Stami: Ansatte med eget kontor opplever økt kontroll med arbeidet

Det kommer frem i en undersøkelse fra Statens arbeidsmiljøinstitutt (Stami) hvor 3415 norske arbeidstakere ble fulgt opp over fire år.

I studien har forskerne sett på hvordan ulike kontorløsninger (cellekontor versus delt eller åpent landskap) er forbundet med opplevelse av kontroll over beslutninger og intensitet i arbeidet.

I tillegg har de undersøkt om det å flytte fra en kontortype til en annen fører til endringer i opplevelse av kontroll.

− Resultatene viser at ansatte som arbeider på eget cellekontor, generelt sett rapporterer høyere nivåer av kontroll når det gjelder tidspress og beslutninger i arbeidet, sier Morten Birkeland Nielsen, professor i psykologi og forsker ved Stami, i en pressemelding om undersøkelsen.

– Vi fant også ut at å flytte fra delt eller åpen løsning til cellekontor gir en tydelig og vedvarende økning i opplevelse av kontroll over arbeidsintensitet, forklarer Birkeland Nielsen.

Kontorløsninger som arbeidsmiljøtiltak

Når Stami undersøker jobbkontroll, handler det om graden av autonomi eller selvbestemmelse i jobbsammenheng. Det kan for eksempel dreie seg om hvilke muligheter man har til å planlegge hvordan eller når jobben skal utføres.

Tidligere forskning har ifølge Stami vist at jobbkontroll er en viktig arbeidsmiljøfaktor som fremmer helse, trivsel og produktivitet blant arbeidstakerne.

− I tillegg til å ha direkte positive effekter på helse og velvære, kan en opplevelse av kontroll fungere som en buffer mot negative virkninger av høye jobbkrav og kan bidra til høyere jobbtilfredshet og bedre arbeidsevne hos de ansatte, uttaler Birkeland Nielsen.

− På grunn av de gunstige effektene jobbkontroll har, vil kontorløsninger som øker de ansattes opplevelse av kontroll være et viktig arbeidsmiljøtiltak, legger han til.

Å jobbe i åpne arbeidsområder øker risikoen for å oppleve avbrudd og forstyrrelser. En forklaring på forskjellene i oppfattet kontroll mellom cellekontorer og delte eller åpne landskap kan da også, ifølge forskeren, være at distraksjoner og støy kan redusere opplevelsen av kontroll over arbeidssituasjonen og dermed konsentrasjon og flyt i arbeidet.

Mindre privathet, flere forstyrrelser

Dataene i Stamis kontorundersøkelse ble samlet inn i perioden 2004-2015. De ansatte i virksomhetene som deltok besvarte spørreskjemaene på ulike tidspunkt. Slik sett viser dataene til en gjennomsnittlig trend over en lengre periode, opplyser Stami-forsker Morten Birkeland Nielsen til Dagens Perspektiv.

– Det har skjedd mye med kontorløsninger rundt om siden 2015, og flere jobber mer på hjemmekontor etter pandemien. Er det grunn til å tro at ansatte kan ha en annen oppfatning av kontorløsninger/ kontroll over arbeid nå enn da?

– Det er helt klart at mange arbeidstakere vil oppleve at kontorarbeid har endret seg mye siste årene og det det har i tillegg blitt innført «nye» typer åpne løsninger som aktivitetsbasert arbeid, flekskontor og ikke minst økt bruk av hjemmekontor, sier Birkeland Nielsen, og fortsetter:

– Det er godt mulig vi ville fått andre resultater hvis vi hadde undersøkt disse nye løsningene, men jo mer finkornede kategorier vi har, desto vanskeligere er det undersøke forskjeller siden det da blir veldig få personer i hver kategori. Ved å samle alle som arbeidet i delte og åpne løsninger i en kategori fikk vi nok statistisk styrke til å se på hvordan det å flytte fra en kontorløsningen til en annen. Når det gjelder hjemmekontor kontrollerte vi for tilgang til arbeid hjemmefra i analysene.

– Tror dere at sammenhengene fremdeles er de samme – at eget kontor gir en opplevelse av økt kontroll?

– Forskning viser at det ansatte som deler kontor med andre opplever mindre privathet og flere forstyrrelser enn ansatte på cellekontor. Dette er to faktorer som er vesentlig for konsentrasjonsarbeid og dermed også opplevelsen av kontroll. Vi er derfor ganske sikker på at resultatene står seg fremdeles.

Noen klarer seg bedre uten eget kontor enn andre

Det er for tiden mange arbeidsplasser som dropper cellekontorer til fordel for åpne og aktivitetsbaserte løsninger.

− Resultatene våre viser at det å ivareta ansattes opplevelse av kontroll over arbeidsintensiteten og beslutninger er viktig med hensyn til å opprettholde helse, trivsel, og produktivitet når de flytter fra et cellekontor og ut i åpent landskap, påpeker Birkeland Nielsen i pressemeldingen, og nevner skillevegger, skrivebordsdelere, støyreduserende hodetelefoner og anledning til å bruke stillerom som mulig tiltak.

Om slike tiltak vil gi like god opplevelse av kontroll som det man opplever på cellekontor, er imidlertid usikkert. Forskning viser ifølge Stami at endringsorientert ledelse kan bidra til å redusere negative effekter i kontorovergangsprosesser.

− Men noen arbeidstakere trives rett og slett ikke trives med åpne kontorløsninger. Da bør arbeidsgivere vurdere muligheten til å la dem bli på cellekontor eller legge til rette for bruk andre arbeidsplasser, for eksempel hjemmekontor, foreslår Birkeland Nielsen.

Ifølge Stamis funn ser det ut til at noen ansatte klarer seg bedre enn andre i samme type kontorløsning, og kontorløsninger kan gi både gevinster og utfordringer. Birkeland Nielsen anbefaler å tilrettelegge kontorløsninger på en måte som ivaretar de ansattes behov, slik at de kan utføre arbeidsoppgavene sine på best mulig måte. Behovene kan imidlertid være ulike.

Høyere sykefravær i åpne landskap

Stami har tidligere undersøkt hvordan kontordesign og tilgang til hjemmekontor henger sammen med egenmeldt sykefravær. Studien viser at flere blir syke av å jobbe i åpne kontorlandskap enn på enekontor.

Forskjellene gjaldt også etter man hadde justert for alder, kjønn, utdanningsnivå, lederansvar og hvor mye tid man bruker på kontorarbeid.

På forhånd forventet forskerne at tilgang til hjemmekontor skulle redusere forskjellene i sykefraværsrisiko mellom kontorløsningene. Det de fant, var imidlertid større forskjeller mellom enekontor og kontorlandskap blant ansatte med mulighet til å jobbe på hjemmekontor.

Disse forskjellene skyldtes ifølge Stami både at sannsynligheten for sykefravær var særlig lav blant ansatte på enekontor som samtidig hadde tilgang til hjemmekontor, men også at tilgang til hjemmekontor ikke hadde den samme effekten for ansatte i kontorlandskap.

Det vil si at åpent kontorlandskap øker sykefraværet – med det er usikkert hvorfor.

Randi Hovden Borge, doktorgradsstipendiat i arbeidspsykologi ved Universitetet i Oslo, og stipendiat ved Stami, uttalte tidligere i år til psykologisk.no at dataene de jobber med ikke sier noe om årsaken til sykefraværet.

– Men det som kanskje er best dokumentert når det kommer til kontorløsninger og det psykososiale arbeidsmiljøet, er forstyrrelser og støy, fortalte Hovden Borge.

Og noen ganger går det ikke helt etter planen ...

Det mange meninger om ulike typer kontorløsninger, og det er forsket mye på hva som fungerer og ikke fungerer for ulike typer arbeid. Og noen ganger går det aldeles ikke etter planen.

Ved universitetet i Malmø var misnøyen gikk det noen år tilbake så langt at ansatte sluttet å komme på jobb i det åpne kontorlandskapet.

De bygget rett og slett om kontorene igjen: Vraket aktivitetsbasert kontor – prislapp: 20 millioner.