Medarbeidersamtale

Medarbeidersamtaler er et verktøy som gjør det mulig å utnytte ressursene til beste for leder, ansatt og bedriften. Samtalene er en del av ledelsesfunksjonen til ledere med medarbeideransvar.

Selv de beste av oss kan av og til ha nytte av litt hjelp, og vi har laget et forslag til et skjema du kan bruke når du holder en medarbeidersamtale. Dette er bare et eksempel på et oppsett, og du kan endre og tilpasse skjemaet som du vil når du laster det ned i Word (se lenke nederst). Punktene for hva en samtale kan inneholde finner du også lenger nede i denne artikkelen.

Hensikten med medarbeidersamtaler kan kort beskrives i tre punkter:

• Avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold og resultater.
• Utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige.
• Samtale om muligheten for, og legge forholdene til rette for, den ansattes faglige utvikling.

I vår forstand er en medarbeidersamtale:

En samtale mellom ansatt og leder som er planlagt, forberedt, periodisk tilbakevendende og forpliktende. Målet er planlegging, utvikling og samordning av den ansattes og bedriftens behov.

Planlagt

At samtalen er planlagt betyr at den er satt av i god tid. Begge parter får informasjon om tid og sted minst to uker før samtalen finner sted. Samtalen holdes i et egnet lokale hvor den kan foregå uforstyrret. En medarbeidersamtale tar 1-2 timer.

Forberedt

Med forberedt menes at både medarbeider og leder tenker igjennom det de ønsker å ta opp på forhånd. Det anbefales at vedlagte skjema brukes som hjelp til å forberede seg. Det er viktig at også lederen forbereder seg til samtalen. For å få innflytelse over ens egen arbeidssituasjon er det nødvendig at en formidler sine egne ønsker og synspunkter.

Periodisk tilbakevendende

Med dette menes at samtalen skjer med jevne mellomrom. Den utføres årlig. Det daglige arbeid gjennom året er en oppfølging og konkretisering av det som skjer i medarbeidersamtalen. Utvikling er med andre ord en kontinuerlig prosess.

Forpliktende

At samtalen er forpliktende betyr at det som man blir enige om settes ut i livet. Samtalen oppsummeres i en handlingsplan, som er en avtale mellom medarbeider og leder. Avtalen er ikke juridisk bindende. En kan ikke gi en absolutt garanti for oppfyllelse. Situasjoner kan endre seg, eksempelvis kan budsjett situasjonen endres og dermed vanskeliggjøre avtalen. Hvis dette skulle skje er det Lederens plikt å aktivt arbeide for at avtalen skal oppfylles.

Det er viktig å holde avtalene på et realistisk nivå. Det oppfordres til å konsentrere seg om få men viktige tiltak som en akter å gjennomføre.

Før samtalen holdes er det viktig å avklare hva som skal prioriteres og vektlegges under samtalen. Alle samtaler skal ha et klart mål og hensikt, slik at medarbeideren vet hva den skal brukes til.

Selv om medarbeidersamtalen i hovedsak dreier seg om forhold ved arbeidet er det viktig at det hersker en tillit mellom leder og medarbeider om at det som blir tatt opp behandles som fortrolig informasjon. Begge parter må være enige om det som eventuelt skal bringes videre. Dette gjelder tiltak som får budsjettmessige konsekvenser, f.eks. kompetanseutvikling.

NB! Det er lederens ansvar å skrive et referat fra samtalen, dette skal legges til grunn ved den neste samtalen. Den ansatte skal også signere referatet, slik at begge viser de er enige i det som står der.

Ved et eventuelt lederskifte får den nye lederen bare innsikt i de tiltak som begge parter var enige om at skulle videreføres.

Det er lederens ansvar å ta initiativ til å gjennomføre medarbeidersamtalene. Det er også lederens ansvar å legge forholdene til rette for en vellykket samtale. Den ansatte har også et ansvar; å få satt saker av viktighet på dagsorden.

Tidspunktet for å holde en medarbeidersamtale henger sammen med tidspunkt for arbeid med virksomhetsplanlegging og budsjett. Medarbeidersamtalene kan få resultater som gir konsekvenser for virksomhetsplanene og budsjettet. Dette medfører at samtalene må gjennomføres i god tid slik at man kan innarbeide tiltakene i årets budsjett og virksomhetsplaner.

Medarbeidersamtalene inneholder noen faste punkter. Under følger forslag til punkter og spørsmål som du kan ta opp i løpet av en samtale. Sjekklisten kan også gis den ansatte sammen med innkalling til samtalen, slik at begge parter vet hvilke temaer som skal gjennomgås.

Temaene kan endres og tilpasses den enkelte bedrifts situasjon. Du kan også fjerne noen punkter dersom noen av dem ikke skulle passe. Nederst på siden er lenken du bruker dersom du vil laste ned sjekklisten i word-format.

Sjekkliste for medarbeidersamtale

1. Oppfølging fra forrige medarbeidersamtale.

Ha med konklusjon/notater fra forrige medarbeidersamtale:

• Hvilke arbeidsmål/resultater har du nådd?
• Hvilke oppgaver står tilbake og hva er årsaken til det?
• Hva kan vi lære av dette med tanke på planlegging og gjennomføring av nye tiltak.

2. Klargjøring av hvordan du opplever arbeidssituasjonen.

• Er de fysiske arbeidsforholdene OK?
• Er de psykososiale forholdene tilfredstillende?
• Er din arbeidsmengede og dine arbeidsoppgaver OK?
• Hvordan opplever du arbeidsdelingen i bedriften?
• Er rutinene klare?
• • Hvilke savner du mest, kom med forslag.
• Hva opplever du som positivt?
• Hva kunne du tenkt deg annerledes?

Kom gjerne med forslag til endringer.

3. Personlige forutsetninger.

Er det noe av dette som bør diskuteres?

• Grad av selvstendighet, rom for initiativ.
• Måter beslutninger treffes på.
• Gjensidig informasjon.
• Vurdering av arbeidet/prestasjonen. (veiledning/tilbakemelding)

4. Utveksling av forventninger til hverandre.

Hva skulle jeg sett at du:

• gjorde mer av og hvorfor?
• skal fortsette å gjøre og hvorfor?
• skal gjøre mindre av og hvorfor?
• ventuelle andre forventninger.

5. Arbeidsoppgaver og ansvarsområder

Ta utgangspunkt i bedriftens mål.

• Er det klart hva som er dine oppgaver?
• Er det klart hva som er ditt ansvarsområde?
• Hvilke arbeidsmål bør vi sette for neste periode?
• Hva gjør vi med gjenstående oppgaver fra punkt 1?

6. Utviklingstiltak

• Hvilke utviklingstiltak vil du foreslå for bedriften?
• Hvilke utviklingstiltak vil du foreslå for deg selv? (kurs, videreutdanning e.l.)
• Andre tiltak til fordel for bedriften eller våre samarbeidspartnere.

7. Andre forhold som har innflytelse på arbeidet

Dette er ment som en hjelp til egenforberedelsene til medarbeidersamtalen og er kun til eget bruk. Notér stikkord som medbringes til samtalen.

Last ned skjema for medarbeidersamtalen her