Må man formalisere egen avtale om hjemmekontor?

Spørsmål fra arbeidsgiver:

Hei, jeg jobber i HR i en mellomstor virksomhet. Vi har over flere år hatt en praksis om at ansatte kan ha hjemmekontor enkelte dager. Det er sjeldent at noen av de ansatte benytter seg av dette mer enn to dager i uken. Jeg har plukket opp at det gjelder noen krav om inngåelse av egen hjemmekontoravtale for ansatte som benytter seg av dette. Gjelder kravet om egen avtale for alle ansatte uavhengig av hvor mange dager de velger å ha hjemmekontor?

 _ _ _ 

Advokatene svarer:

Hei og takk for et praktisk og viktig spørsmål. Spørsmålet om hvorvidt det må inngås en egen hjemmekontoravtale for de ansatte, avhenger ikke først og fremst av hvor mange dager den enkelte jobber hjemme, men av om hjemmearbeidet anses som en fast ordning eller ikke.

Hjemmekontor reguleres av hjemmekontorforskriften, som gjelder arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Forskriften kommer til anvendelse der hjemmearbeidet har et visst omfang og skjer jevnlig. Som en tommelfingerregel vil én fast dag med hjemmekontor i uken være tilstrekkelig til at ordningen anses som fast. I slike tilfeller må arbeidsgiver foreta en konkret vurdering, men utgangspunktet er at forskriftens krav da gjelder.

Der hjemmearbeidet derimot er sporadisk eller kortvarig, vil forskriften ikke komme til anvendelse. Sporadisk hjemmearbeid kan for eksempel være at ansatte unntaksvis jobber noen timer hjemmefra eller har hjemmekontor mindre enn én dag i uken i gjennomsnitt. Kortvarige perioder, som én til to uker med hjemmearbeid, faller også utenfor.

Når kravene i forskriften gjelder, er det et krav om at arbeidsgiver og arbeidstaker inngår en skriftlig avtale om hjemmekontor. Avtalen kommer i tillegg til den ordinære arbeidsavtalen og skal tydeliggjøre rammene for arbeid i hjemmet. For en nærmere redegjørelse av hva avtalen skal inneholde, kan du se punkt om «Tilfredsstillende prosess» i vårt tidligere svar: Kan en ansatt kreve permanent hjemmekontor?

Det første du bør gjøre er derfor å foreta en konkret vurdering av hvorvidt forskriften kommer til anvendelse. For virksomheter som allerede har en praksis med jevnlig bruk av hjemmekontor, vil det derfor være viktig å vurdere om ordningen i realiteten er fast for enkelte ansatte. Dersom svaret er ja, vil det foreligge en plikt til å inngå skriftlige hjemmekontoravtaler – uavhengig av om det eksempelvis gjelder én eller to dager i uken.

Et avsluttende råd er å foreta en gjennomgang av virksomhetens interne rutiner for bruk av hjemmekontor og foreta en bevisst vurdering av om, og i hvilken grad, hjemmekontor skal tilbys og om det skal være som en fast ordning. Arbeidsgiver står i utgangspunktet fritt til å justere eller endre praksisen, for eksempel ved å tydeliggjøre rammer, begrense omfanget eller avvikle ordningen, så lenge dette skjer innenfor rammene av arbeidsavtalen og gjeldende rett.

En gjennomgang kan derfor være et nyttig grep både for å sikre etterlevelse av regelverket og for å avklare hva som er hensiktsmessig for virksomheten fremover.

Besvart av: advokatene Ole André Oftebro og Fanny Næss Landmark.