Innførte kjøreregler for ledergruppen

• BAKGRUNN: Få en mer effektiv ledergruppe

Da Ellen Hambro ble direktør i Klima- og forurensingsdirektoratet (Klif) for fem år siden, ønsket hun at ledergruppen skulle jobbe med egenutvikling.

– Én ting var at jeg var ny hadde behov for å sette mitt preg på tingene, men jeg tenker at alle ledere har behov for å jobbe med å forbedre ledergruppene sine. Her hos oss hadde vi behov for litt mer futt og kraft, samt klarere tanker om hva vi var til for. Jeg er opptatt av at en ledergruppe skal være et team, en strategisk ledergruppe. Ikke fire butikker med direktøren på toppen, sier Klif-direktøren.

Tar ikke beslutninger

Med Henning Bang som konsulent, har ledergruppen i Klif jobbet med å skape en felles forståelse av hensikten med gruppen. De er blitt enige om at ambisjonen er å være en strategisk ledergruppe, og at de skal bidra til helhet og sammenheng på tvers i etaten. De har videre som mål å være et team der lederne gjør hverandre gode, samtidig som de jobber for kvalitet i Klif som helhet.

Hambro er imidlertid tydelig på at gruppen ikke skal ta beslutninger.

– Ansvar er delegert til avdelingene, og dette teamet er ikke et besluttende organ. Enten er det jeg som tar beslutningen, eller så er det en av avdelingsdirektørene. Det som skjer i ledergruppen, er at vi diskuterer, gir hverandre råd og deler kunnskap.

p.p1 {margin: 0.0px 0.0px 5.7px 0.0px; line-height: 17.0px; font: 15.0px Interstate}span.s1 {letter-spacing: -0.3px}

Skriftlige kjøreregler

På noen lysegrønne ark er ledergruppens funksjoner og kjøreregler skrevet ned.

– Det kan virke banalt, men vi har laget noen kjøreregler som blant annet sier noe om hvilke type saker vi skal behandle.

– Er dere blitt flinkere til å bruke tid på de riktige sakene?

– Ja, i begynnelsen opplevde jeg at vi brukte mye tid på informasjon. Når alle skulle informere fra sin avdeling, kunne det fort ta lang tid og da kjente jeg at jeg kunne bli litt frustrert. Nå tar vi i stedet en kort informasjonsrunde mot slutten av møtet. Da vet vi at vi får tid til å behandle de andre sakene som står på dagsordenen.

Skiller smått fra stort

Kjørereglene forteller at fristen for å melde inn saker til sekretæren er mandager klokken ti. Dette for at alle skal få anledning til å lese og eventuelt diskutere underlagsmaterialet i sine egne ledergrupper før direktørenes ledermøte torsdag morgen.

Alle saker som meldes inn skal dessuten ledsages av en forside som er merket med A hvis hensikten er å få synspunkter før avgjørelse, I hvis hensikten er å informere og S hvis målet er å få synspunkter i en tidlig fase i saksforberedelsene.

På forsiden skal det også stå hva som er hensikten med å ta saken inn i møtet, og hvilke punkter som bør diskuteres. Det skal videre anslås hvor lang tid ledergruppen skal bruke på saken.

– Det høres litt kontrollfreakete ut med dette frontnotatet, men hensikten er at vi blir oss bevisst hva som er stort og hva som er smått. Hvis vi ikke har tanker om dette, kan vi ende opp med å bruke for mye tid på det som er lite viktig og for lite tid på det som er viktig, sier Hambro, som legger til at systemet ikke er helt rigid.

– Bedre beslutninger

– Det hender at tidsplanen sprekker. Det hender også at jeg sier at denne saken er så viktig at vi må bruke mer tid på den. Kanskje en halvtime mer enn den halvtimen som opprinnelig var satt av.

– Hva har dere oppnådd med å ha strammere kjøreregler?

– Vi har diskusjoner som er bedre forberedt og er blitt flinkere til å prioritere hva vi bruker tid på.

– Gir det bedre beslutninger i Klif?

– Ja, det mener jeg det gjør.

Ledergruppesamlinger

Siste punkt på møteagendaen er en kort debrief hvor medlemmene snakker om hva som var bra i møtet og hva de kunne ha gjort bedre. I tillegg til møtene, har Klif ledergruppesamlinger en gang i halvåret.

– Jeg tenker at det er viktig at lederne i en slik gruppe kjenner hverandre på godt og vondt. At vi kjenner hverandres sterke og svake sider. Da er det lettere å ha en god og åpen tone, noe som igjen bidrar til økt tillit i gruppen. Vi skal ha en fellesfølelse, vi skal ville hverandre vel og vi skal dele, sier Ellen Hambro, som for øvrig har tro på at en velfungerende ledergruppe skaper ringvirkninger internt.

– Det skaper en kultur som forplanter seg utover i organisasjonen.