digitalisering
Hvordan lykkes med en digital transformasjon?
Det hjelper lite å beslutte innføring av nye digitale systemer om medarbeiderne fortsetter med å jobbe etter gamle rutiner, skriver Glenn Hole.
Glenn Hole er direktør for offentlig sektor & lisens i Skill AS.
SYNSPUNKT. Forskning viser at mer enn 70 prosent av alle digitale transformasjoner prosjekter mislykkes. Digitalisering handler først og fremst om:
-
Mennesker
-
Arbeidsprosesser (rutiner)
-
Endringsledelse
...og minst av alt om teknologi.
I en undersøkelse fra 2018 fremgikk det at kun 16 prosent av alle digitale transformasjonsprosjekter oppnådde forventet gevinsteffekt. Ifølge McKinsey kan en gå ut ifra at hele 70 prosent av alle digitale transformasjonsprosjekter feiler.
Det å skulle lede en organisasjon gjennom en digital transformasjon er en helhetlig og omfattende prosess. En av grunnene til at hele 70% av alle digitale transformasjoner mislykkes er mangelfull intern forståelse blant de ansatte (brukerne) om hva digitalisering innebærer i praksis. En digital transformasjon betyr endringer av etablerte arbeidsprosesser og en kulturendring. Jo større en organisasjon er, jo mer distribuert er kulturen. Dertil mer omfattende blir arbeidet for å sikre en vellykket digitaltransformasjon.
Motstand mot endring er en betydelig kilde til de problemer som ofte oppstår når nye IT-systemer innføres
I dag ser vi at flere og flere organisasjoner beslutter å innføre bruk av ny teknologi, enten gjennom oppgraderinger eller implementering av helt nye IT-systemer. Målsettingen er økt effektivitet gjennom større samhandling. Det å innføre nye IT-systemer har vist seg gang på gang å være betydelig mer komplekst enn som så. I tillegg uteblir også den forventede gevinstrealisering de nye IT systemene skulle gi.
Digitalisering betyr nye måter å samhandle på gjennom bruk av ny teknologi. Dette betyr at innføring av ny teknologi vil ha en enorm innvirkning på eksisterende arbeidspraksis for de ansatte (brukerne). Motstand fra ansatte er en kjent faktor når nye IT-systemer skal innføres. Forskning viser at motstand mot endring er en betydelig kilde til de problemer som ofte oppstår når nye IT.systemer innføres. Derfor er det viktig å forutse og være forberedt på å håndtere en rekke atferdsmessige og organisatoriske endringer som følge av implementeringen av nye IT systemer.
Hvorfor er høy adopsjon hos brukere viktig?
Høy adopsjon blant de ansatte er viktig for å kunne sikre en suksessfull innføring av nye IT systemer. Det handler først og fremst om at organisasjonen klarer å:
-
Beskrive endringen og kommunisere behovet for brukerne, altså medarbeidere. Dette for sikre at alle er innforstått med prosessens gang og ledelsens beveggrunner for innføring av nye IT-systemer.
-
Skape en felles visjon for hvorfor endringene er nødvendige
-
Identifisere hvilke områder som har behov for endring og modernisering, samt utføre de nødvendige endringene på en tydelig og strukturert måte som brukerne forstår og kan følge
-
Hvilke konsekvenser har disse endringene og hva betyr dette i praksis for den enkelte bruker
-
Utarbeide en tydelig og klar gevinstrealiseringsplan som alle forstår
-
Få frem en tydelig strategi for innføringen av nye IT-systemer og hvordan de ansatte skal adoptere bruken av de nye systemene.
Digitale transformasjoner mislykkes blant annet fordi viktigheten av brukeradopsjon undervurderes. Det hjelper lite å beslutte innføring av nye digitale systemer om medarbeiderne fortsetter med å jobbe etter gamle rutiner. For å sikre en suksessfull adopsjon av de nye IT-systemene må de få positiv oppmerksomhet ved at fordelene endringene fører med seg understrekes og fremheves.
Brukeradopsjon handler om å:
-
Tilby opplæring og skape trygge rammer for brukerne
-
Arrange intensivkurs for brukerne
-
Identifisere engasjerte brukere, altså medarbeidere og bruk disse som ambassadører og superbrukere
Når et nytt digitalt system er besluttet er det viktig at ledelsen jobber for å sikre en høy brukeradopsjon i organisasjonen. Det er ikke tilstrekkelig å arrangere klasseromsundervisning og forvente at dette skal skape en suksessfull brukeradopsjon i organisasjonen. Suksessfull brukeradopsjon krever en læringsprosess som er mer integrert hvor brukerne blir involvert.
Som toppleder er det viktigste du kan bidra med å sikre at organisasjonen din setter riktig brukeradopsjon på agendaen. En god brukeradopsjonsreise vil bidra til en positiv kultur og en større forståelse for ny teknologi blant dine medarbeidere og sikre suksess i en digitalransformasjon.
