– En typisk feil er å være litt for rask

Mange ledere må nå i gang med oppsigelser, og lurer på hvordan det er best å gå fram.

Arbeidsgiverorganisasjonen NHO har den siste tiden merket større pågang av medlemsbedrifter som ber om hjelp og råd knyttet til nedbemanning.

– Mange vil ha råd om hvordan de skal legge opp nedbemanningsprosessen, hvilke kriterier som gjelder for å avgjøre hvem som blir overtallige og hvilke skritt de skal ta for å informere de ansatte og drøfte med de tillitsvalgte, forteller leder for NHOs advokattjenester Margrethe Meder.

Sett deg inn i reglene

Meders råd til ledere er å bruke den nødvendige tiden til å sette seg inn i hvilke regler som gjelder for nedbemanning.

– Kjenner du ikke reglene godt nok kan du gå på noen saksbehandlingsfeil. I verste fall kan det ende med en arbeidsrettssak og at oppsigelsene bli kjent ugyldige i domstolene, sier hun.

Kvale advokatfirma har lang erfaring med å bistå bedrifter som skal omorganisere eller nedbemanne, eller som havner i retten fordi ansatte mener seg usaklig oppsagt.

Der jobber advokat Mari Verling, som også begynner å se tegn til at det er flere oppsigelser på vei i kjølvannet av koronakrisen.

– Mange bedrifter som har permittert ansatte er usikre på prognosene sine nå. De vurderer fortløpende om dette fortsatt kan anses som en midlertidig situasjon eller om inntektene ikke kommer til å ta seg opp i overskuelig framtid. I så fall kan de bli nødt til å si opp folk, forteller hun.

Krav til saklig oppsigelse

Det er forskjell på å nedbemanne i en liten bedrift på noen få ansatte og i et stort internasjonalt selskap med hundrevis av medarbeidere, understreker Verling.

Men uansett setter arbeidsmiljøloven flere krav til arbeidsgivere som skal si opp folk fordi bedriften går dårlig.

– Loven sier at man skal ha saklig grunn til å si opp folk. At bedriften har tapt inntekter kan være en slik grunn. Men man må også kunne dokumentere at nedbemanningen er basert på et godt kunnskapsgrunnlag og er gjennomført på en saklig måte.

Hun anbefaler ledere som vurderer å nedbemanne å starte med å utarbeide en skriftlig analyse av situasjonen som viser behovet for kostnadskutt. Den kan gjerne skissere mulige innsparingstiltak og hvor mange ansatte som kan være overtallige.

Ansattes rett til å bli hørt

Men før man tar noen beslutninger om hvor mange som må gå, eller hvem det skal være, må man gjennomføre en drøfting med representanter for de ansatte.

– De ansatte har rett til å få påvirke prosessen. Du er ikke avhengig av deres samtykke, men du er forpliktet til å høre hva de har å si og ta det i betraktning, forteller advokaten.

Har arbeidsplassen tillitsvalgte fra ett eller flere fagforbund, bør disse involveres. Hvis ikke, bør de ansatte velge seg noen som kan representere dem i disse diskusjonene.

Hvem skal slutte?

Blant temaene som bør drøftes med de ansatte er antall stillinger som skal kuttes, men også hvilke grupper som er aktuelle for nedbemanning (utvalgskrets) og hvilke kriterier man skal bruke for å velge ut hvem som må slutte.

Utgangspunktet er at hele virksomheten er utvalgskrets, men i en del tilfeller kan det være saklig å begrense gruppen man nedbemanner fra til enkelte fagavdelinger eller bestemte regionkontorer.

Når det er klart, må man sette kriteriene for hvem innenfor de aktuelle gruppene som skal velges ut, forteller Verling.

Vanlige kriterier å ta i bruk er hvilken formell eller reell kompetanse de ansatte har, hvor lenge de har vært ansatt i bedriften (ansiennitet) og personlig egnethet. I tillegg er arbeidsgiver forpliktet til å vurdere sosiale forhold, det vil si konsekvensene av en oppsigelse for hver enkelt, basert på den livssituasjonen de er i.

– Husk dokumentasjon

– En ansatt over 60 år kan ha problemer med å få jobb igjen. En aleneforsørger kan komme i en spesielt vanskelig økonomisk situasjon hvis de blir arbeidsledige. Slike forhold har arbeidsgiver plikt til å vurdere, selv om det ikke alltid vil være utslagsgivende for hvem som må gå, sier hun.

Verling forteller at rettstvister i etterkant av en nedbemanning som oftest handler om hvem som endte med å miste jobben. En som er oppsagt kan bestride oppsigelsen, og mene at det skjedde på usaklig grunnlag.

– Det er viktig å gjøre etterprøvbare vurderinger, understreker advokaten, og legger til:

– Skriv referat fra drøftinger med de ansatte og hvilke vurderinger ledelsen har gjort, slik at alt kan dokumenteres i etterkant.

Når ledelsen har klart et forslag til hvem som er overtallige, skal de også gjennomføre individuelle drøftingsmøter med de aktuelle ansatte. Det gir den ansatte mulighet til å komme med sine innspill og argumenter, før den endelige beslutningen om oppsigelse tas.

En typisk feil

Verling minner om at før noen kan sies opp skal arbeidsgiver ha vurdert om det finnes annet arbeid i samme bedrift som den ansatte er kvalifisert til å utføre. I så fall har de krav på å bli tilbudt det.

Når noen sies opp på grunn av forhold knyttet til virksomheten har de også fortrinnsrett til nye ledige stillinger det neste året.

– Hva er det arbeidsgivere oftest bommer på i nedbemanningsprosesser?

– En typisk feil er å være litt for rask med de individuelle vurderingene av hvilke ansatte som må slutte. Det er noe som ofte kommer opp i rettssaker i etterkant, forteller hun.

Arbeidsgiver må derfor kunne dokumentere at det er saklige kriterier som ligger til grunn for hvem som får beskjed om å gå.

Når den ansatte nekter å gå

Dersom en arbeidstaker mener at de har blitt oppsagt på ugyldig grunnlag, kan de bestride oppsigelsen, forteller advokaten. Det gjør de ved å sende et brev til arbeidsgiver om at de mener de er usaklig oppsagt og kreve forhandlinger.

Blir man ikke enige i forhandlingsmøte, kan den ansatte ta ut søksmål mot arbeidsgiveren.

– Den ansatte har normalt krav på å fortsette i stillingen sin i påvente av en rettssak, forklarer Verling.

Dersom oppsigelsen blir vurdert som usaklig av domstolen, kan bedriften dømmes til å ta tilbake den ansatte, og eventuelt også måtte betale en erstatning til vedkommende.

– Hva er det viktigste rådet du vil gi til en leder som står foran en større nedbemanning?

– Det lønner seg å legge innsats i en god saksbehandlingsprosess. Det er viktig av hensyn til de ansatte, men også for å redusere risikoen for en langvarig og kostbar konflikt i etterkant, sier hun.