Hvordan få god nok oversikt over ansattes arbeidstid?

Spørsmål:

Hei! Vi er usikre på om våre timeføringssystemer fyller arbeidsmiljølovens krav til å ha oversikt over arbeidstiden til de ansatte. Hvordan vet vi om vi fyller kravene og hvor strenge er de egentlig?

 _ _ _ 

Svar fra advokatene:

Hei, og takk for et praktisk og viktig spørsmål!

Arbeidsmiljøloven § 10-7 slår fast at det skal foreligge en oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at en slik oversikt finnes, og at den er tilstrekkelig.

Oversikten skal vise faktisk utført arbeidstid. Det er derfor ikke nok å vise til arbeidsavtale eller vaktplan alene. Slike dokumenter kan si noe om planlagt arbeidstid, men de viser ikke nødvendigvis hvor mye arbeidstakeren faktisk har arbeidet.

Formålet med oversikten er blant annet å kunne kontrollere at reglene for arbeidstid i arbeidsmiljøloven kapittel 10 er overholdt. Det som skal registreres er:

• Arbeidstid – all tid hvor arbeidstaker utfører arbeid eller står til disposisjon for arbeidsgiver. Dette inkluderer i tillegg til avtalt arbeidstid, eventuelt merarbeid, overtid, passivt arbeid og beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet.

• Pauser hvor arbeidstaker ikke fritt kan forlate arbeidsplassen, eller det ikke finnes tilfredsstillende spise- eller pauserom, samt pauser arbeidstaker har krav på som følge av overtidsarbeid.

Det må fremgå når på døgnet den ansatte har arbeidet, herunder start og sluttidspunkt. Loven stiller ikke krav til hvilket system arbeidsgiver skal bruke. Arbeidstiden kan for eksempel registreres i et elektronisk timeregistreringssystem eller i timelister. Det avgjørende er at systemet gir en reell og etterprøvbar oversikt over den enkelte arbeidstakers faktiske arbeidstid.

Det er arbeidsgiver som må sørge for at registreringen blir gjort, og at opplysningene er korrekte og tilstrekkelige. Selv om arbeidstakerne selv fører timer, fritar ikke dette arbeidsgiver for ansvaret. Arbeidsgiver bør derfor ha rutiner for opplæring, kontroll og oppfølging av manglende eller mangelfull registrering.

Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og for arbeidstakernes tillitsvalgte. Det betyr at virksomheten må kunne fremlegge dokumentasjon dersom Arbeidstilsynet ber om det, eller dersom tillitsvalgte har behov for innsyn for å ivareta sine oppgaver.

Arbeidstakere i ledende og særlig uavhengige stillinger er som utgangspunkt unntatt fra arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven kapittel 10, også kravet til oversikt over arbeidstiden i § 10-7. Arbeidsgiver må likevel kunne dokumentere at arbeidstiden er forsvarlig. Dette vil være utfordrende å gjøre uten at de ansatte har registrert arbeidstid.

Vår anbefaling er at dere gjennomgår timeføringssystemet med følgende kontrollspørsmål:

• Viser systemet faktisk arbeidstid og ikke bare planlagt arbeidstid?

• Kan arbeidstiden knyttes til hver enkelt arbeidstaker?

• Viser systemet når arbeidet er utført, ikke bare hvor mange timer som er ført?

• Kan systemet brukes til å kontrollere overtid, hviletid, pauser, nattarbeid og søndagsarbeid?

• Finnes det rutiner for at arbeidstakerne faktisk registrerer arbeidstiden korrekt?

• Følger arbeidsgiver opp manglende, mangelfull eller uvanlig høy timeføring?

• Kan oversikten legges frem for Arbeidstilsynet eller tillitsvalgte ved behov?

• Er eventuelle unntak for ledende eller særlig uavhengige stillinger vurdert og dokumentert?

Dersom svaret er nei på ett eller flere av disse punktene, bør systemet eller rutinene vurderes nærmere. Arbeidsgiver må kunne dokumentere at arbeidstidsreglene overholdes. Et mangelfullt system kan gi utfordringer ved tilsyn fra Arbeidstilsynet, men også ved tvister om for eksempel overtid.

Besvart av advokatene Camilla Ødegård og Ole André Oftebro.