Ledelse

Selvledelse | Hvordan få gjort de oppgavene du stadig utsetter

En vanlig grunn til å utsette ting, er følelsen av å være overveldet.

Anita Myklemyr
Publisert Sist oppdatert

­Hvorfor vi utsetter ting vi og hva vi kan gjøre for å få gjort noe med det, er et tilbakevendende tema hos forskere og rådgivere. Ikke bare når det gjelder håpefulle vyer om trening, sparing og sunt kosthold på privaten, men også i arbeidslivet.

Nå er det Dorie Clark, som underviser i strategi ved Duke University’s Fuqua School of Business, som har tatt opp tråden. Clark, som tidligere har skrevet bok om hvordan være en langsiktig tenker i en kortsiktig verden, og gir i et innlegg på nettsidene til Harvard Business Review råd om hva hun mener skal til for å få fremdrift på de oppgavene man utsetter.

Det er lett å utsette kjedelige oppgaver. Det er også fristende å utsette oppgaver som er utfordrende følelsesmessig, som å skulle ta opp noe negativt med en medarbeider.

Hun henviser til forskning gjort av Fuschia Sirois og Timothy Pychyl, som viser til at utsettelsesadferd er en underbevisst måte å unngå negative følelser på.

En av de vanligste grunnene til å utsette ting, er følelsen av å være overveldet, mener Clark. Ikke vet du helt hva du skal gjøre, og ikke vet du hvor du skal starte.

Hun gir hos Harvard Business Review noen råd om hva du kan gjøre for å komme deg ut av de dårlige vanene med å utsette viktige ting du skal gjøre. Her er en kort oppsummering av tre av dem:

3 råd for å komme i gang når fremdriften har stoppet opp

  • Få klargjort hva målet med oppgaven er og hva du egentlig skal gjøre
    Hvis du har en oppgave av typen «undersøk denne muligheten», finn ut hva som forventes. Skal du gå i dybden i en tykk rapport, eller skal du gjøre en kjapp sondering? Når man står fast og ikke kommer videre, er det ikke en gang sikkert man har tenkt over at man ikke vet hva omfanget bør være. Da er det viktig å ta et skritt tilbake, mener hun. Hva er du blitt bedt om å gjøre her? Hva er forventet resultat og hvor lang tid anslår at du dette vil ta? Å få klarhet i hva intensjonene er, kan ofte hjelpe folk som ikke kommer seg videre oppgaver på jobben til å få opp fremdriften.
  • Identifiser noen konkrete steg du kan ta
    Intensjoner, mål og forventninger er vel og bra, men det er likevel ikke sikkert det er innlysende for deg hvordan du skal løse oppgaven og hva du skal prioritere underveis. Snakk med noen som har gjort noen lignende før for å komme i gang, råder Clark. Det betyr ikke at du må gjøre det på akkurat samme måte, men å se hvordan andre jobber, kan være til hjelp for å komme i gang.
  • Gjennomfør noen (små) handlinger
    Uklare prosjekter kan føles enorme, og av den grunn havne langt ned på prioriteringslisten i hverdagen. Men selv små handlinger gir positiv fremdrift som gjør det lettere å fullføre den store oppgaven, skriver Clark; med henvisning til blant annet funn gjort av Stanford-professoren BJ Fogg. Tipset er dermed: Finn en deloppgave du kan fullføre, som å sende en epost eller lignende. At du er i gang, kan gjøre det lettere å gå tilbake og fortsette på oppgaven.

Andre «knep» er å tvinge deg selv til å komme i gang for eksempel ved å avtale et møte med en kollega eller leder for å diskutere fremdriften og å fjerne forstyrrelser som distraherer deg i hverdagen; som varslinger fra sosiale medier eller mer drastiske tiltak som å legge telefonen i et annet rom eller koble deg av internett for en stund.

Skippertak ga dårligst resultater

Mari Rege, professor ved Universitetet i Stavanger har i et tidligere intervju i Dagens Perspektiv vist til at enkelte er mer tilbøyelige til å utsette enn andre, men at vi alle er utstyrt med det som på fagspråket kalles tidsinkonsistente preferanser: Vi legger stor vekt på kostnader og nytte her og nå, og bryr oss mindre om det som skjer lengre frem i tid.

Hvor lurt dette er, er imidlertid en annen sak.

Rege viste til en studie gjort av adferdsøkonomene Dan Ariely, professor ved Massachusetts Institute of Technology (MIT), og Klaus Wertenbroch, professor ved INSEAD, utførte eksperiment på 99 voksne ledelsesstudenter ved MIT.

Mennesker man kunne anta hadde god selvkontroll.

51 av studentene fikk selv sette tidsfrister for tre oppgaver de skulle levere innen en gitt dato. Hvis de ikke leverte innen fristene, fikk de nedsatt karakter. De øvrige 48 studentene måtte levere til fastsatte frister som var jevnt fordelt utover semesteret. De fikk, akkurat som den første gruppen, trekk i karakteren hvis de overskred fristene.

Mange av studentene som kunne velge, valgte å legge tidsfristene senere i løpet istedenfor å fordele dem jevnt utover perioden.

Funnene i studien viser at de som hadde fastsatte, jevnt fordelte tidsfrister å forholde seg til fikk best karakterer. Betydelig bedre karakterer enn den gruppen som hadde valgt å legge tidsfristene senere.
Ut fra dette eksperimentet ser det altså ut til at skippertak ikke lønner seg. Resultatene ble bedre hos dem som jobbet jevnt.

selvledelse ledelse
Powered by Labrador CMS