– Teknologi og tall kan løfte HR-arbeidet

Stadig mer av oppfølgingen av menneskene på arbeidsplassen – HR-arbeidet – overlates til maskiner.

Ifølge en rapport HR Norge ga ut i 2019 er det stadig flere virksomheter som tar i bruk og planlegger nye investeringer i digitale HR-løsninger.

– Vi ser at dette er et tema mange innenfor HR-bransjen er opptatt av. Mange er i gang med å automatisere HR-oppgaver og er på jakt etter gode systemer for dette, forteller Ingvild Johnson i HR Norge.

Robot avtaler intervjuer

Organisasjonen arrangerte i juni en digital konferanse der de satt HR-teknologi på dagsorden.

Johnson, som var prosjektleder for konferansen, gir eksempler på hva det kan være snakk om:

– Det kan være alt fra at personalhåndboka erstattes av selvbetjente nettløsninger til bruk av chatbot som svarer på spørsmål eller digitale plattformer for læring eller rekruttering, forteller hun.

Tradisjonelt ligger det mye administrasjon til HR-avdelingene. Det første målet for digitaliseringen er ofte å lette presset på HR ved å få på plass systemer som automatiserer enkle rutineoppgaver.

– Å sette opp en rekke avtaler med kandidater til jobbintervju kan være en fulltidsjobb. Nå finnes det roboter som kan fikse det, så du slipper å bruke tid på det, sier Johnson.

Trend med HR analyse

Johnson mener å se noen klare utviklingstrekk i bruken av digitale løsninger innen HR.

Mange virksomheter går nå i retning av å samle dataene sine i større systemer i stedet for å ha mange ulike programmer for ulike oppgaver, forteller hun. Da unngår man mye dobbeltarbeid, og kan kombinere data for å gjøre mer avanserte analyser.

Og nettopp på analysefeltet skjer det mye nå, ifølge Johnson.

– Arbeidsgiverne sitter etter hvert på store mengder data, som teknologien gjør det mulig å få mye ut av. «HR analyse» er i ferd med å vokse fram som et eget fagfelt og en stillingsbetegnelse, forteller hun.

HR analyse handler om å kartlegge og analysere ulike kjennetegn ved de ansatte og organisasjonen, blant annet ved hjelp av statistikk.

– I dag ønsker mange å ta pulsen på arbeidsmiljøet hyppigere enn gjennom en årlig arbeidsmiljøundersøkelse. Da kan et «dashboard», der man raskt kan legge inn og fortløpende få svar på aktuelle spørsmål, være en god ide, forteller Johnson.

Kunstig intelligens forutser oppsigelser

Men HR analyse kan også brukes til å forutse utvikling fremover, blant annet ved hjelp av kunstig intelligens.

– Dette ligger litt lenger fram i tid for de fleste, men her er det også mange muligheter. Datamaskiner kan ved å analysere og lære av store datasett fra tidligere, komme med prognoser for hvilke jobbsøkere som vil lykkes i jobben eller hvem av de ansatte det er mest sannsynlig at kommer til å si opp i nær framtid, forklarer hun.

Det er når antall ansatte er så mange at det er krevende å ta temperaturen på arbeidsmiljøet eller følger opp de ansatte personlig at de mest avanserte verktøyene er nyttige.

– Det er de største virksomhetene som har de største behovene og som har kommet lengst. I de minste bedriftene kan man like gjerne snakke med folk som å bruke avanserte digitale verktøy for å kartlegge og forutsi atferd, sier hun.

Automatiserer enkle oppgaver

Johnson understreker at de fleste norske virksomheter fortsatt er på et ganske grunnleggende nivå når det gjelder digitalisering.

– Det er ofte snakk om å automatisere enkle oppgaver og rydde opp i databasene med informasjon om de ansatte, før man kan gå videre til mer avansert bruk av teknologien.

HR Norges rapport peker på flere områder der teknologien er godt i gang med å hjelpe HR:

• Timelister

• Lønnssystemer

• Rekruttering

• Onboarding

• Kompetanseheving og karriereutvikling

• Avslutning av arbeidsforhold

Betenkeligheter

– Kan det bli for mye digitalisering? Er ikke HR et fag der de menneskelige relasjonene er så viktig at det må ivaretas av mennesker?

– Jeg tenker at jo mer man digitaliserer, jo bedre. Det frigjør tid som man kan bruke på de mest verdiskapende aktivitetene. Men teknologien må tas i bruk på en klok måte. Derfor er det viktig at HR-folkene forstår både menneskene og teknologien, sier Johnson.

Hun mener det er viktig at de som jobber med HR engasjerer seg i bruken av digitale verktøy.

– Hva er viktig å tenke på hvis man ønsker å ta i bruk digitale HR-løsninger?

– Digitale verktøy på HR-feltet er ofte dyre investeringer. Før man kjøper et system bør man ha klart for seg hvilke behov man har og sammenligne ulike tilbud for å finne noe som passer, sier hun.

I tillegg mener hun det er viktig å håndtere dataene virksomheten sitter på om de ansatte på en god måte. Med EUs GDPR-regler, som ble gjeldende i Norge fra 2018, er dette viktigere enn noen gang.

– Du må oppbevare data på riktig måte, og vite hva du kan lagre og hva du må slette av opplysninger. Her er det formelle personvernregler man må sette seg inn i. I tillegg er det viktig å ha et reflektert forhold til hvordan man bruker informasjonen om de ansatte, mener hun.

Kan løfte HR-rollen

Andreas Thon, som leder Institutt for ledelse og organisasjon ved Høyskolen Kristiania, der de fra høsten tilbyr et bachelorstudium i HR og teknologiledelse, er enig i at de fleste norske virksomheter bare er i startgropa når det gjelder digitalisering av HR-funksjonen.

– Mange har erstattet excelarket med nye digitale løsninger. Det har skjedd mye på selvbetjening og digitalisering av administrative oppgaver og bruk av digitale rekrutteringsverktøy, forteller han.

Han mener likevel det er et stort potensial i å gå skrittet videre.

– Ny teknologi gjør det mulig å ta i bruk store datamengder på en helt annen måte, og gjøre fremtidsanalyser som kan være verdifulle for virksomhetene.

Det kan bidra til å løfte HR-funksjonen i virksomhetene, ifølge Thon.

– Fra å være en støtte for ledere ved ansettelser og oppsigelser kan analyser av data gi mulighet til å jobbe mer strategisk. Ved å få mer kunnskap om hvilke kompetansebehov og ressurser de vil ha lengre fram i tid kan de ta en større rolle i den strategiske ledelsen av virksomheten, mener han.

Trenger kvantitative og digitale HR-folk

Thon etterlyser mer «kvantitative» HR-folk.

– HR har vært litt myke utdanninger, og lagt mest vekt på menneskelige relasjoner. Fremover trenger vi også de som evner å bruke statistiske analyser, mener han.

Thon ser stadig digitaliseringsprosjekter som viser seg å få uheldige effekter på grunn av dårlig samspill mellom nye teknologiske løsninger og de menneskene som skal ta dem i bruk. Han deler derfor Johnsons oppfatning om at HR-avdelingene må engasjere seg i ny teknologi.

– De trenger ikke å kunne programmering. Men de bør sette seg inn i muligheter, konsekvenser og hvilken risiko som ligger i automatisering, robotisering og kunstig intelligens, for å kunne være med på å finne gode løsninger for organisasjonen og menneskene, sier han.