Produktivitetshopp når ansatte får veksle omgivelser

Hos den svenske Högskolan i Gävle har de gjennomført en studie av aktivitetsbaserte kontorløsninger. Gjennom tre år har de fulgt om lag 500 ansatte i Trafikverket, og sett på hva som skal til for at et aktivitetsbasert kontor skal fungere.

Gitt at det aktivitetsbaserte kontoret er smart utformet, med tydelige soner for ulikt type arbeid, kan resultatene bli svært gode, viser studien.

Viktig soneinndeling

En aktivitetsbasert kontorløsning forutsetter fritt plassvalg, med ulike arbeidssoner tilpasset ulike arbeidsoppgaver eller aktiviteter. Man skal altså kunne velge fritt hvor i kontoret man vil jobbe ut ifra hva man skal gjøre den dagen. Skal man drive konsentrasjonsarbeid velger man en stillesone, skal man jobbe i team velger man et grupperom eller en annen type samarbeidssone.

SVENSK STUDIE Samarbeid ble dårligere i aktivitetsbaserte kontorer

I studien finner forskerne at dersom et aktivitetsbasert kontor skal fungere, så må de ulike arbeidssonene være klart atskilte.

– Blander man sammen ulike soner får man problemer. Da kan man risikere å ende opp med grupper som sitter og prater rett ved siden av personer som prøver å konsentrere seg. Man må være streng når man deler opp i soner etter hvilke oppgaver som skal utføres, sier prosjektleder for studien, Helena Jahncke, til VD-tidningen.

I tilfellene der sonene var tilstrekkelig atskilte, kom også resultatene. Ansatte presterte betraktelig bedre på konsentrasjonsarbeid hvis de hadde muligheten til å trekke seg unna til en konsentrasjonssone, sammenlignet med hvis de ikke hadde mulighet til det.

• RØMMER FRA KONTORET Ved Høyskolen i Malmø har de bommet totalt med kontorløsningen

Forandring fryder

At konsentrasjonsarbeid best utføres i stille omgivelser er ikke i seg selv sensasjonelt. Men studien peker også på andre gevinster ved et aktivitetsbasert kontor.

På aktivitetsbaserte arbeidsplasser er noe av tanken bak at man skal endre omgivelser basert på oppgavene man utfører. Og i studien førte nettopp denne kontinuerlige forandringen til økt produktivitet. De medarbeiderne som endret arbeidssted eller omgivelser minst fire ganger i løpet av en dag var mer produktive enn dem som ikke flyttet på seg i det hele tatt.

• KONTORDISKUSJONEN – Vi må slutte å si «enten cellekontor eller åpent kontorlandskap»

Men helt uproblematisk er det ikke.

– Denne effekten forsvinner fort hvis man må bruke mye tid på å lete etter et sted å jobbe. På tre av fire kontor gikk produktiviteten ned. Det er derfor helt avgjørende at det er tilstrekkelig med arbeidsplasser på kontoret, både i form av stille rom, kreative rom og sosiale soner, slik at man kan flytte på seg uten å kaste bort tid på å finne en ledig plass, sier Jahncke.

Slik sikrer du høy produktivitet i et aktivitetsbasert kontor

Basert på resultatene i studien gir Helena Jahncke noen tips til hvordan man kan sikre at de ansatte greier å yte sitt beste i en aktivitetsbasert kontorløsning:

• Medarbeiderne må være fornøyde med soneinndelingen i det aktivitetsbaserte kontoret. Pass på at stillesonen er stille og ikke blandes sammen med samarbeidssonene.

• Sørg for at det finnes gode og avskilte muligheter for kommunikasjon og samarbeid.

• Legg til rette for enkle og raske vekslinger mellom ulike arbeidsoppgaver, slik man lett finner ut hvor det er best å arbeide for hver enkelt aktivitet.

• Pass på at det er nok ledige plasser, slik ansatte slipper å kaste bort tid på å lete.