Slik bør kontoret gradvis gjenåpnes

Barnehager og skoler gjenåpnes i disse dager sakte, men sikkert. Arbeidstakere som de siste par månedene har jobbet hjemmefra, begynner også i de små å returnere til kontorene.

Næringslivets hovedorganisasjon (NHO) har derfor utarbeidet en veileder med smittevernstiltak for gjenåpning av kontoret.

Det er arbeidsgiver som har styringsretten og direktør for arbeidsliv i NHO Nina Melsom forteller at det å utøve fjernledelse har noen dilemmaer som det er viktig å være obs på.

– Mange ledere er opptatte av at ansatte skal komme tilbake på jobb. Hjemmekontor gjør det vanskeligere for arbeidsgivere å få til den interaksjonen som skal til for å få det beste ut av hver enkelmedarbeider, sier hun.

Melsom understreker at det viktigste nå er god dialog mellom ledelsen, ansatte, verneombud, arbeidsmiljøutvalg, tillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten.

Mindre produktivt

NHO har fått flere spørsmål fra bedrifter som ønsker å åpne opp kontorene sine igjen. De ønsker svar på hvordan de gjør dette på en god måte med tanke på hensynet til smittevern.

– Det er viktig at vi legger til rette for at samfunnshjulene kan komme i gang igjen. Gjenåpning av kontorene er viktig for norsk økonomi og for at vi opprettholder arbeidsplasser.

Flere av lederne hun har snakket med mener at bruken av hjemmekontor går utover produktiviteten til de ansatte.

– Det handler om hvilke arbeidsoppgaver man skal gjennomføre og hvordan hjemmesituasjonen er. Derfor ønsker mange ledere ansatte tilbake på kontoret, sier hun.

Problemstillinger relatert til HMS og arbeidstid er også andre utfordringer som kommer med bruk av hjemmekontor.

Veilederen understreker helsemyndighetene fremdeles oppfordrer til å jobbe hjemmefra. Hensikten med dette er å redusere smittefare ved at færre mennesker samles og tar i bruk kollektivtrafikk.

Nødvendig å returnere

NHO er i dialog med Arbeidsdepartementet og LO for å få til et samarbeid med helsemyndighetene slik at de kan lage gode retningslinjer for en fornuftig gjenåpning.

For noen arbeidstakere kan det være nødvendig å returnere til arbeidsplassen. Det kan være ansatte som av ulike årsaker vil kunne løse oppgavene sine bedre på kontoret eller av driftshensyn.

Noen kan ha behov for tilgang til kritiske systemer som krever oppmøte på kontoret og enkelte ansatte kan slite med eldre utstyr eller dårlig nettverk hjemme.

NHO anbefaler bedriftsledere til å foreta en prioritering av hvem som bør møte opp og hvilke arbeidsoppgaver som er nødvendig å gjennomføre fra arbeidsplassen.

– Bedrifter er ulike og det betyr at de må finne egne løsninger innenfor de nasjonale retningslinjene fra helsemyndighetene. Vårt mål med veilederen er at den skal være et utgangspunkt for denne dialogen, sier Melsom.

Risikovurdering for smitte

Det første arbeidsgiver må gjøre er å gjennomføre en risikovurdering i samarbeid med verneombud og tillitsvalgt. Bedriftshelsetjenesten kan også være en ressurs i dette arbeidet.

Arbeidsgiver har ansvaret for å sikre at ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Samtidig har også ansatte har et ansvar for å bidra til å forebygge smitte, og følge tiltak fra arbeidsgiver og myndigheter, samt melde fra dersom de oppdager risiko.

– Hvis ansatte er redde for å reise tilbake på jobb, eller føler ubehag ved tanken på å reise kollektivt til arbeidsplassen, burde disse ta det opp med sin leder eller tillitsvalgt for å finne gode løsninger, sier Melsom.

NHO anbefaler en gradvis opptrapping av oppmøte på arbeidsplassen, eventuelt en form for rullering av de ansatte.

Hvis arbeidsplassen har vært stengt i en periode knyttet til koronavirus, anbefaler de videre å lage en plan på bakgrunn av risikovurderingen for når og hvordan arbeidet gjenopptas, slik at det tas hensyn til helse og sikkerhet.

– Ansatte opplever situasjonen forskjellig og har forskjellig behov knyttet til dette. Pass på å følge opp den enkelte og se hvilke tiltaksbehov som kan melde seg.

Ansatte blir oppfordret til å vaske hender ofte og grundig, og til å velge papirhåndklær istedenfor lufttørker. Desinfeksjonsmiddel som inneholder alkohol skal brukes når såpe og vann ikke er tilgjengelig.

Arbeidstakere bør også trene på å ikke ta seg selv i ansiktet og unngå å legge fra seg telefon og nettbrett på flater som andre har tatt på. I tillegg bør disse apparatene rengjøres ofte.

Ivareta personvernet

Hvis en ansatt har fått påvist Covid-19, skal vedkommende være i isolasjon. Ansatte som har bekreftet viruset må informere arbeidsgiver om dette slik at eventuelle forholdsregler kan ivaretas.

Ledere må ivareta personvernhensyn til de ansatte når det er snakk om smitte. Men arbeidsgiver vil, dersom det anses nødvendig for å sikre øvrige ansattes helse og sikkerhet, kunne dele informasjon internt i bedriften om at en enkelt ansatt er koronasmittet.

– Her må ledere balansere hensynet til den som er smittet med hensynet til de som er redde for å bli smittet. Veldig mange arbeidsgivere ville sagt at det ikke er noe stigma rundt det å bli smittet. Hvis man forstår betydningen av å være åpen, tror jeg det også lettere vil bli akseptert, sier Melsom og legger til at god bedriftskultur er det ledelsen som har ansvaret for å skape.

Medarbeidere som er nærkontakt med en person med bekreftet covid-19-smitte skal være i karantene.

Ansatte skal, selv med milde luftveissymptomer og sykdomsfølelse, unngå å arbeide fra kontoret inntil de har vært symptomfrie i et døgn.

Dersom ansatte utvikler symptomer på arbeidsplassen skal de umiddelbart holde avstand til andre og reise hjem straks.

Hjemreise bør ikke være med kollektivtransport og den syke oppfordres til å informere leder om symptomene, hvilke områder de har vært i kontakt med og som bør desinfiseres (håndtak, servant, kjøkkenkrok, heisknapper) og bidra til potensiell smittesporing.

Fleksibel arbeidstid

Mange yrkesgrupper har økt arbeidspress og ekstra lange arbeidsdager i denne perioden. Derfor er det viktig at ledere sikrer en forsvarlig arbeidstidsordning for sine ansatte.

Så langt det går anbefales det å legge til rette for fleksibel arbeidstid for å hindre at alle reiser til og fra kontoret i rushtiden.

– Det er arbeidsgiver som skal bestemme hvorvidt arbeid skal utføres hjemmefra eller fra kontoret. Men vi må huske på at dette er en ekstraordinær situasjon, både for ansatte og bedriften, sier Melsom.

Norsk arbeidsliv kjennetegnes ved samarbeid og tillit til hverandre. Derfor har direktøren tro på at ved hjelp av god dialog vil man finne fram til løsninger som ivaretar både bedriften og de ansatte.

En kombinasjon av hjemmearbeid og arbeid på kontoret kan også være en mulighet som arbeidsgivere burde vurdere.

Dersom bedriften disponerer en garasje, burde arbeidsgiver vurdere om ansatte som vanligvis tar offentlig transport burde få tilgang til garasjen – både for sykler og biler. De som kan gå på jobb oppfordres til det.

Grundig renhold

Arbeidsgiver burde innføre ekstra renhold av skrivebord, benker, stoler, dører og håndtak. I tillegg burde andre mulige smittepunkt som kaffemaskiner, heisknapper og dørhåndtak rengjøres oftere.

– Vi har alle fått litt trening de siste månedene i smittevern. Jeg håper derfor rådene om å holde avstand, vaske hender og ikke ta på unødvendige ting begynner å gli inn i oss alle.

Melsom legger til at tiltakene kan være krevende, men at det også er grunnen til at man åpner opp forsiktig og ikke over natten.

Såpe og vann er mest effektivt, men antibac og servietter burde også plasseres der folk oppholder seg – som på møterom og ved kaffemaskinen.

Hvis det skal leveres varer til kontoret, bør overleveringen skje utenfor lokalene, og det er viktig å overholde gode renholdsrutiner.

Vurder smittefare og tenk på bedriftens omdømme ved besøk hos kunder, under konsulentoppdrag og serviceoppdrag. Digital kommunikasjon er å foretrekke når det er mulig.

Hvis kontoret har felles kantine oppfordres det til å kun tillate et vist antall mennesker der samtidig og sørg for at det er to meter avstand mellom sitteplassene i kantinen. Et mulig råd er å vurdere matpakke slik at man unngår flere folk som lager seg mat på kjøkkenet.

Slik formidler du smittevern

Hvordan man skal formidle informasjon og nye retningslinjer innad i en bedrift varierer med størrelsen til virksomheten.

Det kan være kjernemøter i forkant av gjennomåpningen på intranettet, e-poster til alle ansatte eller informasjonsplakater som henger på arbeidsplassen.

– Man kan for eksempel sende SMS til ansatte hvordan de skal forholde seg konkret første dag tilbake på kontoret. Det er uansett viktig at bedriften tenker over hvordan de skal nå fram til ansatte på en god måte, sier Melsom.