Internkommunikasjon: Hvordan måle oppslutning blant medarbeiderne?

Bonvik er ute med boken En innføring i PR, som er skrevet sammen med Peggy Brønn og Tor Bang. Forfatterne tar blant annet for seg internkommunikasjon, og hvordan man kan måle oppslutningen blant medarbeiderne sine. I dette arbeidet finnes det ingen snarveier, forteller han:

– All måling handler om god datainnsamling og grundige analyser, både i forkant og etterkant. Lettvinte medarbeiderundersøkelser, gjerne med mye fokus på trivsel, vil ikke gi deg fullgode svar på om medarbeiderne dine agerer etter din bedrifts strategi, sier han.

– Vanskelig i praksis

Ifølge Bonvik er det ikke selve kommunikasjonen av hva strategien handler om som alltid byr på de største utfordringene. Det er mer krevende å få enkeltansatte til å skjønne sin egen rolle i det hele og dermed faktisk etterleve strategien.

– Måling av oppslutning er dessverre et område som ofte kan bli stemoderlig behandlet i norske virksomheter. Det er mange årsaker til at dette forsømmes. Én av grunnene er at få organisasjoner tar seg tid til å gjøre det grundig nok. De lever i en hverdag, der de kortsiktige KPI-er oppleves som viktigst, og mangler derfor tålmodigheten til å gjennomføre langsiktige målinger. I tillegg har man kanskje ikke den nldvendige kompetansen internt, uten at man tar seg råd til å hente inn ekspertise eksternt, utdyper han.

Han tror dessuten at noen virksomheter også kan være bekymret for av slike målinger vil avsløre. Få har jo lyst til å få tydeliggjort at evnen til å forankre noe kanskje ikke er så god.

Kan medarbeidere manipulere slike målinger?

– Jeg tror ikke det er noen stor problemstilling. Det man heller må være opptatt av er om undersøkelsene er satt opp slik at ansatte føler de kan snakke fritt — uten frykt for represalier. Det betyr ikke nødvendigvis at man bare skal satse på anonyme spørreundersøkelser, men like gjerne at man klarer å skape et klima hvor de som jobber der føler at det er greit å uttale seg. Målinger er dessuten mye mer enn spørreundersøkelser, man kan blant annet også benytte observasjon og analyser av andre tilgjengelige data.

Handlingsplan

Det er viktig at målingen ikke blir et slags mål i seg selv, men heller et utgangspunkt for reell handling. Ifølge Bonvik fører dårlig oppfølging av resultater til at det på sikt blir vanskeligere å samle inn gode data. Og i verste fall går dette også ut over tilliten man har til sine ledere.

– Målinger hvor man ikke deler resultater internt eller følger opp eventuelle svakheter, kan fort skape en slags kynisme blant de ansatte. Da vil man fort se at de ikke tar andre forsøk på dialog og kartlegging alvorlig, ja, kanskje heller lar seg provosereI slike undersøkelser opplever som meningsløst og bortkastet, sier han.

Ba om kritikk

Det er mange måter å måle oppslutning blant medarbeiderne på. Trener for langrennslandslaget, Trond Nystad, fortalte nylig i et intervju med Aftenposten at han også ville vite den uoffisielle versjonen av hva landslagsløperne mente om ham før han bestemte seg for å fortsette i jobben. Etter fire år i jobben ville han vite hva løperne egentlig tenkte om ham. Holdt han mål som trener? Ønsket de kanskje et bytte, få inn et menneske med andre meninger, holdninger og plan for treningene? Nystad var avhengig av en usminket tilbakemelding fra utøverne før han bestemte seg.

– Jeg trengte et veldig gjennomtenkt svar fra hver enkelt. Vi har hatt evaluering tidligere, men ikke så dyptpløyende som denne. Jeg ville vite om de fortsatt ville ha meg som trener. Jeg ba om å bli hardt evaluert. Jeg ba dem gå i seg selv for å finne ut om det var fornuftig at jeg fortsatte, sa han til Aftenposten.

Han fikk tilbakemeldingene han håpet på, og valgte derfor å fortsette i stillingen.

– Det er flere måter å drive internkommunikasjon på. Et verktøy (Employee Alignment Monitor / EcQ, red.anm.)vi trekker frem i boken, når det skal måles oppslutning blant medarbeiderne kan brukes til kvantitativ beregning av strategisk oppslutning i virksomheten. Verktøyet baserer seg på to indikatorer: forhold som stimulerer til dialog og myndiggjøring og støtte blant de ansatte, forteller Øystein Bonvik.

EcQ brukes til å anslå hvorvidt medarbeiderne opptrer på en måte som støtter opp om tiltak for å skape oppslutning. Det identifiserer også drivkrefter som vil støtte opp om tiltak for å skape oppslutning. I tillegg optimaliserer det arbeidet med internkommunikasjon samt kartlegger forskjeller innad i virkomheten og sammenligner med andre virksomheter.