Du får ikke alle ansatte til å bruke KI, men fortvil ikke

Bente Valland er organisasjonsutvikler og endringsleder i Sopra Steria.

SYNSPUNKT. Hvordan kunstig intelligens tas i bruk i organisasjoner – fra toppledelsen til medarbeidere – er enormt forskjellig. Det har jeg erfart gjennom en rekke kundeprosjekter.

Noen virksomheter er langt framme i skoene og har allerede gjort seg erfaringer og begynt å rydde i data, infrastruktur og kjerneprosesser. Andre har knapt hørt om Copilot eller andre KI-verktøy for egen produktivitet. De fleste befinner seg et sted midt imellom: De har hørt om KI og testet litt enkle instrukser, men er usikre på hva som faktisk forventes og hvilken satsing selskapet vil velge.

To helt ulike tilnærminger til KI

Det er særlig to tilnærminger som går igjen, som krever helt ulik involvering:

• Gjøre strukturelle endringer i infrastruktur og kjerneprosesser for å hente ut de store gevinstene av KI.

• Kjøpe lisenser på KI-verktøy, som for eksempel Copilot, og håpe at medarbeiderne tar små steg for å forbedre egen arbeidshverdag.

Disse to tilnærmingene krever helt ulik involvering, kommunikasjon og endringsledelse. Strukturelle endringer må forankres tydelig og det handler om å ha styring og kontroll på prosessene og verdiskapingen. Småstegsforbedringer handler mer om inspirasjon, opplæring og praktisk støtte, og følges opp løpende.

KI er ikke magi – det er endring

KI er egentlig ikke så spesielt. Det føyer seg inn i rekken av endringsinitiativer virksomheter har håndtert før. Kjernen er den samme: Hvordan får vi nok medarbeidere til å jobbe på den nye måten?

Enklere sagt enn gjort. For vet du hvor mange prosent av medarbeiderne som må endre seg for at vi kan kalle det en vellykket organisasjonsendring?
Cirka 80 prosent!
Det ideelle er 100 prosent, men det er urealistisk. Noen faller alltid fra – fordi de ikke er interessert, har andre prioriteringer eller står i en livssituasjon som gjør at de ikke har kapasitet. Men uten en kritisk masse på 80 prosent som jobber annerledes, blir endringen aldri reell.

Hvordan får du folk med? Her er oppskriften

1. Skap BEVISSTHET
   Hvorfor skal vi bruke KI? Skal vi gjøre store strukturelle endringer, eller handler det om å utnytte KI-verktøy for egen produktivitet?

2. Etabler ØNSKE
   Hva får jeg igjen for dette? Hvor enkelt er det å bruke? Hva er gevinsten? Finn ut hvordan dere kan verdsette, måle og premiere atferd som støtter målet dere har satt.

3. Tilfør KUNNSKAP
   Hvordan gjør jeg det? Ha en grunnpakke med kurs, e-læring og møter, og legg til rette for «lunch & learn», omvendt mentorering og andre initiativer som folk kan hive seg på.

4. Bygg EVNE
   Kunnskap er ikke nok. Folk må få prøve, feile, justere og trene. Virksomheten må legge til rette for praktisk læring og kontinuerlig kompetansebygging.

5. FORSTERK ENDRINGEN
   Når du har gjort alt dette, har du mange gode historier – både suksesser og feil – som kan brukes til å bygge kultur og retning.

Hvorfor skjer det ingenting etter opplæring?

Uansett hvor god oppskriften er, så er en klassisk frustrasjon kanskje likevel: «Vi har gitt opplæring, men ingenting skjer».

Endring er som kollektivtransport: Toget må gå fra perrongen flere ganger og på ulike måter. Noen tar høyhastighetstoget, og andre hopper i en taxi og kjører solo. De fleste trenger lokaltog – og noen må ha buss for tog.

Poenget? Endring krever tid, variasjon og utholdenhet. Først da lykkes du med å få med godt over 80 prosent på reisen.