Dette er de største barrierene for mellomledere som jobber med digital omstilling i kommunene

Det digitaliseres og omstilles over en lav sko i kommuner og fylkeskommuner. I hjemmetjenester og helsevesen, barnehager og skoler, i plan og bygg – og i «enhver» kommunal krik og krok ellers. Midt i det hele – mellom krav fra administrativ og politisk toppledelse på den ene siden og medarbeidere, brukere og andre kommunale enheter på den andre – står mellomlederne.

Motstand mot forandring, for lite støtte fra toppledelsen og undervurdering av behovet for opplæring.

Dette er tre av de største barrierene i arbeidet med digital omstilling i kommuner og fylkeskommuner, mener mellomledere.

Det er de som skal gjennomføre omstillingen i praksis.

Hvor opplever de at skoen trykker som mest i de digitale omstillingene?

De fem barrierene

I forbindelse Arbeidslivskonferansen 2021, som arrangeres i dag, har KS hyret inn konsulentselskapet PwC til å spørre 25 mellomledere i åtte kommuner og to fylkeskommuner om hva de erfarer er de største barrierene ved digital omstilling. Små, mellomstore og store organisasjoner er med i undersøkelsen. Enhetsledere, avdelingsledere, rektorer, barnehagestyrere og fagledere er blant dem som er blitt spurt.

Ulike barrierer slår inn i ulik grad i ulike kommuner og enheter, men sett under ett er dette de fem største barrierene, mener mellomlederne:

Les mer om barrierene lenger ned i artikkelen.

– Mellomlederne er avgjørende

KS vet fra tidligere undersøkelser at digitale endringsprosesser er krevende, og noe kommuner og fylkeskommuner er svært opptatt av, forteller Kristin Weidemann Wieland; områdedirektør i KS.

Når de nå har skaffet seg større innsikt i hvilke barrierer mellomlederne møter i omstillingene i hverdagen, er bakgrunnen blant annet en undersøkelse KS gjorde i 2018, som pekte på hvor viktige mellomlederne er for å lykkes.

– Mellomlederne spiller en avgjørende rolle. De jobber med omstillingene i hverdagen, og påvirker i hvilken grad man får realisert gevinster fra omstillingene i kommuner og fylkeskommuner, sier Wieland.

– Er KS enige i at de fem barrierene som avdekkes i den nye undersøkelsen er de største barrierene for digital omstilling i kommuner og fylkeskommuner?

– Dette er de utfordringene som mellomlederne – de som jobber nærmest medarbeiderne på gulvet – opplever som de største. Hadde vi spurt toppledelsen, så ville de kanskje ha plusset på noen flere faktorer.

Endringsmotstand

En av de barrierene som listes opp i den ferske rapporten, er endringsmotstand. Årsakene beskrives som mange og sammensatte, men mellomlederne i undersøkelsen mener at de mest utslagsgivende grunnene er lav digital kompetanse, usikkerhet, lav endringsvilje og endringstretthet.

De beskriver stor variasjon i den digitale kompetansen hos egne ansatte, og mellomlederne synes det kan være vanskelig å finne løsninger for hvordan man skal jobbe med opplæring i digital grunnkompetanse.

Det er særlig ansatte med lav grunnkompetanse som er imot endring, ifølge mellomlederne. Ofte skyldes det at de enten er usikre på hvordan de skal bruke løsningen eller at de ikke ser verdien av løsningene. Enkelte frykter også at egne arbeidsoppgaver skal bli erstattet av digitale løsninger.

– Ønsker en bedre hverdag

Kristin Weidemann Wieland sier er dette kjente utfordringer, men hun er ikke er så glad i uttrykket endringsmotstand; som brukes i rapporten.

– Jeg opplever at det, i det store bildet, er et stort ønske hos dem som jobber i kommunene og fylkeskommunene om å bidra til endring til en bedre hverdag. Når det her kommer fram at alle ikke er like begeistret for å gå i gang med alt det nye, så er det forklarbart. Mangel på

digital grunnkompetanse kan eksempelvis skape usikkerhet, som igjen kan bidra til at motivasjonen kan svikte. Det skal også sies at mange medarbeidere har en til dels veldig presset arbeidshverdag; og så kommer det digital omstilling på toppen. Da er det ikke så rart at alle ikke er så happy over å gå i gang, sier KS-direktøren.

Blant de mulige løsningene som blir skissert av konsulentene i rapporten, er at ledere må være tydelige i sin kommunikasjon på hva omstillingen innebærer, hvordan det skal gjøres og hvorfor. Et råd for å holde endringstrykket nede, er å heller innføre få, men nøye utvalgte digitaliseringsinitiativ om gangen.

Wieland er ikke i tvil om at det å ha eierskap til endringene er viktig for å motivere medarbeiderne, og løfter fram tanken om å la ildsjelene gå foran.

– Lar man ildsjelene starte først, så kan de vise hvilke muligheter og hvilken nytte nye verktøy kan gi i hverdagen. Slik forbilder motiverer. Hvis de også kan bidra til å lære opp kollegaer, er det veldig verdifullt.

Lite støtte fra toppledelsen

Mellomlederne gir i undersøkelsen uttrykk for at de ikke får den støtten de trenger fra toppledelsen i arbeidet med digitalisering i egen enhet. Mellomlederne forteller videre at de har behov for å bli mer involvert i valg av digitale løsninger og planlegging av hvordan disse skal innføres i egen enhet. Flere beskriver toppledelsen eller nærmeste leder som lite synlige og involverte. Enkelte forteller at det ofte bare blir gitt beskjed fra toppledelsen om at en endring skal innføres, uten at det gis ekstra ressurser eller midler til innføring og opplæring av ansatte.

– Lederes eierskap og synlighet er viktig for å få til omstillinger, men jeg tror ikke det handler om topplederes motivasjon. Jeg tror de fleste toppledere ønsker forbedringer og endringer velkommen. Det sies imidlertid i undersøkelsen også at det ikke er midler nok til omstillingene, kommenterer Wieland.

– Hva mener KS, er det bevilget nok midler til å få gjennomført de digitale omstillingene i kommuner og fylkeskommuner?

– Denne rapporten videreformidler hva mellomledere opplever, men generelt kan jeg si at det er klassisk at man ikke setter av nok ressurser til selve omstillingsarbeidet. Når det er døgndrift, som i helse og omsorg, kan det være ekstra krevende med omstilling i tillegg til daglig drift. Digital omstilling handler ikke bare om å investere i digitale verktøy. Du skal også ha ressurser til opplæring og endring av arbeidsprosesser, og kanskje struktur og roller i organisasjonen.

Undervurderer opplæringsbehov

I den nye undersøkelsen peker mellomlederne ut nettopp opplæring som en barriere for digital omstilling. De opplever at det er liten bevissthet rundt behovet for opplæring blant egne ledere, og mener det er lite rom for å prioritere opplæring innenfor eget budsjett og den tiden de ansatte har tilgjengelig. Det er særlig vanskelig å prioritere tid til opplæring innenfor tjenester som skole, barnehage, pleie- og omsorg.

– Hvordan mener KS at kommuner og fylkeskommuner skal gå frem for å få løftet opplæringen i nye, digitale verktøy?

– Det vil variere, men ved innføring av digitale løsninger er det viktig å tenke igjennom hvilke endringer det kan medvirke til. Det må også settes av tid til både endringsarbeid og opplæring. Kanskje skal man jobbe på andre måter før; dette handler om organisasjonsutvikling.

Involvering og gevinster

De to siste store barrierene som løftes frem i den ferske rapporten er manglende involvering ved valg av digitale løsninger. Pluss at mellomlederne har for dårlige forutsetninger for å følge opp gevinster av omstillingen.

KS-direktør Kristin Weidemann Wieland mener det er viktig involvere bredt, selv om løsningene man ender på kanskje ikke innfrir alles behov. Det gjør noe med eierskapet til omstillingen når man er blitt involvert underveis, poengterer hun.

For kommuner og fylkeskommuner vil det for øvrig også være aktuelt med digitale fellesløsninger, som ikke er skreddersydd for den enkelte kommune.

– Hvis fellesløsningene ivaretar behovene på en god måte, sett fra dem som jobber med de aktuelle tjenestene til daglig, så er vår erfaring at fellesløsningene er veldig velkomne. Vi ser mer og mer digitalt samarbeid på tvers av kommuner og fylkeskommuner, sier Wieland.

Hva angår mellomledernes forutsetninger for å følge opp gevinstrealisering, så tror Wieland at det er mye å hente på å planlegge for og følge opp gevinstrealisering gjennom hele prosessen, allerede fra starten av.

Viktigste lærdom

– Hva er den viktigste lærdommen KS trekker ut av denne rapporten?

– Den viser at ledelse på alle nivåer er viktig for å lykkes med digitale omstillingsprosesser, herunder de som leder på tvers; som ledere som jobber med teknologiske løsninger og HR som jobber med arbeidsavtaler og organisasjon. Alt dette må spille på lag.

KS´ egen rolle i styrke ledelsen i kommuner og fylkeskommuner er jobbe for bedre kompetansetilbud, bidra til kompetanse- og erfaringsdeling og felles utviklingsprosjekter. De ønsker også å bidra til økt innsikt, blant annet gjennom arrangementer som Arbeidslivskonferansen.

– Digitale endringsprosesser har vært et gjennomgangstema på Arbeidslivskonferansen flere ganger, og det er ikke uten grunn. Dette er viktig for lederne i kommunene og fylkeskommunene, sier Wieland.

Hva angår koronapandemien, så har den fremskyndet nye digitale løsninger på flere områder i offentlig sektor, registrerer hun. Ansatte og ledere har stått på og vist stor vilje til å få til nye løsninger for å løse samfunnsoppdraget sitt i en vanskelig tid.

– Den har vist hva det kan være mulig å få til.