurs- og tidsrammer. Prosjektet går gjennom mange faser i sin levetid. Det skal legges planer, og dannes normer. Konflikter og uforutsette hendelser må håndteres. Målene må kanskje justeres underveis. Det skal presteres, produseres og evalueres. Teoriene på fagområdet sier imidlertid at mye av en prosjektgruppes suksess blir bestemt tidlig, allerede i etableringsfasen, gjennom de første inntrykkene og relasjonene som dannes.

– Vi undervurderer ofte etableringsfasen, av flere grunner. Tidspress har mye å si. Mange prosjektledere hopper over planlegging og bli-kjent-runden fordi de føler et press på å komme i gang, sier professor i statsvitenskap og ledelsesfag ved Universitetet i Agder, Dag Ingvar Jacobsen, som er aktuell med boken «Engangsorganisasjonen – organisering og ledelse av prosjekter».

I boken diskuterer han blant annet hvor viktig etableringsfasen er i et prosjekt, både for det tekniske, gjennom planleggingen og det menneskelige, gjennom relasjonene som dannes.

Therese Sverdrup er førsteamanuensis ved Norges Handelshøyskole. Hun forsker på teamarbeid og psykologiske kontrakter, og underviser i kurset «team og teamledelse». Hun forklarer viktigheten av førsteinntrykkseffekten i et prosjekt.

– Etableringsfasen er veldig viktig. Det første som skjer fester seg, så når en prosjektleder sier at «slik skal vi jobbe» så vil det legge umiddelbare føringer på hvordan prosjektet vil utvikle seg. Jeg fulgte for eksempel et prosjekt der prosjektlederen i det første møtet sa: «Jeg forstår at dere har mye å gjøre, og at jeg må gjøre mesteparten av arbeidet». Implikasjonen av dette var at medarbeiderne i ettertid ofte kom uforberedt til møtene, og de måtte ha et oppvaskmøte for å rydde opp i premissene han hadde lagt, sier Sverdrup.