Dårlig forretningsspråk ødelegger produktiviteten i bedriften

Forfatter Josh Bernoff skriver at 81 prosent av forretningsfolkene som han intervjuet er enige i at de sløser bort mye av tiden sin på tekstmateriale som er for komplisert, dårlig organisert og uklar.

Bernoff intervjuet 547 forretningsfolk i løpet av de tre første månedene av 2016. Han merket seg spesielt de som skriver minst to timer i løpet av en uke og som bruker i gjennomsnitt 25,5 timer per uke på å lese i jobbsammenheng.

Et flertall av de Bernoff intervjuet sa at det de ofte leser er ineffektivt fordi teksten enten er for lang, dårlig organisert, uklar eller upresis.

Han skriver om funnene av undersøkelsen i en artikkel i Harvard Business Review. Bernoff har tidligere skrive tre bøker om forretningsstrategier og er aktuell med boken Writing Without Bullshit: Boost Your Career by Saying What You Mean.

Slik formidler du budskapet bedre

Undersøkelsen viser at nyansatte ofte får for lite opplæring i hvordan de skal skrive på en kortfattet, klar og enkel måte. I stedet får de tilsendt rapporter fra lederne som er dårlig redigert og bedriftshåndbøker med et komplisert språk. Dette sender signaler om at de nyansatte kan fortsette med sine egne dårlige skrivevaner.

«Lederskap som blir uttrykt på en tydelig, skiftelig måte er med på å øke produktiviteten i virksomheten. Alle type ledere må gå fram som et eksempel ved å kommunisere akkurat det de ønsker på en tydelig måte, i emnefeltet på en e-post og i de to første setningene de skriver. De ansatte vil uansett hoppe rett over til de viktigste opplysningene i meldingen. Derfor er det viktig å ikke sløse bort tiden deres,» skriver Bernoff.

Uklart skriftspråk skaper uklare tanker. Et tydelig skriftspråk er godt organisert, aktivt for å forklare hva som faktisk skjer og hva som er forventet av folk. Motsatt, vil et utydelig og passivt språk formidle en dårlig bedriftsstrategi.

– En arbeidskultur som inneholder et klart og tydelig skriftspråk skaper mer produktive ledere, konkluderer Bernoff.

«Det betyr at alt som ender opp på desken din er skrevet mye tydeligere. Toppledere kan enten sløse bort tiden sin på å gå gjennom de ansattes uklare rapporter, eller så kan de bruke tiden på å skape en arbeidskultur som belønner kortfattethet, klarhet og direkthet», avslutter Bernoff.