Bærland skole ­fjernet tidstyver

• BAKGRUNN:Skoler, sykehjem og sykehus lærer av bilindustrien

Våren 2012 tok Tom Kenneth Gilje, rektor ved Bærland skole på Ålgård i Rogaland, med seg personalet til København på seminar. Her ble de introdusert for Lean-filosofien, en forbedringsmetodikk med røtter i bilindustrien. Kunne dette være en måte å jobbe på for en barneskole?

– Vi hadde ikke gått videre med dette hvis vi ikke hadde fått med oss personalet, sier Tom Kenneth Gilje. Selv hadde han på forhånd lest om Lean. Han hadde også observert hvordan Gilje Tre AS, en produksjonsbedrift i hjemkommunen, brukte forbedringsfilosofien.

– Det er behov for kontinuerlig forbedringsarbeid også ved en skole. Organisasjonene er ulike, men grunntanken er den samme, sier Gilje.

Forankring

På København-seminaret fikk skolen vite mer om Lean og hvordan de kunne bruke det. Blant annet hadde de besøk av en Lean-konsulent fra Roskilde kommune. Etter seminaret fikk deltagerne to spørsmål: I hvilken grad trodde de at Lean ville ha innvirkning på arbeidsmiljøet? I hvor stor grad de trodde de at Lean kunne gi økt læringsutbytte for elevene? På en skala fra en til ti, fikk begge spørsmål en score på rundt åtte. Responsen gjorde at skolen gikk for Lean, og de fulgte anbefalningen fra Roskilde kommune: Start med de sikre, kjappe gevinstene.

Kjappe gevinster

– Vi startet med å rydde lageret ved gymsalen. Gymsalen har mange brukere, det var altfor mye utstyr på lageret og mange hadde sine private meninger om hva som skulle stå hvor og hva som var ryddig nok. Det så bombet ut, og alle kjente til problemet, sier rektor.

Ryddejobben ble brukt i opplæringen av personalet. Metoden var de 5 s-ene i Lean: sortere, systematisere, sørge for renhold, standardisere og skape vaner/holde disiplin.

– Vi kvittet oss med ting, bestemte hva som skulle være hvor, dokumenterte og tok før og etter bilder. Vi fjernet tidstyver og fikk det triveligere.

– Hvordan hindre at det sklir ut igjen?

– Her, som på andre områder, trenger vi system, en standard og folk som får ansvaret for å følge opp.

Der skoen trykker

Bærland skole har ryddet med 5s-metoden, de har etablert forbedringsgrupper som jobber med kontinuerlig forbedring, de har standardisert og de har funnet noen nøkkeltall de skal måle resultater opp mot. Det er etablert ti forbedringsteam. De møtes en gang i uken og går igjennom, prioriterer og iverksetter forbedringsforslag.

– Det er ikke bare ledelsen som skal tenke forbedring, men hver enkelt renholder, vaktmester, læringsassistent og lærer. Siden starten i august i fjor, er det blitt meldt inn nærmere 600 forbedringstiltak/problemer, forteller Gilje, som opplyser at selv elevene bruker Lean nå. De har, etter eget ønske, fått egne forbedringstavler til klasseråd og elevråd

Tiltakene spenner fra små, enkle trivselstiltak til større tiltak som har med pedagogikk å gjøre. Et eksempel er vegghengte beholdere for avfallssortering i klasserommene. Et annet eksempel er egne arbeidsplasser for læringsassistentene, slik at de kan gjøre rettearbeid eller lignende når de ikke veileder elevene.

Fortsatt positive

– Hvordan er resultatene så langt?

– Utviklingen har vært veldig positiv med hensyn til orden og system, vi begynner å få en kultur for kontinuerlig forbedring og effekten på arbeidsmiljøet er god. Når det gjelder læringsutbyttet til elevene, så må vi se det i et lengre perspektiv. Her er det mange variable som spiller inn, men vi håper vi vil se effekt der også.

Etter ett år ble personalet spurt igjen: I hvilken grad de trodde Lean påvirket arbeidsmiljø og læringsutbytte? Nå endte scoren på rundt 8,5, litt høyere enn før oppstart, på begge spørsmål.

– Hva har vært de største utfordringene?

– Jeg tenker at vi skulle hatt mer tid til å jobbe med dette.

Beste praksis

– Mister ikke medarbeiderne frihet når man begynner med standardisering og detaljerte målinger?

– Nei, vi fjernet tidstyver og dermed fått frigjort tid vi kan bruke på kvalitets- og utviklingsarbeid. Vi kan ta et bilde av sløydskapet og si at slik skal det se ut, men når vi bruker standardisering i undervisning, fungerer det mer som en idébank. I lærende organisasjoner, som skoler, er det mye taus kunnskap som sitter i hodene våre medarbeidere. Da er det nyttig å sette ord på hva som er beste praksis.