«Har du to minutter?»

Jobb & karriere

Har du spørsmål om jobb og karriere? 

Send en epost til: kontakt@as3.no 

Arbeidshverdagen kan være både inspirerende og meningsfull. Eller den kan være tung og vanskelig. 

De aller fleste av oss har heldigvis en jobb å gå til, mens andre leter etter en ny jobb eller en ny start. 

Konsulent og rådgivningsselskapet AS3 er Nordens største innen karriereveiledning og jobbrelaterte endringer. 

I spalten «Jobb og karriere» vil eksperter fra AS3 besvare spørsmål og ta for seg problemstillinger som omhandler jobben, arbeids-hverdagen, utfordringer og endringer som gjerne oppstår på en arbeidsplass. 

Eksemplene som brukes er reelle, men der saken knyttes til personer, er navnene fiktive eller anonymisert.

Spørsmål:

Som leder opplever jeg mange avbrytelser fra medarbeidere som spør: «Har du to minutter?». Dette skjer ofte flere ganger daglig. Jeg forstår behovet for avklaringer, involvering og ønsket om å gjøre ting riktig. Samtidig varer disse «to minuttene» sjelden i to minutter, og konsentrasjonen og fremdriften min blir stadig brutt.

Spørsmålet mitt er: Hvordan kan jeg håndtere dette på en god måte – uten å fremstå utilgjengelig eller avvisende?

_ _ _

Svar fra karriererådgiver:

For det første er hyppige henvendelser sannsynligvis et tegn på at du oppleves som en trygg og tilgjengelig leder. Det er positivt at du har medarbeidere som har tillit til deg som leder.

Samtidig er det å alltid være tilgjengelig ikke bærekraftig, verken for deg eller organisasjonen. Det å oppleve forstyrrelser som leder, er normalt. Forsøk å tenk på det som informasjon om at noe enten ikke er klart i prosess eller informasjon. Ved å være nysgjerrig på hva som utløser hyppige henvendelser kan du rigge deg til å løse det. Samtidig som at du vil opprettholde dialog og tillit med dine medarbeidere. Det å sitte helt bak en lukket dør er sjelden en god løsning.

Mange avbrytelser handler ofte om én eller flere av disse faktorene:

• Du har blitt den naturlige «gå-til»-personen for både små og store spørsmål.

• Informasjonsflyten er uklar og det er ikke tydelig hvilke kanaler som brukes til hva, eller hvor informasjon finnes.

• Beslutningsmyndighet og mandat er ikke tydelig nok delegert. Noe som kan gjøre at medarbeidere ikke opplever nok trygghet til å ta beslutninger selv. 

Tenk gjennom hva som er gjeldene i din situasjon. Følg med på om det er noen typer temaer som går igjen i spørsmålene, og om det hovedsakelig en person eller en avdeling det gjelder. Det kan hjelpe med å sikre at riktige tiltak blir satt i verk som bidrar til bedre arbeidsflyt.

1. Skap tydeligere struktur. Innfør faste avklaringspunkter, for eksempel åpne kontortider eller korte daglige/ukentlige innsjekker hvor spørsmål kan samles opp.

2. Avklar tilgjengelighet. Vær tydelig på når du er tilgjengelig, og når du trenger uforstyrret arbeidstid. Dersom det dukker opp fortløpende spørsmål kan det også oppleves lettere for deg å si «det høres ut som dette vil kreve lengre tid, og det har jeg ikke nå, kaller du meg inn til en litt lengre snakk så kan vi se på det da?».

3. Bygg selvstendighet. Svar av og til med et motspørsmål for å styrke medarbeidernes medansvar og beslutningskraft: «Hva tenker du selv er riktig løsning?», «Hvilke alternativer ser du?».

4. Prioriter bevisst. Det er lett å tenke at en kjapp henvendelse skal løses kjapt, men ta deg tid til å tenke om dette må tas nå eller om det kan vente. Er det andre som kan bidra? Kan saken løses via e-post eller i et planlagt møte? Er det et tema som bør løftes i teamet i stedet for én-til-én?

5. Ta dialogen i fellesskap. Du kan også adressere det direkte i teamet: «Jeg får mange små henvendelser i løpet av uken. Jeg er nysgjerrig på om dere opplever at dere har nok informasjon og myndighet til å ta beslutninger. Hva kan vi gjøre for å sikre dette bedre?».

Håper at dette kan bistå til å ikke tenke på dette som forstyrrelser, men tegn på at noe er uklart og som gir deg mulighet til å styrke prosesser og informasjon der det trengs.

Lykke til!

Maja Vikan er seniorrådgiver i AS3 Norge.