Opp mot halvparten blir på hjemmekontoret etter krisen

En ny oversikt over korona-erfaringene til offentlige eiendomsaktører viser at 13 europeiske land ser for seg at hjemmekontor vil føre til mindre behov for statlige kontorlokaler i årene som kommer. Oversikten er utarbeidet av organisasjonen PuRE-net.

Rapporten gir ikke svaret på gåten om hvordan fremtidens arbeidsliv vil se ut, men viser hva statlige utbyggerselskap i de forskjellige landene tror vil skje framover basert på dagens situasjon.

• LES OGSÅ | Hjemmekontor: – Bra Statsbygg ikke strekker strikken for langt

– I det fleste europeiske land begynner man å innrette seg mot en situasjon hvor de ansatte ikke møter på kontoret hver dag og at det blir større fleksibilitet i arbeidsforholdet. Det er gunstig for både arbeidstakere og arbeidsgivere, forklarer Statsbygg-direktør Harald Nikolaisen.

Land som Finland og Frankrike ser for seg at behovet vil kunne reduseres med opp til 50 prosent. Statsbyggs foreløpige anslag er at behovet for statlige kontorplasser i Norge på sikt kan komme til å minke med 20 prosent.

På kontor for å samhandle

Det er ingen som mener at konseptet kontorlokaler vil fordufte i nærmeste fremtid, men måten man bruker kontoret vil mest sannsynlig endres.

– Man reiser på kontoret i større grad for å møte kollegaer, bli inspirert, samarbeide, utveksle ideer, få påfyll, bygge nettverk og bli sett. Man vil i større grad velge hjemmekontor dersom man skal drive med konsentrasjonsarbeid, sier Nikolaisen.

Blant de europeiske aktørene som er intervjuet i undersøkelsen er en felles oppfatning av at kontorene brukes til oppgaver som krever samhandling.

– Hvis man vet at man har en dag hvor man skal sitte for seg selv og konsentrere seg, ønsker man å gi større frihet til folk hvor de da skal jobbe.

Millionbyer

I andre europeiske byer, som London og Paris, er gevinsten ved å jobbe hjemmefra eller fra et kontorfellesskap utenfor sentrumskjernen større når det gjelder tidsbesparelser enn i norske byer.

I rapporten svarer folk gjennomgående at det er snakk om å ha 20-50 prosent hjemmekontor for ansatte.

– Alle var ikke 100 prosent på kontoret før pandemien. Men det er det folk legger til grunn når man snakker om hvorvidt folk skal jobbe hjemmefra etter pandemien, sier Nikolaisen.

I de fleste europeiske land ser de for seg at ansatte skal jobbe fra et annet sted enn kontoret en til to dager i uken, mens noen land planlegger for 50 prosent hjemmekontor. Mange steder utvikles felles nærarbeidsplasser i lokalmiljøet som alternativ for de som har dårlige arbeidsforhold hjemme. Man snakker om et mangfold av steder å jobbe.

I Finland, som kanskje er mest sammenlignbart med Norge, jobber de ut i fra at det er hensiktsmessig at folk er på kontoret halvparten av tiden.

– Det er veldig interessant. De fleste land svarer at ansatte minst skal være en dag i uken på hjemme eller på et lokalkontor.

Kan spare 3 milliarder

Statlig sivil sektor bruker årlig 16,7 milliarder kroner på leie av bygg og eiendom. Dersom arealbehovet reduseres med 20 prosent, vil dette kunne frigi over 3 milliarder kroner.

Mindre behov for kontorer vil også kunne gi store klimagevinster fordi man kutter utslipp knyttet til bygging og drift, samt reiser.

– Hvis man skal ta ut den potensielle kostnadseffekten, må man tenke annerledes i bruk av areal. Dette handler om økonomi, arealbruk og bærekraft. Hvor mye ressurser skal vi egentlig bruke på kontorlokale?

Det er unntaksvis at man kommer over 55 prosent når man måler hvor mye av kontorplassen som er i bruk til enhver tid. I snitt bruker vi kun halvparten av den ledige kontorplassen hele tiden.

– Vi bygger hele tiden nye kontorer, men de blir bare halvbrukt. Dette blir enda tydeligere om vi skal være hjemme en til to dager i uken fordi vi får muligheten til det og vi ser oss tjent med det.

Hvis vi kommer til dette punktet, mener Nicolaisen at vi må spørre oss selv hvor mye av lokalene vi kan tillate oss at står tomme til enhver tid.

– Virksomheter må i større grad planlegge hvem som er på jobb til hvilken tid. Klarer man seg med mindre areal, kan man frigi mye plass. Da er tre milliarder kroner et veldig konservativt estimat.

– Skal vi slutte å bygge nye kontorer og heller bruke de man har bedre?

– Det blir ikke enten eller. Vi blir nød til, i et bærekrafsperspektiv, å dele kontorareal, tenke gjenbruk og delingsøkonomi på bruk av kontor mer enn det vi har gjort så langt.

I mange europeiske land er tanken om mindre arealbruk en sterk driver. Det er nemlig ekstremt dyrt med kontorer i sentrum i flere store europeiske byer.

– Å jobbe andre steder kan være bedre for den ansatte, men også kostnadseffektivt og mer bærekraftig, sier han.

Salg av statlig eiendom og innsparinger ved at statlige organisasjoner deler arbeidsplassene med hverandre, er allerede en realitet i Europa.

– Det kan skje her hjemme også, sier Nikolaisen, som i tillegg til å lede Statsbygg i Norge også leder den europeiske samarbeidsorganisasjonen.

Sparer 40 prosent på ny leieavtale

Statsbygg er rådgiver for statlige aktører som skal leie på det kommersielle markedet. Når Statsbygg jobber med de forskjellige aktørene for å kartlegge deres behov, hvor mye areal de egentlig trenger og ser hvor mye plass de bruker nå, tar de ofte ned arealbehovene og kostnadene med 30-40 prosent fra gammel til ny leieavtale.

– Dette handler ikke om at leietaker får dårligere lokaler, men andre lokaler som passer bedre for måten de jobber på i forhold til hvordan lokalene var når de ble designet. Gamle lokaler har ofte lange ganger med et kontor til hver ansatt og mange møterom, hvor halvparten står tomt hele tiden. På slike steder er det sjeldent lagt til rette for sosiale soner og samarbeid på tvers.

Å ta ned kostnaden for arealbruk med 40-30 prosent vil ha en direkte effekt på CO2-regnskapet, hvis det fører til at man klarer seg med mindre areal som da ikke trenger å bygges.

Effektivt arbeidsmiljø

– Hvordan skal man sikre et effektivt arbeidsmiljø dersom offentlige ansatte skal jobbe 20-50 prosent på hjemmekontor?

– Dilemmaet her blir å finne balansen mellom å være på kontoret og på hjemmekontoret. Dette vil variere ut i fra hva virksomheten driver med, men også hva oppgavene til de ansatte går ut på og hvordan disse oppgavene skal løses, sier Nicolaisen.

Han tror det vil bli større fleksibilitet og flere individuelle tilpasninger, og da blir det mer krevende å sikre at alle har et godt arbeidsmiljø.

– Det er den store utfordringen. Åpner man opp for mer fleksible løsninger, ligger det også et større ansvar på leder, og det vil bli mer krevende å treffe riktig. Det er ikke sikkert det er lett at folk innad i en bedrift jobber forskjellig og på ulike steder, samtidig som de føler seg som en del av samme bedrift og like mye verdt, sier han.

– Dette blir et sosialt eksperiment. Endringene kommer, så det nytter ikke å lukke øynene, men det er viktig å ikke undervurdere kompleksiteten i det, understreker direktøren.

Satt rakettfart på endringene

Allerede før pandemien brøt ut var det tendenser til et mer fleksibelt arbeidsliv hvor folk jobbet mer hjemme og til ulike tider. Men pandemien eskalerte en utvikling som i normale tider ville brukt fem år på å komme til overflaten. Utviklingen skjedde i stedet på fire måneder.

– I Norge har vi mye IKT-infrastruktur, vi er høyt digitaliserte, kompetente og har bra IT-utstyr. Da skjer endringene ekstremt fort. Mange har sett fordelene ved at logistikken hjemme går lettere opp med hjemmekontor, sier Nicolaisen.

Den nye arbeidsdagen har for eksempel gitt foreldre rom for å levere ungene i barnehagen, rekke videomøtet halv ni, gjøre det man trenger å få gjort på hjemmekontor før man tar seg en tur på kontoret rundt lunsj for å samhandle med andre.

– Det er mange fordeler ved dette som folk ikke ønsker å gi opp. Du får ikke tannkremen tilbake i tuben og vi skal ikke tilbake til gamledager. Men vi må passe på er å lære før vi gjør for drastiske endringer.

Erfaringer fra 13 land

Oversikten over antatt fremtidig bruk av hjemmekontor fremgår av en ny rapport Rambøll har utarbeidet for PuRE-net. Rapporten er basert på undersøkelser og intervjurunder i 13 av medlemslandene.

Rapporten ser blant annet på hvordan den nye arbeidshverdagen med hjemmekontor og digitale møteplasser påvirker hver enkelt ansatt. Den tar også for seg nye utfordringer og muligheter som oppstår for ledere, for eksempel hvordan det nå kan bli enklere å ansette folk som bor langt unna og hvilke konsekvenser dette igjen kan få for bosetningsmønstre.

Statsbygg startet i fjor prosjektet «Arbeidsplasser etter korona», som skal evaluere arbeidsplasskonsepter og drive kunnskapsutvikling.

– Her har vi fått til et meget godt samarbeid med blant andre Folkehelseinstituttet, Statens arbeidsmiljøinstitutt og Arbeidstilsynet. Resultatene fra den nye rapporten tar vi med inn i dette viktige arbeidet, sier Nikolaisen