Det «kreative» kontoret

«Visste du at ulike farger på jobb kan påvirke kreativiteten?», «Bruk variasjon for å skape inspirerende kontormiljøer» og «Belysning for det kreative kontoret» er bare noen av utsagnene som treffer blikket hvis man søker etter «kreativt kontor» på nettet. Utsagnene kommer fra en rekke virksomheter som alle tjener gode penger på kontor: interiørarkitekter, møbeldesignere, lys- og malingsfirmaer.

• LES OGSÅ: – Gi meg det mest stusselige rommet

Man ser det i næringslivet, og man ser det i populærkulturen. I serien «Silicon Valley» kan man for eksempel se de overdådige og fargerike kontorene til det oppdiktede firmaet Hooli. Kontoret har treningsanlegg, matstasjoner og kjøkken som aldri skal være mer enn 150 meter unna hver enkelt ansatt, sykler for å komme seg rundt på området, saccosekker, meditasjonsrom. Ikke helt ulikt kontorene til Google.

Apple har også lett fram stortrommen og slått alle rekorder når det kommer til pengebruk på kontor. De nye kontorene er formet som en stor ring, med en park i midten der det skal plantes 9.000 trær. Det sies at 12.000 ansatte snart kommer til å flytte tingene sine inn i disse nye lokalene som skal ha kostet fem milliarder dollar, eller 41,75 milliarder kroner i dagens kurs.

Kreativitetsfremmende?

Kontordesign har blitt en storindustri som sprer seg fort. Arkitekter, interiørarkitekter, møbeldesignere og selvoppnevnte eksperter tjener gode penger på det. Også i Norge.

– Mange ledende bedrifter har brukt mye penger på fargerike og morsomme kontorlandskap som skal gjøre ansatte kreative og innovative, sier førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, Donatella De Paoli.

Sammen med den finske professoren Arja Ropo har hun forsket på ulike kontorløsninger som angivelig skal føre til kreativitet.

Fem kontortyper

De Paoli og Ropo har i sin nye artikkel «Creative Workspaces: Fad or real impact?» funnet fem løsninger som ofte går igjen: hjem, symbolikk, sport og lek, teknologi og natur. Hjem dreier seg om de hjemmekoselige løsningene, med bruk av gamle møbler og varme farger, og store spisebord som et samlingspunkt for de ansatte.

Symbolikk handler om bruken av dekorative løsninger som skal appellere til visse følelser eller kulturer. For eksempel kan man bruke nasjonale symboler for å skape en tettere kobling mellom den nasjonale kulturen og kontoret.

Sport og lek er spesielt populært å bruke i de kreative bransjene, forklarer De Paoli. Basketballbaner, flipperspill, videospill og andre gjenstander skal viske ut linjene mellom lek og arbeid, men samtidig gi energi til mer kreativt arbeid.

Teknologi enten fra fordums tid eller fra framtiden blir brukt for å sette i gang fantasien. Typisk ser man innslag av begge deler, med ny teknologi i front, og gammel teknologi som kulisser.

Naturen er det siste temaet som går igjen, og det har gått langt forbi plastplanter. Grønne vegger, bruken av tre og annet organisk materiale skal skape en rolig og avslappende atmosfære som igjen er ment å øke kreativiteten, forklarer De Paoli.

Trendy kreativitet

De Paoli mener at det har blitt en trend å fokusere på kreativitet.

– Dette med kreativitet ble veldig aktuelt fra 2000-tallet. Kreativitet ble et moteord. Vi ble den kreative klassen, i motsetning til arbeiderklassen. Kompetanse og råvarer ble plutselig noe alle hadde tilgjengelig, og da ble innovasjon viktig for konkurranseevnen.

Synet på hvor kreativiteten skal komme fra har også forandret seg.

– Tidligere var kreativitet sterkt knyttet til personlighet, men på 80-tallet begynte man å se på det som et resultat av teamarbeid – noe som oppstod i dynamikken mellom mennesker. Og med det ble det også en kvalitet alle kunne tilegne seg hvis man bare jobbet sammen, til forskjell fra da kreativitet var knyttet til personlighet.

De kreative kontorløsningene er typisk bygget på nettopp denne kollektive ideen, der lek, aktivitet, moro og bråk og sosiale interaksjoner skal føre til kreativitet.

– I mange tilfeller kan dette stemme, men ikke utelukkende. Mange mennesker trenger ro og konsentrasjon for å være kreative. Da faller den kollektive kreativiteten igjennom, sier De Paoli.

Hun mener at kontorinvesteringene har gått over styr i en bransje som er preget av interiørarkitekter og møbelprodusenter. Arkitektur har helt klar stor betydning, men i mange tilfeller blir det kunstig, mener hun.

– Interiøret er så fjernt fra et kontor at det kan føles litt søkt. Det betyr ikke at man ikke blir kreative der, men det har gått for langt. Man kan ikke se på de fysiske omgivelsene i et kontor og tenke «her er folk kreative». Disse skaper et kreativt image mer enn de fører til faktisk kreativitet.

Symboleffekten

Marlene Dahle er daglig leder i Mellomrom Arkitekturpsykologi, som driver rådgivning om utforming av kontorlokaler. Mellomrom er også en del av forskningsprosjektet SMAP – smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser, som har blitt tildelt 28 millioner kroner av Norges Forskningsråd for å forske på framtidens arbeidsplasser. Dahle trekker også fram symboleffekten som en av årsakene til at de kreative kontorenes frammarsj.

– Det har blitt veldig populært med trendy kontorløsninger. Man vil jo at det skal være et sted der det er bra å være, og organisasjoner ønsker også at kontorene sine ser kreative ut, sier Dahle.

Og det kan ha en symboleffekt når de ansatte får noe å vise fram og identifisere seg med.

– Det kan ha en sterk effekt på identitet og være merkevarebyggende. I LEGO skal det for eksempel alltid være Lego tilgjengelig for de ansatte, noe som har skapt en sterk kobling mellom kontor og identitet.

For mange antakelser

Men med denne trenden med de kreative løsningene har det også kommet en del antakelser om hvordan dette skal fungere på de ansatte, sier Dahle.

– Mange organisasjoner tror for eksempel at å endre til en åpen løsning vil gi en automatisk positiv effekt på samhandling. Det er helt klart noen tendenser til det, men for at arkitektur skal ha noen effekt må den gjenspeile organisasjonsdesignet og hva organisasjonen ønsker å oppnå, og da må det jobbes med organisasjonen, kulturen og endringene. Hvis ikke kan resultatet i praksis bli noe helt annet.

– I en undersøkelse svarte for eksempel over 90 prosent at utformingen av et lokale er viktig, mens bare rundt 50 prosent av ansatte at de opplevde at arkitekturen tilrettela for at de kan jobbe produktivt. Det er altså en dårlig match mellom kontorlokalene og arbeidsprosessene, og det er et problem.

«One size fits none»

På grunn av alle antakelsene som gjøres, investeres det også en del feil, forklarer Dahle, og viser blant annet til den økte populariteten til aktivitetsbasert arbeidsplass etter at Regjeringskvartalet gikk for denne løsningen.

– Alle hoppet på det. Ingen faste plasser, «clean desk», alle skulle kunne jobbe fra hvor som helst. Ingenting så ut som kontorer lenger. Aktivitetsbasert arbeidsplass kan være en veldig god løsning, men da må organisasjonen være mobile fra før, med mobile brukere og teknologiske løsninger som hører til.

– En kontorløsning kan ikke alene løse utfordringer i teknologi og organisasjon og arbeidsprosesser, konstaterer Dahle.

Problemet, sier hun, er at kontorløsningene ikke er tilpasset noen. Det er gjennomsnittsløsninger for gjennomsnittsmennesker, og da ender man opp med en størrelse som ikke passer noen helt perfekt. Den kan passe noen godt, andre midt på treet, og noen ikke i det hele tatt.

– Disse aktivitetsbaserte arbeidsplassene handler jo nettopp om å tilpasse arbeidsplassen til spesifikke arbeidsprosesser. Men det gjøres ikke. Man bruker ferdige oppskrifter som ikke er tilpasset organisasjonen.

– Må ned på mikronivå

– Det brukes enormt mye penger på kontorløsninger, uten å vite effekten. De vet effekten på driftskostnader og arealeffektivitet, men ikke på arbeidsprosessene, kreativitet eller hva det skulle være. Det er påfallende hvor få organisasjoner som i det hele tatt evaluerer før og etter, og ser konkret på hvordan det påvirker organisasjonen på ulike måter. Arkitekturen har fått ta alt for stor plass, sier Dahle.

Dahle forteller at Mellomrom er opptatt av å jobbe innenfra og ut, med brukerne i sentrum, i stedet for andre veien.

– Man må ned på mikronivå og se på arbeidsprosessene, og finne ut hva som har verdi for den enkelte virksomhet, og gjerne også for hver enkelt avdeling eller team. Har det en verdi at det er mulighet for løpende informasjonsutveksling, så kan det være bra å sitte åpent, forklarer hun.

Ekskluderer introverte

Donatella De Paoli mener at kreative kontorer kan være positive for mange virksomheter, men at de har en stor utfordring.

– Jeg sier ikke at man ikke kan være kreativ sosialt. Men denne typen kontorer passer bare for en viss type mennesker: de ekstroverte.

Ekstroverte mennesker får energi av å være med andre mennesker, og for disse er kreative, åpne kontorer som skal fremme den sosiale kreativiteten helt topp. For introverte mennesker, som utgjør rundt 25 prosent av befolkningen, er disse løsningene vanskeligere.

– For introverte er det tortur å sitte sammen med andre. Og da kan man risikere å skyve disse ut. Jeg har for eksempel snakket med 30-40 ledere i Telenor, som hadde kjennskap til introverte som hadde sluttet på grunn av de kreative lokalene deres.

– Mange av de viktigste nyskapingene i verden er dessuten gjort av introverte. Vitenskapsfolk er ofte sære mennesker som jobber i sitt eget, lille rom. Hvis man ikke tilrettelegger for det så kan man risikere å gå glipp av en fjerdedel av arbeidsstokken, som kanskje også kan være de mest kreative.

For lite tilbaketrekning

Marlene Dahle i Mellomrom går lengre, og sier at både introverte og ekstroverte kan slite i åpne løsninger, men peker på et annet interessant fenomen: folk foretrekker ofte det de er vant til. De som har åpen løsning vil fortsette med åpen løsning. De som har celler vil fortsette med det. Men ett område stikker seg ut: muligheten for tilbaketrekning. Der de ansatte ikke har tilstrekkelige tilbaketrekningsmuligheter så ønsker de det.

– Det vi ser er at det blir lagt alt for lite vekt på muligheter for tilbaketrekning og konsentrasjon. Ofte ser man bare små telefonrom, og noen steder finnes det ikke i det hele tatt. Man skal alltid ha en plass å kunne trekke seg tilbake til, selv om det ikke nødvendigvis trenger å være et eget cellekontor, sier Dahle.

– Veldig få ansatte har i dag bare én spesifikk oppgave. De fleste har en kombinasjon av oppgaver som også krever ulike arbeidsformer, og det er ikke lett å legge til rette for både konsentrasjon og samhandling på samme kvadratmeter. Lokalene bør derfor tilrettelegge for variasjon.

I Mellomrom kaller de det androgyne løsninger: en god løsning skal ha sterke trekk av både konsentrasjons- og samhandlingsløsninger.

Arkitekturen som et verktøy

Hva som fører til kreativitet vil være forskjellig fra individ til individ og fra organisasjon til organisasjon, så hvis kreativitet er målet er det bedre å begynne med organisasjonen og individene, og prosessene og kulturen, og heller bruke arkitekturen som et verktøy for å nå dit, sier Dahle.

– Men løsningen kan ikke være basert på antakelser. Det første spørsmålet man bør stille er «hva skal dere egentlig med kontoret?» Når man svarer på det kan arkitekturen bli et verktøy basert på faktiske behov, også for å øke kreativiteten.

Et pingpongbord gjør ikke nødvendigvis ansatte mer kreative, men det kan føre til nødvendige avbrekk, som igjen kan skape mer kreativitet. Ingen faste plasser kan øke tverrfaglig samarbeid, men også redusere teamfølelsen. Det kommer an på organisasjonen.

– Arkitekturen har definitivt effekter, men uten å forstå brukeren blir det tilfeldig, og da kan det like godt slå ut negativt som positivt. Forstår man imidlertid brukerne og bruksområdet, kan kontorløsninger være et verktøy til kreativitet, sier Dahle.

Mangler spontankreativiteten

De Paoli mener at dagens kreative kontorer hindrer ansatte i å være kreative på sine premisser.

– Nå er det veldig programmert hvor man skal være kreativ. Men det er ikke alle som finner kreativiteten sin på kontoret. Kreativitet er knyttet til indre motivasjon og frihet, og folk må selv finne ut hvor de får sine kreative øyeblikk – om det er i dusjen, på kafé eller i åpne kontorløsninger.

Hun mener derfor at ledere heller må investere i det de faktisk trenger av verktøy for å bli mer kreative. Utstyr som gjør at ansatte begynner å improvisere, leke og være kreative.

– For kunnskapsmedarbeidere kan dette være whiteboard, flip-chart og IT-programmer. En tavle ved kaffemaskinen kan for eksempel sparke i gang kreativiteten til folk mens de har pause, og mens hjernen slapper av, foreslår hun.