Slik kan teknologi støtte gjenåpning av kontoret

Den norske Salesforce-kontoret hadde nettopp åpnet opp og begynt å vokse da koronakrisen slo til.

Selv om Norgessjef Per Haakon Lomsdalen var tidlig ute med å sende ansatte hjem fra kontoret i mars, har selskapet vokst. Siden Lomsdalen selv startet i november ifjor, har det norske Salesforce-kontoret ansatt ti ganger så mange. Mange av dem har blitt ansatt over videointervju i denne litt rare tiden.

Nå venter han bare på klarsignal fra hovedkontoret i San Fransisco for å gjenåpne kontoret i Oslo.

I et videointervju med Dagens Perspektiv deler Lomsdalen tips til hvordan man ivaretar kunder fra hjemmekontoret, hvordan man sakte men sikkert kan åpne kontoret igjen og hvordan man finner kreative løsninger til å samle store kundegrupper digitalt.

– Mye vil nok endre seg etter koronakrisen, men salg vil aldri endre seg. Man kommer alltid tilbake til det å møte kundene ansikt til ansikt. Syretesten nå, blir hvordan vi best mulig kan ivareta kundenes behov i denne vanskelige tiden, sier han fra hjemmekontoret i Drammen.

Smarte løsninger

Koronakrisen har satt fart på prosesser som allerede har pågått de siste to tiårene – en forflytning mot skyen, økt automatisering og tydelig kundefokus. Likevel ønsker Lomsdalen seg tilbake på kontoret, men tror ikke gjenåpningen vil gå smertefritt.

– Det kan bli vanskeligere å åpne virksomheten igjen enn det var å stenge den.

– Vi må tilpasse oss at dette kan bli den nye normalen. Men norske virksomheter har gode forutsetninger for å lykkes, fordi vi er langt fremme med digitalisering.

Han tror nøkkelen til en vellykket re-start kan være å omstille med en «lyndigitalisering».

– På tross av størrelsen til Salesforce, skal vi snu oss raskt og hjelpe kundene våre med smarte løsninger i en tid der det stadig skjer endringer. Når vi gjenåpner, vil det stilles nye krav til hvordan vi ter oss på jobben for å hindre ny smitte. Hos oss vil informasjonsteknologi være en del av hvordan vi jobber med smittevern, sier han.

Norgessjefen tror også at digitaliseringen og bruken av videomøter vil øke i interne sammenhenger.

– Vi trenger kanskje ikke være 30 ledere i et rom for å holde et ledermøte hvor folk må flyes inn. Kanskje er det lurt å gjøre det virtuelt. Jeg tror store konsern som Salesforce vil få en aha-opplevelse når de skjønner hvor mye penger de bruker på å fly folk overalt. Den kostnaden er nesten borte nå, sier han.

Støtte kundene

På grunn av restriksjoner har ikke selgerne i Salesforce kunne møte kundene sine fysisk de siste månedene. De bruker digitale midler for å sikre at de ikke mister kunder.

– Vi gir bort en del verktøy gratis til kundene våre som har enormt stor pågang nå, slik at de skal kunne håndtere toppen av krisen. Behovene hos kundene har vært veldig forskjellig. Noen bransjer ligger langt nede og det vil ta tid å bygge dem opp igjen.

Flere aktører i reiselivsbransjen er kunder av Salesforce og flere av dem har det vanskelig om dagen.

– Det er viktig at selgerne som jobber med de kundene er tidlig tilbake på kontoret og er behjelpelige mot den bransjen. Andre bransjer, innen for matindustrien, gjør det veldig bra nå og trenger kanskje ikke den tette kundeoppfølgingen. Vi må se an situasjonen til kundene når vi avgjør hvem som skal tilbake på jobb.

Ikke presse ansatte

Selv om Lomsdalen ønsker å komme å komme raskt tilbake på kontoret for å bygge team med nyansatte som han aldri har møtt fysisk, har han forståelse for at noen er redde for å returnere til kontoret.

– Ingen skal føle at de må komme på jobb. Mange er kjemperedde. Hvis ansatte er usikre og ønsker å være hjemme, skal vi være store på det i lang tid fremover.

Men etter hvert mener han at alle ansatte må tilbake på kontoret for å bygge relasjoner.

Lomsdalen leker med tanken om å åpne kontoret alfabetisk etter etternavn. Det vil si at en tredjedel av de ansatte er innom kontoret bestemte dager i uken ut i fra hvilken bokstav etternavnet begynner på.

En annen løsning er at teamene som har blitt formet digitalt i løpet av koronakrisen skal være på kontoret samtidig.

– Det er også viktig for oss å få nyansatte raskt tilbake på kontoret slik at vi lærer dem å kjenne, sier han.

Fungerer som psykolog

Det er mange ansatte som har sittet hjemme i en leilighet med små barn og finner seg selv i en vanskelig situasjon.

– Det er vanskelig å jobbe med mannen hjemme og to småbarn hengende rundt beina dine. Man blir jo skilt av slikt. Det er en vanskelig situasjon jeg som leder må forstå.

Selv om det er lettere å sette opp interne møter nå, mener Salesforce-sjefen at man må være fleksibel og la ansatte få ta timer ut av arbeidsdagen for å håndtere familiesituasjonen.

– Som leder må man fungere litt som psykolog for sine ansatte. Det er mye som har kommet opp nå som jeg som leder ikke var klar over tidligere. For eksempel utfordringer som noen ansatte har på hjemmebane. Det har vært noen situasjoner som har vært ganske tøffe for noen. Jeg tror det er viktig å ha tid til å lytte.

Lomsdalen mener ledere må gi veldig mye av seg selv i en slik periode.

– Vi må legge litt bort det at vi hele tiden skal levere tall. Det viktigste er å gi ansatte en trygghet, særlig hvis de er bekymret for jobben. Man må ha forståelse for at det å sitte hjemme å jobbe med familien i huset er ganske tøft.

Hans råd til andre ledere er å gi ansatte tid og anledning til å si nei til å stille opp i møter.