Når sjefen gruer seg til julebordet

Spørsmål: 

Vi nærmer oss julebordsesongen, og jeg er HR-leder i en mellomstor bedrift. Hvert år dukker det opp bekymringer knyttet til høy alkoholføring, uønsket oppførsel og i verste fall varsler om seksuell trakassering etter julebordet.

Hva er egentlig vårt ansvar som arbeidsgiver på denne type arrangementer, og hvordan kan jeg best mulig forebygge at julebordet ender i personalsaker?

 ---

Svar: 

Hei. Julebordsesongen er en tid mange gleder seg til og i utgangspunktet en hyggelig markering av året som har gått. Som du påpeker kan likevel denne tiden ende opp med å skape mye merarbeid, særlig for HR-avdelingen.

Julebordsesongen er dessverre høysesong for grenseoverskridende adferd i arbeidslivet, og arbeidsgiver har et tydelig ansvar både før, under og etter slike arrangementer. Selv om julebordet ofte foregår utenfor arbeidstid og i sosiale omgivelser, regnes det som en virksomhetsrelatert aktivitet. Arbeidsmiljøloven og arbeidsgivers ansvar gjelder derfor fullt ut, også på julebordet.

Vær i forkant

Det viktigste arbeidsgiver kan gjøre er å være i forkant.

Arbeidsmiljøloven pålegger virksomheten å forebygge trakassering – herunder særlig seksuell trakassering – og sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. For å oppfylle dette ansvaret kan det være hensiktsmessig å kommunisere tydelig til alle ansatte hva som anses som seksuell trakassering, hva slags adferd som forventes, og hva som ikke tolereres.

Seksuell trakassering er i likestillings- og diskrimineringsloven definert som enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende eller ydmykende. Dette kan omfatte både verbal, ikke-verbal og fysisk atferd, og vurderes med utgangspunkt i hvordan handlingen oppleves for den som rammes.

Mange tenker nok at «alle vet dette», men en tydelig påminnelse direkte i forkant av julebordet kan være med på å redusere risikoen betraktelig. Dere bør i denne forbindelse ha ekstra fokus på ansvaret ledere har i denne sammenheng og hvilke forventninger dere har til ledere.

LES MER:

– Arbeidsgiver har ansvaret

Nå starter julebordsesongen for fullt. Her er noen gode råd til deg som skal planlegge eller delta på et julebord.

Løpende kulturarbeid og årlige kurs eller workshops om hva som anses som akseptabel adferd og kommunikasjon på arbeidsplassen, er viktige forebyggende tiltak som bidrar til å redusere risikoen for upassende atferd i sosiale sammenhenger. Vi anbefaler også å utarbeide etiske retningslinjer som tydeliggjør hvilke forventinger virksomheten har til sine egne ansatte og ledere.

Retningslinjer for alkoholkonsum

Vi vet at risikoen for grenseoverskridende atferd ofte øker med alkoholkonsumet. Det kan derfor være en god idé å utarbeide noen retningslinjer for alkoholservering i forbindelse med jobbarrangementer. Flere virksomheter har for eksempel begrensning på antall enheter som dekkes av selskapet. Det er også vanlig å unngå servering av sprit. En oppfordring til deg som HR-leder er å være ekstra årvåken under arrangementet og for eksempel oppfordre de som ser ut til å ha fått i seg nok alkohol, til å roe ned inntaket eller dra hjem. Dette kan potensielt spare deg og resten av HR avdelingen for arbeid i etterkant.

Handle raskt

Hvis noe skjer, må arbeidsgiver handle raskt og ryddig.

Dersom noe likevel skulle skje under årets julebord, er det viktig å sikre at virksomheten har på plass nødvendige rutiner for å kunne håndtere dette, slik at det raskt blir fanget opp og håndtert på en ryddig måte, i tråd med arbeidsmiljølovens krav.

Det er viktig å utarbeide en god varslingsrutine som både inneholder en beskrivelse av hva et varsel er, hvordan de ansatte skal gå frem for å varsle, plikten til å si fra om uakseptabel adferd, samt hvordan et varsel skal håndteres og saksbehandles av virksomheten. Det er samtidig viktig at saksbehandlingsreglene er tilstrekkelig fleksible, slik at håndteringen av varselet kan tilpasses den enkelte sak. Vi oppfordrer også større virksomheter til å opprette en elektronisk varslingskanal og etablere et eget varslingsutvalg/mottak som har ansvaret for å vurdere og saksbehandle varsler.

Det er videre vesentlig at virksomhetens ledere har nødvendig kompetanse om varsling, slik at de er i stand til å identifisere når en tilbakemelding eller melding fra en medarbeider utgjør et varsel etter arbeidsmiljøloven. Mange har nok en oppfatning av at terskelen for når noe regnes som et varsel, er betydelig høyere enn det som faktisk er lagt til grunn i rettspraksis.

Til slutt: Julebordet er en fin anledning til å bygge kultur og samhold i arbeidsmiljøet. Med tydelige rammer og forventninger, og en plan for håndtering av situasjoner som kan oppstå, unngår man at årets fest blir neste års personalsak.